Perekrutan dan Kontrak Kerja

Perekrutan adalah proses untuk menemukan dan mempekerjakan individu yang memenuhi syarat untuk bekerja di perusahaan. Itu mencakup mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap karyawan baru, membuat deskripsi pekerjaan, membuat spesifikasi pelamar seperti pendidikan dan keterampilan, menarik kandidat yang cocok seperti melalui iklan, menyeleksi pelamar dan memilih yang terbaik.

Alasan mengapa bisnis perlu merekrut orang

Beberapa alasan melandasi perusahaan merekrut karyawan baru. Pertama, mereka perlu mengganti karyawan yang mengundurkan diri, pensiun atau meninggal dunia. Dalam kasus lain, perusahaan mungkin juga memberhentikan karyawan yang tidak produktif untuk meningkatkan efisiensi dan mengganti mereka dengan yang lebih baik.

Alasan lainnya adalah ekspansi. Ketika perusahaan tumbuh, bisnis dan operasi menjadi lebih besar. Sehingga, perusahaan membutuhkan orang-orang baru untuk melakukan pekerjaan.

Terakhir, alasan perekrutan adalah promosi. Ketika seseorang dipromosikan, posisi lama yang ditinggalkan kosong. Perusahaan mungkin membutuhkan orang baru untuk menggantikannya.

Jenis rekrutmen

Sebuah perusahaan dapat mengisi lowongan melalui:

1. Rekrutmen internal
2. Rekrutmen eksternal

Rekrutmen internal

Rekrutmen internal (internal recruitment) mengisi lowongan posisi pekerjaan dengan menawarkannya kepada karyawan yang ada. Rekrutmen internal bisa menjadi pilihan jika bisnis sudah memiliki orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk melakukan pekerjaan lain. 

Misalnya, perusahaan menunjuk seorang karyawan untuk dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi seperti manajer, alih-alih mengisinya dengan individu dari luar perusahaan.

Keuntungan rekrutmen internal

• Lebih hemat biaya tanpa melibatkan biaya untuk iklan atau menyewa konsultan atau pusat penilaian
• Lebih kecil risiko karena kemampuan kandidat internal sudah diketahui
• Membutuhkan lebih sedikit waktu untuk beradaptasi dan efektif bekerja karena pelamar mengenal budaya dan lingkungan kerja
• Lebih sedikit pelatihan dibutuhkan oleh kandidat (tidak membutuhkan pelatihan dari awal seperti ketika merekrut kandidat eksternal)
• Proses yang lebih cepat karena calon kandidat potensial sudah tersedia
• Sebagai promosi internal, yang mana baik untuk moral karyawan secara keseluruhan
• Mempertahankan karyawan kunci untuk tetap loyal kepada perusahaan

Kekurangan rekrutmen internal

• Lebih sedikit potensi kandidat untuk dipilih
• Kandidat eksternal mungkin memiliki kualifikasi yang lebih baik
• Tidak ada ide dan inovasi baru yang dibawa masuk ke perusahaan
• Menciptakan lowongan lain yang harus diisi
• Penurunan motivasi ketika kandidat tidak berhasil
• Menimbulkan kecemburuan dan ketidakpuasan di antara karyawan yang ada 

Rekrutmen eksternal

Rekrutmen eksternal (external recruitment) mengisi lowongan posisi dengan pelamar dari luar perusahaan. Itu memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan sumber daya yang segar dengan gagasan yang baru. Perusahaan juga memiliki lebih banyak kandidat untuk dipilih. 

Tapi, proses rekrutmen eksternal lebih lama. Pilihan juga bisa saja relatif sedikit, mungkin karena reputasi perusahan yang jelek. Prosesnya juga relatif lebih lama.

