Peran dan fungsi manajemen adalah vital bagi sebuah perusahaan. Manajer tidak hanya menentukan arah perusahaan tapi juga bagaimana perusahaan dioperasikan. Kita mungkin mendengar nama jabatan seperti presiden direktur, vice president, manajer senior dan assistant manager. Pada dasarnya, mereka adalah bagian dari manajemen. Hanya saja, mereka menjalankan peran dan fungsi yang berbeda. Mereka juga memegang otoritas dan kekuatan pengambilan keputusan yang berbeda.
Baiklah, pada artikel ini, kita akan membahas secara spesifik peran dan fungsi manajemen menurut Henry Mintzberg dan Henri Fayol.
Mengapa manajemen berperan penting bagi perusahaan?
Jabatan manajemen memiliki berbagai tingkatan, mulai dari tingkat atas, menengah hingga bawah. Mereka menjalankan peran dan memiliki tanggung jawab yang berbeda. Demikian, otoritas masing-masing juga berbeda tergantung pada pengaturan organisasi. Dan mereka semua vital bagi perusahaan. Tanpa mereka, perusahaan bisa kehilangan arah.
Manajemen mendefinisikan tujuan, mengarahkan organisasi, menentukan bagaimana mencapainya, mengatur sumber daya dan menjalankan rencana dan keputusan. Sehingga, tanpa mereka, orang-orang di dalam organisasi akan bingung kemana mereka harus menuju dan apa yang harus dikerjakan.
Alasan lain mengapa manajemen vital adalah terkait dengan kontrol. Misalnya, manajemen mengenalkan sejumlah aturan dan kebijakan. Dan setiap orang harus mematuhi. Itu memungkinkan setiap orang bertindak dan tetap selaras dengan tujuan perusahaan.
Kemudian, tanpa manajemen yang jelas dan efektif, perusahan akan kehilangan koordinasi antar departemen. Beberapa pekerjaan kemungkinan tumpang tindih. Dan masalah semacam itu akan memboroskan usaha dan sumber daya.
Apa saja peran manajemen menurut Henry Mintzberg?
Henry Mintzberg, seorang pakar manajemen, mengidentifikasi sepuluh peran umum manajer. Mereka kemudian dikelompokkan ke dalam tiga peran utama:
- Peran interpersonal
- Peran informasional
- Peran keputusan
Peran interpersonal
Peran interpersonal berurusan dengan orang lain, baik internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Terkait dengan karyawan, peran ini, misalnya, membutuhkan manajer untuk mendorong atau memotivasi mereka menuju sasaran yang ingin dicapai.
Peran interpersonal mencakup tiga peran umum, yakni:
- Figurehead
- Pemimpin
- Penghubung (liaison)
Figurehead. Manajer bertanggung jawab atas tugas resmi atau simbolik, yang mana mencerminkan status dan otoritas mereka dalam organisasi.
Pemimpin. Peran ini terkait dengan mengkoordinasikan dan mengarahkan tim. Manajer memberikan arahan kepada tim, memantau kinerja mereka, memberikan pelatihan ketika dibutuhkan. Selain itu, peran ini juga membutuhkan manajer untuk menginspirasi, mendorong, dan membangun moral di antara bawahan.
Penghubung (liaison). Peran ini terkait dengan hubungan interpersonal dengan pihak eksternal di luar tim. Manajer harus membangun kerjasama dengan berbagai departemen di dalam organisasi atau dengan pemangku kepentingan bisnis seperti pemerintah, pemasok, atau pembeli.
Peran informasi
Manajer memainkan peran dalam aliran informasi, baik sebagai sumber, penerima atau pemancar. Mintzberg merinci peran ini menjadi tiga peran umum:
- Monitor
- Disseminator
- Juru bicara (spokesperson)
Monitor. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi untuk mendukung perusahaan mencapai tujuan. Misalnya, itu mungkin melibatkan mereka untuk memeriksa lingkungan untuk mengumpulkan informasi, baik terkait dengan peluang dan ancaman eksternal atau kekuatan dan kelemahan organisasi. Data yang relevan menjadi input penting dalam proses manajemen strategis untuk membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif berkelanjutan.
Disseminator. Peran ini adalah tentang mengkomunikasikan informasi yang berguna dan relevan kepada bawahan. Beberapa informasi mungkin penting untuk dibagikan ke sedikit bawahan. Yang lain mungkin dibagikan ke semua bawahan untuk mengundang umpan balik atau gagasan baru. Peran ini penting mempertahankan komunikasi tetap terbuka antara manajer dengan bawahan mereka.
Juru bicara (spokesperson). Peran ini terkait dengan komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal. Manajer mewakili bisnis, misalnya ketika berurusan dengan pemerintah, pemasok, distributor atau serikat pekerja. Mereka menyampaikan informasi penting kepada pihak-pihak tersebut.
