Contents
Apa itu: Proses bisnis (business process) merujuk pada serangkaian tindakan, aktivitas atau pekerjaan yang saling terkait untuk mencapai tujuan bisnis. Mereka membentuk operasi bisnis dan karena itu harus dilakukan.
Perusahaan biasanya mengelompokkan proses internal ke dalam beberapa area fungsional atau departemen. Mereka termasuk:
- Pengadaan
- Pengembangan produk
- Produksi
- Logistik
- Akuntansi dan keuangan
- Sumber daya manusia
- Informasi dan teknologi
- Pemasaran
- Layanan pelanggan
Di masing-masing area fungsional, manajer secara aktif memeriksa proses untuk mengidentifikasi dan menghilangkan potensi inefisiensi dan kemacetan. Itu bertujuan untuk membuat proses bisnis lebih efektif dan efisien. Dan, itu bisa melibatkan:
- Memperbaiki kekurangan sistem produksi untuk menghindari kegagalan sistem
- Mengurangi waktu untuk melakukan pekerjaan dan tugas
- Mengurangi biaya dan konsumsi sumber daya
- Meningkatkan kualitas output
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan
Mengapa proses bisnis penting?
Proses bisnis mencerminkan seberapa efisien dan efektif operasional di dalam sebuah bisnis. Itu pada akhirnya mempengaruhi seberapa unggul perusahaan.
Proses bisnis yang unggul bisa menjadi kapabilitas berharga untuk mendukung keunggulan kompetitif. Misalnya, proses yang terdefinisi dengan baik dan efektif memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan produk tepat waktu. Itu juga bisa menghilangkan biaya atau aktivitas yang tidak perlu. Dan, akhirnya, itu membuat proses bisnis efektif dan efisien di sepanjang rantai nilai, memungkinkan perusahaan untuk menciptakan nilai yang unggul.
Apa perbedaan antara proses, prosedur dan fungsi bisnis?
Sebagaimana definisi di atas, proses bisnis adalah serangkaian tindakan atau pekerjaan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sedangkan, prosedur bisnis adalah cara yang ditetapkan untuk menjalankan proses, biasanya didokumentasikan. Prosedur merinci siapa yang melakukan dan apa yang harus dikerjakan di setiap bagian dari proses.
Sementara itu, fungsi bisnis adalah unit organisasi di dalam bisnis untuk menjalankan operasi bisnis. Di dalamnya, itu bisa melibatkan beberapa proses dan prosedur bisnis.
Ambil layanan keluhan pelanggan di fungsi pemasaran sebagai contoh. Itu bisa melibatkan beberapa proses seperti menetapkan dan memverifikasi keluhan, mengidentifikasi solusi, memberikan solusi hingga menyelesaikan keluhan. Siapa yang mengerjakan dan apa yang harus dilakukan ketika menghadapi keluhan pelanggan, itu semua terdokumentasi dalam prosedur bisnis.
Apa saja contoh proses bisnis?
Proses bisnis bisa bervariasi antar perusahaan. Itu tergantung dari sifat bisnis mereka. Beberapa mungkin dikategorikan menjadi tiga kelompok berikut:
- Proses operasional. Ini berhubungan dengan aktivitas inti perusahaan. Misalnya, untuk sebuah pemanufaktur, itu bisa mencakup logistik, produksi, pemasaran, dan layanan pelanggan.
- Proses pendukung. Itu mencakup proses-proses di dalam aktivitas pendukung bisnis inti. Itu bisa mencakup proses di area fungsional seperti sumber daya manusia, akuntansi, legal, dan teknologi informasi.
- Proses manajemen. Ini berhubungan dengan fungsi manajemen, termasuk pengukuran, pemantauan, dan pengontrolan aktivitas. Contohnya adalah proses yang terlibat dalam perencanaan strategis, tata kelola, dan penganggaran.
Kemudian, kategori di atas bisa mencakup banyak aktivitas di area fungsional. Misalnya, di bagian produksi, itu bisa melibatkan proses seperti penanganan bahan baku, konversi input menjadi output dalam sistem manufaktur, pemeriksaan kualitas output dan pemeliharaan mesin produksi.
Berikut adalah contoh-contoh proses bisnis di empat area fungsional lainnya:
- Keuangan: manajemen risiko, kontrol keuangan, penagihan, penanganan faktur, pemantauan anggaran, dan pembukuaan keuangan.
- Pemasaran: pegembangan iklan, pengiriman produk, pengembangan produk, dan riset pemasaran.
- Sumber daya manusia: perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan pemantauan kinerja staff.
- Logistik: perencanaan, pengorganisasian, dan penanganan barang (input atau output) dan informasi terkait selama dikirimkan dan di gudang.
