Contents
Apa itu: Departemen operasi (operations department) adalah area bisnis yang berurusan dengan produksi. Departemen ini adalah area yang sangat strategis selain pemasaran, keuangan dan sumber daya manusia. Departemen ini bertanggung jawab untuk mengubah bahan baku dan komponen menjadi barang jadi, siap dijual dan dikirim ke pelanggan. Tugas termasuk merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan sumber daya untuk memfasilitasi proses produksi. Disebut juga dengan departemen produksi.
Operasi bisnis adalah kompleks dan sangat bervariasi antar perusahaan. Misalnya, pembuatan mobil melibatkan proses yang berbeda dengan manufaktur makanan. Demikian juga, operasi manufaktur juga akan sangat berbeda dengan operasi di bidang jasa seperti hotel, restoran, salon kecantikan dan lembaga keuangan.
Ambil pengilangan minyak sebagai contoh. Operasinya mencakup pemisahan, konversi, dan perlakuan, sebelum produk dijual sebagai barang jadi. Perusahaan memanaskan minyak mentah di tungku panas dan mengirimkannya ke bagian destilasi untuk pemisahan berdasarkan titik didih. Proses selanjutnya adalah konversi menjadi produk jadi seperti bensin. Kemudian, produk diberi sentuhan terakhir, misalnya terkait dengan tingkat oktan. Setelah selesai, produk disimpan sementara di tangki besar sebelum dikirimkan.
Bagaimana departemen operasi berhubungan dengan fungsi bisnis lainya?
Departemen operasi tidak bisa bekerja mandiri tanpa dukungan dan kerjasama dengan departemen lainnya. Misalnya, departemen ini berkoordinasi dengan departemen pemasaran untuk menentukan spesifikasi dan kualitas produk yang diinginkan oleh pelanggan.
Berapa banyak output yang diproduksi juga tergantung pada informasi dari departemen pemasaran. Jika koordinasi buruk, departemen mungkin kelebihan produksi, menghasilkan penumpukan barang di gudang dan peningkatan biaya. Demikian juga, jika terlalu sedikit, penjualan dan pendapatan tidak maksimal.
Kemudian, departemen operasi juga berkoordinasi dengan departemen sumber daya manusia, termasuk terkait dengan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan kualifikasi mereka. Selain itu, metode produksi yang dipilih juga mempengaruhi tingkat motivasi, sehingga membutuhkan program motivasi yang berbeda untuk efektif. Terakhir, kedua departemen berkoordinasi terkait dengan pelatihan dan paket kompensasi.
Operasi perusahaan juga berimplikasi pada keuangan. Misalnya, jika perusahaan mengandalkan produksi padat modal, operasi membutuhkan membutuhkan investasi signifikan untuk mesin dan peralatan. Sebaliknya, produksi padat karya mengkonsumsi lebih banyak biaya untuk tenaga kerja.
Operasional sehari-hari juga membutuhkan uang, misalnya untuk membeli bahan baku dan peralatan produksi. Sehingga, tanpa dukungan anggaran yang cukup, produksi bisa terganggu. Demikian juga ketika merencanakan ekspansi, departemen keuangan membantu dalam mengevaluasi berbagai peluang investasi untuk membuat keputusan terbaik.
Bagaimana operasi di manufaktur dan perusahaan jasa berbeda?
Operasi di sebuah perusahaan manufaktur sebagian besar berpusat di pabrik. Bahan baku dikirimkan oleh logistik masuk (inbound logistics) ke fasilitas produksi untuk diproses menjadi output, yang mana bisa barang jadi atau barang setengah jadi. Bagaimana memprosesnya tergantung pada metode produksi yang diaplikasikan perusahan.
Ada beberapa metode berbeda dalam proses produksi. Mana yang sesuai tergantung pada produk perusahaan. Misalnya, produk makanan mungkin menggunakan metode batch production. Sedangkan, produsen mobil mengandalkan metode cellular manufacturing.
Kemudian, jika produk telah selesai, ada pengendalian kualitas dan pengemasan sebelum dikirimkan ke pelanggan.