Keuntungan rekrutmen eksternal

• Ide dan inovasi baru dibawa oleh kandidat eksternal ke perusahaan
• Lebih banyak kandidat potensial untuk dipilih
• Peluang lebih tinggi untuk memilih yang terbaik
• Pengalaman yang lebih luas oleh kandidat eksternal 

Kekurangan rekrutmen eksternal

• Tidak memiliki pengetahuan tentang keterampilan dan keahlian kandidat
• Memerlukan periode induksi yang lebih lama karena kandidat kurang familiar dengan perusahaan dan budaya di dalam organisasi
• Proses yang mahal karena membutuhkan biaya seperti iklan atau konsultan
• Proses yang lebih lambat dan lama karena harus melalui tahap yang lebih panjang daripada merekrut secara internal
• Demotivasi staf yang ada karena pelamar internal mungkin tidak senang ketika pihak eksternal mendapatkan pekerjaan yang lowong

Proses rekrutmen

Proses rekrutmen biasanya mencakup aktivitas berikut:

1. Mengidentifikasi kebutuhan
2. Membuat spesifikasi orang
3. Mengiklankan lowongan pekerjaan
4. Mengirimkan formulir lamaran atau meminta curriculum vitae (CV)
5. Mengumpulkan dan menyeleksi CV/formulir lamaran
6. Membuat daftar singkat
7. Mengadakan wawancara/tes
8. Menginformasikan kandidat yang berhasil

Proses rekrutmen mencakup empat tahap pertama. Sedangkan, empat tahap terakhir membentuk proses seleksi.

Mengidentifikasi kebutuhan

Perusahaan mengidentifikasi kebutuhan dan lowongan pekerjaan yang tersedia, baik jumlah karyawan maupun kualifikasi mereka. Itu dimulai dengan melakukan analisis pekerjaan dan membuat deskripsi pekerjaaan. Pada tahap ini, perusahaan juga perlu memutuskan apakah yang terbaik adalah merekrut secara internal atau merekrut secara eksternal. 

Analisis pekerjaan (job analysis) adalah pemeriksaaan secara detail terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam sebuah perusahaan. Itu untuk menentukan aktivitas dan tanggung jawab yang dicakup pekerjaan di masing-masing area, kepentingan relatifnya terhadap perusahaan, kualifikasi yang diperlukan, dan tingkat kinerja yang diharapkan. Dalam perekrutan, itu juga untuk menentukan posisi mana yang membutuhkan karyawan baru.

Analisis pekerjaan penting untuk menentukan bagaimana perusahaan mengisi kekosongan. Melaluinya, perusahaan bisa mengidentifikasi apakah posisi yang lowong perlu diisi oleh orang baru atau tidak. Misalnya, alih-alih merekrut orang baru, perusahaan mungkin mengisinya dengan orang-orang lama dengan cara mendistribusikan tugas dan pekerjaan ke karyawan lain.

Uraian pekerjaan (job description) menguraikan jabatan, tanggung jawab, tugas, jam kerja, gaji, kepada siapa melapor, dan kualifikasi atau keterampilan yang diperlukan pekerjaan tertentu. Itu menyertai iklan pekerjaan ketika perusahaan sedang mencari kandidat.

Membuat spesifikasi orang

Spesifikasi orang (person specification) merinci kualitas, keterampilan, dan kualifikasi yang harus dimiliki pelamar. Itu memberikan persyaratan yang diperlukan untuk mengisi pekerjaan tertentu.

Itu adalah penting karena memudahkan perusahaan untuk menyaring awal kandidat yang memenuhi persyaratan. Sementara itu, bagi pelamar, itu memudahkan mereka untuk mengidentifikasi lowongan yang tepat dan sesuai dengan kualifikasi mereka.

Mengiklankan lowongan pekerjaan

Perusahaan mempersiapkan iklan pekerjaan untuk menarik sebanyak mungkin calon potensial untuk direkrut. Itu mengkomunikasikan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi orang yang dibutuhkan oleh perusahaan kepada kandidat potensial. 

• Iklan lowongan kerja (job advertisement) adalah sebuah iklan untuk menginformasikan tentang lowongan kerja di perusahaan. Ini ditulis dengan nada yang menarik dan berisi informasi tidak hanya tentang posisi lowongan, tetapi juga tentang perusahaan dan manfaat yang ditawarkan.

Penempatan iklan bisa melalui berbagai media, mungkin melalui surat kabar atau website perusahan. Biaya dan efektifitas biasanya akan menjadi pertimbangan. 

