Fungsi Bisnis: Definisi, Pentingnya dan Jenis

Apa itu: Fungsi bisnis (business function) mengacu pada berbagai aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Aktivitas-aktivitas tersebut terbagi menjadi beberapa fungsi atau departemen. Dalam klasifikasi paling dasar, mereka dibagi menjadi fungsi inti dan fungsi pendukung.

Fungsi inti mengacu pada kegiatan yang menghasilkan pendapatan, misalnya, produksi barang atau jasa akhir. Fungsi-fungsi ini biasanya merupakan aktivitas utama perusahaan. Namun, mereka juga dapat mencakup kegiatan lain jika perusahaan menganggapnya sebagai bagian dari fungsi intinya.

Fungsi pendukung mengacu pada kegiatan dalam organisasi untuk memfasilitasi fungsi inti. Mereka tidak menghasilkan output untuk dijual atau untuk menghasilkan pendapatan, melainkan mereka menyediakan layanan pendukung kepada fungsi inti.

Pentingnya fungsi bisnis

Mengorganisasikan dan mengelola fungsi bisnis anda sangat penting karena saling berhubungan dan saling bergantung satu sama lain. Perusahaan anda membagi tugas dan pekerjaan menjadi beberapa fungsi atau departemen untuk memungkinkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Setiap fungsi memainkan peran penting bagi yang lainnya. Jika salah satu fungsi tidak ada atau tidak bekerja dengan baik, kegiatan operasi tidak dapat berjalan atau terganggu.

Semua keputusan bisnis yang diambil di setiap departemen harus bersinergi dan mempertimbangkan bagian lainnya. Untuk itu diperlukan komunikasi yang baik, kerjasama, dan hubungan yang erat antar masing-masing fungsi. Dengan begitu, masing-masing departemen saling mendukung untuk mencapai tujuan organisasi, bukan hanya mementingkan tujuan masing-masing.

Mari ambil contoh mengapa keputusan di satu departemen bergantung pada departemen lainnya. Misalnya, fungsi operasi memerlukan informasi dari departemen pemasaran tentang spesifikasi produk dan berapa banyak yang harus diproduksi. Demikian juga, fungsi pemasaran tidak menjual produk tanpa fungsi operasi. 

Ketika spesifikasi produk yang diminati oleh pasar masuk ke departemen produksi, tim kemudian memikirkan bagaimana memproduksi secara efisien, misalnya, apakah mereka perlu membeli mesin baru atau cukup mengandalkan fasilitas produksi yang ada? Jika perlu membeli mesin baru, departemen produksi kemudian merancang anggaran untuk diajukan ke departemen keuangan.

Departemen keuangan kemudian memikirkan apakah anggaran saat ini tersedia cukup. Jika tidak cukup, tim memikirkan bagaimana membiayainya, apakah perusahaan perlu mengumpulkan modal, misalnya dengan menerbitkan utang atau ekuitas. 

Keputusan alokasi uang oleh departemen keuangan tidak hanya untuk departemen produksi saja, tetapi juga untuk fungsi bisnis lainnya, baik itu pemasaran dan sumber daya manusia. Misalnya, departemen pemasaran membutuhkan dana untuk mempromosikan produk atau departemen sumber daya manusia membutuhkannya untuk merekrut pekerja baru.

Kemudian, untuk melaksanakan setiap fungsi dengan sukses, perusahaan anda membutuhkan individu yang mahir dan produktif. Dalam hal ini, manajemen sumber daya manusia menjadi yang terdepan. Fungsi ini merekrut tenaga kerja, memberikan pelatihan dan pengembangan, menetapkan kompensasi, dan memotivasi mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan anda. 

Jenis fungsi bisnis

Empat fungsi bisnis utama di sebuah perusahaan adalah:

1. Operasi
2. Sumber Daya Manusia
3. Pemasaran
4. Keuangan dan akuntansi

Operasi

Fungsi operasi kadang disebut dengan fungsi produksi. Anda mungkin akrab dengan istilah departemen produksi juga. Sesuai dengan namanya, fungsi ini bertanggung jawab atas kegiatan memproduksi barang atau memberikan jasa, antara lain:

• Mengubah input seperti bahan mentah dan komponen menjadi output
• Memastikan sumber daya yang memadai tersedia untuk produksi
• Mempertahankan tingkat produksi dan kualitas output
• Mencapai tingkat efisiensi yang tinggi
• Memberikan pelayanan dengan baik dan konsisten jika bisnis adalah perusahaan jasa. 

Sumber daya manusia

Departemen ini bertanggung jawab untuk mengelola karyawan di dalam perusahaan, termasuk:

• Mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja di dalam perusahaan anda.
• Merekrut dan menyeleksi karyawan dengan kualifikasi yang tepat bagi perusahaan anda.
• Melatih dan mengembangkan karyawan untuk mendorong mereka menjadi lebih produktif.
• Mengembangkan dan merancang sistem kompensasi, kontrak kerja dan menetapkan gaji untuk setiap posisi
• Menetapkan sistem penghargaan dan insentif untuk memotivasi karyawan.
• Menangani penghentian (termination) atau pemecatan (dismissal).
• Mengelola hubungan industrial.
• Mengelola strategi outsourcing sumber daya manusia.

Pemasaran

Departemen pemasaran bertanggung jawab atas kegiatan pemasaran, riset pasar, penjualan, dan layanan purna jual. Tim mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan dan mengembangkan bauran pemasaran yang sesuai untuk memuaskan mereka. 

Secara umum, departemen pemasaran bertanggung jawab atas aspek-aspek seperti:

• Riset pasar
• Pengembangan produk
• Harga
• Periklanan
• Distribusi
• Pelayanan pelanggan
• Pengemasan
• Manajemen hubungan pelanggan

Pemasaran memperoleh informasi penting melalui riset pasar, untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi seperti kebutuhan konsumen, prospek pasar dan persaingan pasar. Itu kemudian dijadikan sebagai rujukan untuk mengembangkan perencanaan pemasaran dan strategi bersaing. 

Dari mengidentifikasi konsumen di pasar, tim pemasaran mensegmentasi pasar dan memilih segmen yang paling tepat untuk ditindaklanjuti. Mereka kemudian mengembangkan produk, menetapkan harga, mempromosikan produk dan mendistribusikannya ke pelanggan. 

Keputusan lainnya yang harus diambil adalah tentang layanan pelanggan dan manajemen hubungan pelanggan. Sehingga, perusahaan anda dapat menawarkan nilai kepada pelanggan, membuat mereka loyal terhadap produk anda.

Akuntansi dan keuangan

Departemen akuntansi dan keuangan bertanggung jawab untuk mengelola uang di dalam perusahaan, termasuk memantau uang yang masuk dan keluar dari bisnis. Secara khusus, fungsi keuangan bertugas:

• Mengelola transaksi keuangan perusahaan dan catatan mereka seperti pembayaran gaji dan kepada pemasok.
• Menyiapkan anggaran dan mengalokasikan biaya untuk fungsi-fungsi bisnis lainnya.
• Melaporkan informasi keuangan kepada pengguna eksternal seperti kreditur, investor dan pemerintah dengan menerbitkan laporan keuangan (wajib untuk perusahaan tercatat).
• Menyediakan informasi keuangan kepada manajemen dan departemen lain untuk mengambil keputusan.
• Berurusan dengan kepatuhan terhadap persyaratan hukum seperti pajak.
• Mengontrol keuangan perusahaan untuk menghindari kesalahan, penipuan, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur, kebijakan dan peraturan.
• Mengumpulkan dana dan mengelolanya, seperti untuk pengagaran modal dan manajemen modal kerja.