Semua aktivitas-aktivitas tersebut – mulai dari pembuatan hingga barang siap dikirim – terjadi di pabrik.
Sementara itu, operasi di bisnis jasa sangat berbeda dari pemanufaktur. Prosesnya bisa terjadi di mana saja, tidak hanya di kantor, kantor cabang atau lokasi fisik lainnya. Dan, secara garis besar, itu terjadi ketika ada kontak langsung antara pelanggan dengan penyedia layanan, yang mana bisa orang atau perwakilannya seperti situs web dan aplikasi. Itu karena layanan dikonsumsi saat diproduksi. Misalnya, perusahaan ritel memberikan layanan ketika kita mengunjungi gerai ritel mereka. Tapi, jika mereka memiliki situs web atau aplikasi, layanan diberikan ketika kita membuka aplikasi mereka untuk berbelanja.
Apa saja peran departemen operasi?
Secara garis besar, departemen operasi berperan pada area berikut:
- Proses produksi
- Pengadaan
- Kontrol kualitas
Proses produksi
Departemen operasi bertanggung jawab untuk mengumpulkan sumber daya dan menggunakannya untuk membuat barang atau menyediakan jasa. Di manufaktur, bahan mentah diproses – menggunakan mesin atau tangan – untuk menjadi output, bisa barang jadi atau barang setengah jadi. Output diperiksa untuk memastikan kualitasnya memenuhi standar – kontrol kualitas juga bisa terjadi selama proses – sebelum dikirimkan akan ke pelanggan.
Sementara itu, proses produksi untuk jasa melibatkan input, proses transformasi, dan hasil. Tapi, itu sangat berbeda dari proses produksi di bisnis manufaktur. Misalnya, berbeda dari manufaktur di mana input sudah terdefinisi dengan jelas, input dalam proses produksi jasa bisa sangat beragam, seringkali memasukkan input dari pelanggan. Ambil layanan perbankan sebagai contoh. Ketika membuka aplikasi mobile banking, bank menawarkan beberapa layanan standar. Mana layanan yang akan kita gunakan, itu tergantung pada kebutuhan kita.
Kemudian, proses transformasi adalah sistem terbuka. Ambil jasa tukang cukur sebagai contoh. Kita meminta tukang cukur untuk mencukur sesuai yang kita minta, bukan sembarang mencukur.
Hasil mewakili output. Output manufaktur memiliki substansi fisik. Oleh karena itu, kita melihat atau meraba mereka untuk menentukan kualitasnya.
Tapi, sebaliknya, itu tidak berlaku bagi jasa. Jasa adalah tidak berwujud. Sehingga, kita hanya bisa menilai kualitasnya berdasarkan manfaat yang kita terima. Selain itu, karena jasa juga unik untuk setiap pelanggan, manfaat juga akan sangat beragam antar individu. Dan secara garis besar, sebuah layanan adalah berkualitas jika itu memberikan kepuasan kepada kita.
Pengadaan dan pergudangan
Departemen operasi juga berperan dalam pengadaan bahan baku dan pergudangan. Pengadaan melibatkan memperoleh bahan baku yang dibutuhkan untuk mendukung produksi dan operasi sehari-hari. Itu melibatkan beberapa pekerjaan seperti:
- Memilih pemasok potensial
- Menegosiasikan persyaratan
- Membeli bahan baku dan input
- Mengirimkan bahan baku ke gudang
- Menerima dan memeriksa bahan baku
Pengadaan vital untuk memastikan produksi dan kegiatan bisnis berjalan lancar. Selain itu, itu juga harus ditunjang dengan pergudangan yang efektif. Sehingga, perusahaan memiliki bahan baku yang tersedia ketika dibutuhkan untuk proses produksi.
Selain input, pergudangan juga mengelola barang setengah dan barang jadi. Barang setengah akan diproses lebih lanjut. Sedangkan, barang jadi akan dikirimkan ke pelanggan melalui logistik keluar (outbound logistic).