Dalam kasus lain, perusahaan mungkin memutuskan untuk memproses lamaran secara eksternal. Mereka menyewa agen perekrutan untuk menangani proses lamaran bagi mereka.

Mengirimkan formulir lamaran atau meminta curriculum vitae (CV)

Perusahaan meminta kandidat untuk mengirimkan daftar riwayat hidup (curriculum vitae atau CV) untuk proses seleksi. CV biasanya juga disertai dengan surat lamaran yang menjelaskan alasan ketertarikan kandidat pada posisi tersebut.

Format CV beragam antar kandidat, sehingga, untuk memperoleh penilaian yang objektif dan comparable di antara kandidat, perusahaan melengkapinya dengan formulir lamaran.

Perusahaan mengirimkan formulir lamaran ke kandidat untuk diisi. Itu terdiri dari pertanyaan yang disiapkan dan ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan. Melaluinya, perusahaan menggali lebih dalam tentang kandidat.

Formulir lamaran penting untuk memudahkan dalam membandingkan kandidat potensial dan memastikan perusahaan mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan dari kandidat.

Mengumpulkan dan menyeleksi CV/formulir lamaran

Pada tahap ini, perusahaan mengumpulkan formulir aplikasi dan CV dari semua kandidat. Keduanya mendeskripsikan informasi pribadi tentang seorang kandidat.

Keduanya digunakan untuk menyaring kandidat di awal sebelum masuk ke tahap selanjutnya. Perusahaan menggunakannya untuk membandingkan keterampilan dan kualitas kandidat dengan yang tercantum dalam spesifikasi orang. 

Membuat daftar singkat

Perusahaan membandingkan informasi dalam formulir lamaran dan CV dengan spesifikasi orang dan deskripsi pekerjaan. Perusahaan menyeleksi mana kandidat yang memenuhi kualifikasi dan mana yang tidak. 

Kemudian, perusahaan menyusun daftar kandidat yang paling cocok untuk mengikuti tahap selanjutnya, wawancara dan pengujian. 

Tahap ini penting untuk menghemat waktu dan uang. Mewawancarai setiap kandidat yang melamar adalah terlalu mahal dan memakan waktu. Sehingga, membuat daftar pendek ditujukan untuk mengurangi jumlah kandidat yang akan diwawancarai.

Mengadakan wawancara dan tes

Wawancara memungkinkan perusahaan untuk mengenal kandidat secara lebih dalam dengan mengajukan pertanyaan kepada mereka. Selain tatap muka, wawancara mungkin melalui telepon atau video calling seperti Skype. 

Wawancara bisa melalui wawancara satu-ke-satu di mana satu orang mewawancarai seorang kandidat. Alternatifnya, wawancara bisa berupa sebuah panel di mana lebih dari satu orang mewawancarai seorang kandidat.

Wawancara menawarkan sejumlah keuntungan. Pertama, perusahaan mengidentifikasi lebih dalam tentang kepribadian kandidat. Kedua, itu memunginkan perusahaan untuk mengklarifikasi lebih lanjut tentang informasi yang diberikan dalam formulir aplikasi. Ketiga, kandidat memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan karena komunikasi bisa bersifat dua arah.

Tapi, wawancara juga memakan waktu. Selain itu, kandidat mungkin tidak bisa bereaksi dengan baik karena wawancara bisa menciptakan situasi stress, menyebabkan kandidat terbaik untuk pekerjaan tidak dipilih.

Tahap ini juga biasanya melibatkan kandidat untuk melalui tes seperti:

• Tes bakat (aptitude tests) untuk melihat potensi kandidat untuk melakukan tugas terkait pekerjaan tertentu.
• Tes prestasi (achievement tests) untuk mendalami apa yang diketahui dan dapat dilakukan oleh kandidat.
• Tes psikometri (psychometric tests) untuk penilaian kepribadian, sikap, dan karakter kandidat.
• Tes kecerdasan (intelligence tests) untuk apakah kandidat memiliki kemampuan mental yang dibutuhkan, misalnya kemampuan analitis.
• Tes situasi kelompok (group situational tests) untuk mengobservasi kinerja kandidat selama tugas tim.

