Deskripsi Pekerjaan: Mengapa Penting, Contoh

Apa itu: Deskripsi pekerjaan atau uraian tugas (job description) adalah merujuk sebuah dokumen menguraikan segala aspek yang melekat pada sebuah pekerjaan di perusahaan anda. Itu termasuk jabatan, tugas, tanggung jawab, ruang lingkup pekerjaan, jam kerja, gaji, kepada siapa melapor, dan kualifikasi atau keterampilan yang diperlukan. Itu dihasilkan dari analisis pekerjaan.

Dan, deskripsi pekerjaan biasanya menyertai iklan pekerjaan ketika perusahaan anda sedang merekrut karyawan baru. Selain beberapa komponen di atas, anda mungkin juga menyertakan secara implisit kompensasi dan tunjangan yang anda tawarkan untuk posisi tersebut.

Mengapa deskripsi pekerjaan penting?

Deskripsi pekerjaan penting karena menjadi dasar dalam berbagai aspek dalam manajemen sumber daya manusia. Misalnya, staf anda di departemen sumber daya manusia menggunakannya untuk merekrut dan mewawancarai karyawan baru dan nantinya, mengevaluasi kinerja mereka ketika telah efektif bekerja di perusahaan anda.

Melalui itu, anda juga tahu apa yang seharusnya dikerjakan untuk sebuah posisi dan apa output atau kinerja yang seharusnya? Itu juga mengandung ekspektasi anda terhadap karyawan anda dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Itu menjabarkan tentang apa yang harus dilakukan oleh karyawan di posisi mereka saat ini, bagaimana seharusnya pekerjaan mereka dilakukan dan mengapa pekerjaan mereka penting bagi anda.

Anda perlu mengkomunikasikannya ke mereka sehingga mereka memahami apa yang anda butuhkan dari mereka. Melalui itu, anda menetapkan penilaian kinerja dan pelatihan terkait demi menunjang mereka bekerja secara efektif di peran mereka. Dan, pada akhirnya, anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk menentukan kompensasi.

Selain itu, uraian pekerjaan juga membantu anda dalam mengelola sumber daya secara lebih efektif. Itu memetakan bagaimana posisi dan pekerjaan di dalam perusahaan anda saling berhubungan. Dan, itu berguna untuk menciptakan sinergi di antara mereka dalam menjalankan strategi dan mencapai tujuan perusahaan anda.

Bagaimana cara membuat deskripsi pekerjaan?

Membuat deskripsi pekerjaan dimulai dengan analisis pekerjaan. Tujuannya adalah membuat daftar semua tugas yang dibutuhkan dalam posisi tertentu.

Anda memeriksa dan mengumpulkan data dan informasi mengenai semua posisi di perusahaan anda. Anda mungkin mengumpulkan informasi mengenai job title, tugas, tanggung jawab, uang lingkup pekerjaan, jam kerja, gaji, kepada siapa melapor, keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan.

Selain itu, anda mengidentifikasi kebutuhan di setiap posisi. Mislanya, apakah anda membutuhkan karyawan baru di posisi tertentu? Atau, apakah anda perlu merotasi karyawan dari satu departemen ke departemen lainnya?

Katakanlah, Anda ingin merekrut karyawan baru. Anda dapat menggunakan output analisis sebagai bahan untuk membuat deskripsi pekerjaan. Itu penting untuk memudahkan kandidat memahami apa yang sedang anda butuhkan. Selain itu, jika anda membuatnya sebaik mungkin, itu bisa menarik perhatian mereka dan lebih mungkin mereka akan melamar.

Deskripsi pekerjaan biasanya berisi posisi lowong yang anda tawarkan, termasuk nama pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya. Di bagian ini anda menjelaskan apa yang sebenarnya dilakukan oleh kandidat di posisi ini dan mengapa anda membutuhkan mereka.

Persyaratan untuk melamar adalah bagian lainnya, termasuk kualifikasi dan keterampilan yang anda syaratkan untuk dipenuhi oleh kandidat. Itu mungkin termasuk:

Pendidikan, pelatihan atau sertifikasi yang relevan dengan posisi yang lowong.
Pengalaman kandidat di perusahaan lain atau di bidang serupa.
Keterampilan dan kemampuan seperti mengoperasikan perangkat lunak dan perangkat keras, komunikasi, negosiasi, dan presentasi.

Anda mungkin juga menyertakan lokasi kerja di mana karyawan baru nanti akan ditempatkan dan kondisi kerja yang terkait. Anda bisa juga menyertakan informasi tentang perusahaan anda untuk menarik perhatian mereka, di mana anda menonjolkan mengapa mereka harus bergabung dengan perusahaan anda dan seberapa bagus perusahaan anda. Karena alasan ini, anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menyertakan secara implisit kompensasi dan tunjangan yang anda tawarkan.

Dan, secara garis besar, deskripsi yang efektif membutuhkan anda menjelaskan tentang apa yang anda butuhkan dari kandidat, apa yang akan mereka lakukan di perusahaan anda, dan apa yang anda tawarkan. Anda harus bisa menuliskannya secara ringkas, padat dan menarik agar lebih banyak orang berkualitas bersedia melamar.

Contohnya deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan bisa bervariasi antar perusahan. Yang terpenting adalah anda menonjolkan perusahaan anda, apa yang anda butuhkan dari kandidat, dan apa yang anda tawarkan kepada mereka. Berikut adalah contoh sederhananya:

Nama jabatan: Analis biaya

Struktur dalam organisasi:

Atasan langsung: Kepala Divisi Akuntansi dan Keuangan
Atasan tidak langsung: Chief Finance Officer (CFO)

Ringkasan tentang posisi:

Kita mencari talenta terbaik untuk memastikan perusahaan kita beroperasi secara efisien. Kita membutuhkan anda untuk memeriksa dan menganalisis pengeluaran di setiap aktivitas, menyiapkan laporan kepada manajemen untuk mengambil keputusan dan pengendalian, dan menemukan cara untuk membuat operasi kita lebih hemat biaya.

Posisi ini membutuhkan anda untuk familiar dengan akuntansi biaya, memiliki perhatian yang kuat terhadap detail, open minded, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Lingkup pekerjaan:

Mengumpulkan data dan informasi aktivitas pemacu biaya di seluruh operasi
Menganalisis dan memeriksa efektivitas dan efisiensi di setiap aktivitas
Memperkirakan biaya produksi dan melacak perubahan biaya reguler
Membuat laporan berkala kepada manajemen beserta rekomendasi untuk area perbaikan

Tanggung jawab:

Memantau, mengumpulkan dan menganalisis data dan informasi biaya di seluruh operasi perusahaan
Menganalisis dan membandingkan pengeluaran aktual dengan yang dianggarkan
Memperkirakan potensi penghematan biaya di setiap aktivitas

Persyaratan:

Memiliki keterampilan di bidang akuntansi
Memiliki sertifikasi seperti Certified Public Accountant (CPA) lebih diutamakan.
Memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai analis biaya.
Familiar dengan perangkat lunak akuntansi dan Microsoft Office
Memiliki keterampilan analitis yang kuat dan kemampuan komunikasi dan presentasi yang baik.
Bersedia ditempatkan di berbagai cabang di beberapa daerah.