Berapa banyak bahan baku yang harus disimpan tergantung pada metode kontrol persediaan yang digunakan. Misalnya, jika menggunakan metode just-in-time (JIT), perusahaan tidak menyimpan bahan baku apapun. Melainkan, mereka akan mengirim secara reguler sebanyak yang dibutuhkan oleh proses produksi. Bahan baku akan tiba tepat sebelum bahan baku yang ada habis. Sehingga, perusahaan tidak memerlukan persediaan penyangga.
Tapi, sebaliknya, jika menggunakan metode just-in-case (JIC), perusahaan menyimpan bahan baku sebagai persediaan penyangga. Perusahaan mengirimkan bahan baku melebihi yang dibutuhkan oleh proses produksi. Persediaan penyangga bertujuan untuk mengantisipasi peningkatan permintaan secara tiba-tiba, yang mana membutuhkan perusahaan untuk meningkatkan output dengan segera. Karena memiliki persediaan penyangga, perusahaan bisa meningkatkan produksi dan memenuhi permintaan dengan cepat tanpa ada biaya logistik masuk tambahan.
Kontrol kualitas
Departemen operasi juga bertanggung jawab pada kualitas. Departemen memastikan setiap bahan baku memenuhi standar yang ditetapkan sebelum diproses lebih lanjut. Demikian juga, output memiliki kualitas dan spesifikasi yang disyaratkan sebelum dikirimkan ke pelanggan.
Bahan baku berkualitas memungkinkan produk memenuhi atribut kualitasnya. Dengan kata lain, produk berkualitas jika memiliki bahan baku berkualitas, begitu juga sebaliknya. Selain itu, bahan baku berkualitas mengurangi pekerjaan lain seperti penyortiran. Sehingga, memeriksa bahan baku tidak hanya menjamin kualitas produk. Tapi, itu juga menghemat biaya dengan mengurangi pemborosan dan waktu produksi.
Sementara itu, mempertahankan kualitas juga vital untuk memuaskan pelanggan. Kualitas yang unggul menarik pelanggan potensial untuk membeli. Dan itu memuaskan pelanggan yang ada, mendorong mereka untuk loyal dan terus membeli.
Tapi, sebaliknya, jika produk berkualitas buruk, reputasi perusahaan bisa hancur. Pelanggan tidak mau lagi membeli produk. Akhirnya, perusahaan kehilangan penjualan dan pangsa pasar.
Untuk memastikan kualitas, beberapa metode tersedia untuk digunakan, termasuk kontrol kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance), dan Total Quality Management (TQM).
Apa saja empat jenis metode produksi?
Metode dan teknologi produksi yang digunakan bisa sangat mempengaruhi biaya dan strukturnya. Misalnya, ketika mengandalkan metode padat karya, biaya tenaga kerja adalah dominan dalam struktur biaya. Sebaliknya, jika perusahaan mengandalkan metode padat modal, biaya untuk mesin dan peralatan adalah yang paling dominan.
Dan secara spesifik, empat metode produksi yang tersedia adalah:
- Job production
- Flow production
- Batch production
- Batch production
Job production menghasilkan produk sesuai dengan persyaratan spesifik pelanggan. Metode ini cenderung padat karya dan cocok untuk produk seperti pakaian yang dibuat sesuai gaya dan kerajinan tangan.
Flow production menghasilkan produk identik dalam jumlah besar dan diproses melalui lini produksi yang berkelanjutan – karena itu, juga disebut dengan continuous production. Metode ini cocok untuk produk terstandarisasi seperti barang elektronik.
Batch production melibatkan beberapa operasi untuk menghasilkan produk berbeda dalam jumlah besar (‘batch’). Proses produksi dihentikan jika satu batch telah selesai dan dilanjutkan ke batch lainnya untuk menghasilkan produk berbeda. Metode ini umum untuk pemanufaktur manakan.
Cellular manufacturing melibatkan beberapa stasiun kerja. Masing-masing stasiun bertanggung jawab untuk bagian spesifik, yang mana akan diproses lebih lanjut ke stasiun berikutnya sampai akhirnya menghasilkan produk. Pemanufaktur mobil dan peralatan umumnya mengadopsi metode ini.
[display-posts tag=”fungsi-bisnis” exclude_current=”true”]