Pengujian penting karena memungkinkan perusahaan untuk mengetahui tentang kepribadian dan kemampuan kandidat yang sebenarnya. Itu akan memberikan wawasan yang lebih menyeluruh dan objektif tentang kandidat, bukan hanya dari apa yang mereka katakan tentang diri mereka sendiri.

Wawancara dan pengujian mungkin melibatkan pihak eksternal atau pusat penilaian. Perusahaan meminta kandidat untuk pergi ke pusat penilaian yang ditunjuk untuk diuji dan diwawancarai. Itu bisa memakan waktu satu hari atau lebih.

Menginformasikan kandidat yang berhasil

Setelah proses seleksi selesai, perusahaan mendapatkan kandidat yang berhasil. Perusahaan akan menginformasikan ke mereka melalui telepon, email atau surat. Untuk rekrutmen internal, kandidat internal dapat diberitahukan secara langsung.

Kontrak kerja

Perusahaan akan menawari kandidat yang berhasil sebuah kontrak kerja di akhir proses. Individu tersebut menerima surat penunjukan yang diikuti dengan kontrak kerja. 

• Surat kerja adalah tawaran kepada kandidat terpilih untuk bekerja di perusahaan. 
• Kontrak kerja adalah perjanjian tertulis antara pemberi kerja dan pekerja menjelaskan tentang tugas, hak, dan tanggung jawab kedua belah pihak.

Apa yang diharapkan karyawan dari pemberi kerja

• Gaji dan kompensasi yang adil
• Jam kerja yang wajar 
• Lingkungan kerja yang baik
• Perlakuan yang adil oleh manajemen
• Pelatihan yang tepat
• Kesempatan untuk promosi

Apa yang diharapkan pemberi kerja dari karyawan

• Kehadiran tepat waktu
• Kerja keras karyawan
• Kerjasama dari karyawan
• Kepatuhan terhadap instruksi
• Loyalitas dan kepercayaan

Isi kontrak kerja

Kontrak kerja berisi tentang:

• Detail pemberi kerja
• Detail pegawai
• Nama pekerjaan (job title) 
• Tanggal dimulainya
• Peran dan spesifikasi pekerjaan
• Durasi kontrak yaitu paruh waktu, sementara atau penuh waktu
• Syarat dan ketentuan seperti jam kerja, cuti, remunerasi (gaji), dan pemutusan kontrak
• Prosedur disipliner dan pengaduan
• Persyaratan pemberitahuan

Mengapa kontrak kerja penting

Kontrak kerja penting karena beberapa alasan. Pertama, itu memberikan kejelasan bagi kedua belah pihak (pemberi kerja dan pegawai) tentang syarat dan ketentuan yang telah disepakati. 

Di satu sisi, pemberi kerja mengetahui apa yang bisa mereka harapkan dari pegawai baru, termasuk tugas dan peran mereka. Di sisi lain, pegawai memahami apa yang menjadi hak dan kewajiban mereka.

Kedua, kontrak kerja menjadi acuan jika terjadi perselisihan tentang syarat dan ketentuan kerja. Itu menjadi landasan untuk menyelesaikan setiap perselisihan kerja.

Ketiga, kontrak kerja memungkinkan menghindari denda atau penalti yang berat. Kontrak kerja mengikat secara hukum. Sehingga, ada konsekuensi jika pemberi kerja atau karyawan melanggar kontrak.

Bagaimana kontrak kerja berakhir

Kontrak kerja tidak berlaku dan berakhir karena beberapa alasan berikut:

• Karyawan mengundurkan diri untuk mengambil pekerjaan di perusahaan lain
• Karyawan mencapai usia pensiun
• Karyawan dipecat karena melanggar kontrak 
• Karyawan meninggalkan pekerjaan karena telah melanggar ketentuan kontrak 
• Jangka waktu kontrak telah berakhir
• Karyawan dipromosikan dengan peran dan tanggung jawab berbeda

Jenis-jenis kontrak kerja

Ada berbagai jenis kontrak kerja, termasuk:

• Kontrak permanen
• Kontrak jam kerja nol
• Kontrak paruh waktu 
• Kontrak fleksibel

Kontrak permanen tidak menentukan jangka waktu atau tanggal pemutusan hubungan kerja. Itu tetap berlaku sampai pemberi kerja atau karyawan memilih untuk mengakhiri perjanjian. 