Bagaimana perusahaan mengelola proses di dalam organisasi?
Manajemen proses bisnis (business process management atau BPM) adalah pendekatan sistematis untuk menangani proses bisnis di dalam sebuah perusahaan. Itu bertujuan untuk memastikan proses berjalan dengan lancar. Sehingga, itu akhirnya mendukung strategi yang ditetapkan dan membantu bisnis mencapai tujuan.
BPM melibatkan menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, memperbaiki, dan mengoptimalkan proses dalam mengoperasikan bisnis. Biasanya, perusahaan memanfaatkan perangkat lunak untuk memantau dan mengontrol proses bisnis otomatis dan non-otomatis. Itu melibatkan langkah-langkah seperti:
- Desain dan pemodelan proses
- Eksekusi
- Pemantauan
- Pengoptimalan
- Rekayasa ulang
Desain dan pemodelan proses
Langkah ini memetakan alur kerja dan proses di dalam bisnis. Itu menggambarkan apa saja tugas atau pekerjaan di dalamnya, termasuk prosedur operasi standar, dan perjanjian tingkat layanan, dan mekanisme penyerahan tugas.
Pemodelan membutuhkan analisis dan representasi riil untuk memahami dan menggambarkan proses, termasuk tentang awal dan akhir yang jelas, hasil yang diinginkan di setiap proses, dan urutan kegiatan yang dijalankan. Model penting untuk menentukan bagaimana proses mungkin beroperasi dalam keadaan yang berbeda.
Eksekusi
Tahap ini adalah tentang menjalankan proses yang ditentukan atau dimodelkan. Itu bisa melibatkan tugas manual dan otomatis. Proses manual dilakukan oleh staff sedangkan proses otomatis digerakkan oleh perangkat lunak.
Misalnya, dalam menangani pesanan pelanggan di sebuah ritel online, software meminta pembayaran dan meminta alamat pengiriman secara otomatis ke pelanggan sebelum pesanan diproses. Ketika uang telah masuk, sistem memberitahu staff. Kemudian, staf mengepak dan mengirimkan barang tersebut ke alamat pelanggan.
Pemantauan
Pemantauan mencakup melacak setiap bagian dari proses. Sehingga, keadaan aktual mereka dapat dipantau. Biasanya, itu dibantu dengan statistik kinerja yang telah ditetapkan.
Ambil proses penanganan pesanan pelanggan sebagai contoh. Pemantauan memungkinkan untuk melihat kapan pesanan diterima oleh bisnis dan berapa lama harus ditangani, siapa yang menangani, kapan pesanan harus dikirim, dan kapan pesanan harus telah sampai ke pelanggan.
Pemantauan tersebut memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kemungkinan masalah di setiap proses. Selain itu, pemantaun juga penting untuk menemukan potensi untuk menghemat biaya atau memperbaiki efektifitas proses.
Pengoptimalan
Optimalisasi mencakup mengidentifikasi masalah potensial atau aktual dalam proses dan kemudian memperbaikinya. Dalam kasus di atas, misalnya, pelanggan mungkin belum menerima barang tepat waktu karena ada masalah dalam prosedur internal dalam menangani pesanan.
Pengoptimalan memeriksa masalah atau hambatan semacam itu. Kemudian, tim menetapkan perbaikan dan menerapkannya dalam desain proses. Sehingga, masalah yang sama tidak muncul di kemudian hari.
Pengoptimalan tidak hanya terkait dengan hambatan di dalam proses. Tapi, itu juga bisa melibatkan pencarian cara atau solusi agar proses bisa lebih efisien dan efektif daripada sebelumnya.
Rekayasa ulang
Ini biasanya melibatkan mendesain ulang seluruh siklus proses alih-alih perbaikan kecil di beberapa bagian. Proses bisnis mungkin menjadi terlalu kompleks dan rumit karena, misalnya, pesanan pelanggan meningkat drastis. Itu membuat proses yang ada tidak efektif dan efisien dalam mengelola pesanan.
Misalnya, sebelumnya, perusahaan mungkin membagi tim atau fungsi berdasarkan kelompok pelanggan. Masing-masing tim melakukan seluruh proses, mulai dari menangani pesanan hingga pemantauan pesanan sampai ke tangan pelanggan. Manajemen mungkin menganggap itu tidak efektif dan efisien.
Kemudian, komite pengarah perusahaan mengusulkan untuk merekayasa ulang. Alih-alih setiap tim menangani seluruh pekerjaan, desain proses yang baru membagi setiap proses menjadi beberapa area kerja. Masing-masing tim di setiap area menangani tugas dan pekerjaan yang sama. Itu membuat mereka lebih terspesialisasi dan semakin ahli.