Kontrak jam kerja nol tidak menspesifikkan jaminan jam kerja. Karyawan hanya akan dibayar untuk jam kerja yang benar-benar dibutuhkan untuk bekerja, yang mana mungkin nol dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, karyawan di restoran tidak tidak diharuskan menunggu di meja atau memasak jika tidak ada pelanggan. Akibatnya, mereka tidak akan dibayar.

Kontrak paruh waktu menawarkan jam kerja yang lebih sedikit daripada kontrak penuh waktu. Tidak ada definisi resmi untuk membedakan keduanya. Tapi, pada umumnya, pekerja penuh waktu akan bekerja 35 jam atau lebih dalam seminggu.

Kontrak fleksibel memungkinkan staf dipanggil pada waktu yang paling nyaman bagi pemberi kerja dan karyawan, misalnya pada jam-jam sibuk. Misalnya, pekerjaan di industri pariwisata biasanya memiliki kontrak fleksibel di mana pekerja akan dipanggil selama musim puncak liburan.

Keuntungan dan kerugian kontrak penuh waktu vs. paruh waktu

Keuntungan kontrak paruh waktu

• Lebih sedikit biaya overhead karena karyawan paruh waktu biasanya tidak berhak atas tunjangan seperti asuransi kesehatan dan cuti berbayar.
• Tenaga kerja yang fleksibel dalam menanggapi perubahan permintaan dan lingkungan bisnis.
• Tidak ada pembayaran redundansi, misalnya selama downsizing untuk mengurangi biaya operasi.
• Menarik tenaga kerja yang diinginkan karena beberapa orang tidak ingin bekerja penuh waktu

Kerugian kontrak paruh waktu

• Produktivitas yang tidak konsisten karena biasanya tidak diikutkan dalam program pelatihan dan pengembangan secara memadai
• Kurang memiliki pengetahuan dan keakraban dengan perusahaan dan bisnisnya
• Sinergitas rendah antara pekerja paruh waktu dan penuh waktu
• Kurangnya loyalitas karena komitmen yang lebih rendah dan karyawan merasa lebih mudah untuk pergi karena faktor seperti kompensasi

Keuntungan kontrak penuh waktu

• Karyawan cenderung lebih terlatih daripada pekerja paruh waktu karena seringkali dilengkapi dengan pelatihan dan pengembangan yang memadai
• Karyawan lebih berkomitmen pada bisnis karena lebih terikat dengan perusahaan
• Lebih sedikit pengawasan yang diperlukan untuk mengawasi pekerjaan
• Lebih sedikit kesalahan karena mereka lebih berpengalaman daripada karyawan paruh waktu

Kerugian kontrak penuh waktu

• Biaya yang lebih mahal karena perusahaan perlu membayar beberapa tunjangan seperti asuransi kesehatan dan pelatihan
• Kurangnya ide baru yang dibawa ke dalam bisnis karena lebih sedikit orang baru direkrut
• Tidak ideal untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi-kerja
• Membayar waktu kosong, di mana karyawan akan tetap dibayar bahkan pada waktu yang kurang sibuk

Peran teknologi dalam rekrutmen dan seleksi

Kemajuan teknologi mempengaruhi proses dan biaya dalam merekrut dan menyeleksi karyawan baru. Misalnya:

• Internet dapat digunakan untuk mengiklankan lowongan kerja dengan jangkauan yang lebih luas pada biaya yang lebih hemat.
• Video calling seperti Skype dapat digunakan untuk memfasilitasi wawancara tatap muka, memberikan lebih banyak fleksibilitas.
• Formulir online digunakan untuk menggantikan formulir konvensional, bisa menghemat uang untuk membeli dan mencetak formulir.
• Tes dan penilaian online dapat digunakan selama pengujian, memberikan lebih banyak fleksibilitas waktu dan ruang, baik bagi kandidat maupun perusahaan.
• Sebuah database untuk menyimpan informasi tentang kandidat yang melamar posisi dalam suatu perusahaan.