Peran keputusan
Peran ini berkaitan dengan pengambilan keputusan di dalam bisnis. Manajer terlibat dalam keputusan tentang inisiatif atau ide-ide baru untuk diimplementasikan. Selain itu, keputusan tentang penanganan gangguan dan alokasi sumberdaya juga menjadi tanggung jawab mereka. Secara spesifik, Mintzberg mengidentifikasi empat peran manajer untuk berbagai jenis keputusan di dalam organisasi, termasuk:
- Wirausahawan (entrepreneur)
- Penanganan gangguan (disturbance handler)
- Pengalokasi sumber daya (resource allocator)
- Negosiator
Wirausahawan (entrepreneur). Peran ini berkaitan dengan keputusan tentang inisiatif atau ide baru untuk diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Mengambil inisiatif merupakan bagian dari tugas manajerial. Manajer mungkin menemukannya secara sendiri atau mereka menggali dari bawahan melalui diskusi dan umpan balik. Misalnya, manajer pemasaran dituntut untuk terus menggali ide-ide tentang produk baru atau cara mempertahankan pelanggan yang ada agar loyal.
Penanganan gangguan (disturbance handler). Manajer memastikan semua aktivitas berjalan lancar. Jika ada gangguan, baik dari faktor internal maupun eksternal, mereka harus mengambil langkah korektif. Misalnya, peran ini membutuhkan mereka untuk menyelesaikan konflik, baik antar individu atau departemen. Dalam kasus lain, manajer perlu membuat keputusan tentang perbaikan-perbaikan bagi area kerja mereka, misalnya mengatasi kesenjangan keterampilan dalam tim.
Pengalokasi sumber daya (resource allocator). Dalam sebuah kasus, peran ini terkait dengan bagaimana mengalokasikan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk mendukung tujuan organisasi. Misalnya, mereka mengambil keputusan tentang siapa yang akan mendapatkan sumber daya apa. Dalam kasus lain, manajer mungkin harus mengambil keputusan tentang akuisisi sumber daya baru, misalnya staf baru, untuk memastikan area kerja mereka efektif dan efisien.
Negosiator. Peran in terkait dengan diskusi yang bertujuan untuk mencapai kesepakatan dengan tim atau pemangku kepentingan lainnya. Misalnya, manajer terlibat dalam negosiasi untuk mencapai kesepakatan dengan karyawan atau departemen lain. Manajer juga membuat keputusan tentang pemangku kepentingan eksternal seperti pemasok dan pelanggan untuk mencapai perjanjian yang menguntungkan kedua belah pihak.
Apa saja fungsi manajemen menurut Henri Fayol?
Menurut Henri Fayol, manajemen memiliki lima fungsi utama: perencanaan, pengorganisasian, komando, koordinasi, dan dan kontrol.
Perencanaan
Perencanaan (planning) berkaitan dengan menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana dan program untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer berpikir ke depan tentang apa yang harus perusahaan capai dan akan menjadi apa perusahaan di masa depan. Mereka kemudian menetapkan target, strategi dan taktik untuk dijalankan. Mereka juga mengevaluasi sumber daya yang diperlukan, mengalokasikan mereka dan mengakuisisi yang baru jika memang diperlukan.
Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) berkaitan dengan mengatur dan mengalokasikan sumber daya perusahaan untuk menjadi satu kesatuan yang terstruktur. Itu termasuk penetapan tugas, penataan kegiatan, proses operasi, dan personel untuk menjalankan strategi dan program yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Termasuk dalam kasus ini adalah mengatur wewenang, pemberian instruksi dan pendelegasian tugas. Fungsi ini penting karena mempengaruhi efektifitas dan efisiensi dalam memanfaatkan sumber daya.
Pengkoordinasian
Pengkoordinasian (coordinating) adalah tentang memastikan sinergi tercapai antar elemen di dalam perusahaan. Sehingga, semua orang saling bekerjasama menuju tujuan yang ditetapkan. Demikian juga, antar departemen juga saling bekerjasama dan mendukung.
Misalnya, departemen pemasaran mengidentifikasi peluang pasar untuk produk baru. Kemudian, mereka kemudian berkoordinasi dengan departemen riset dan pengembangan untuk merancang produk yang sesuai dengan selera pasar. Ketika produk dirilis, mereka juga bekerja sama dengan departemen produksi untuk menetapkan berapa yang harus diproduksi.
Komando
Komando (commanding) berurusan dengan membimbing, memimpin dan mengawasi karyawan, memastikan mereka menjalankan tugas dan melakukan pekerjaan untuk mencapai target yang ditetapkan. Fungsi ini tidak hanya tentang menugaskan karyawan untuk pekerjaan tertentu dan memberi instruksi. Tapi, fungsi ini juga terkait dengan pendelegasian dan pemberian wewenang, seperti dalam pengambilan keputusan.
Pengendalian
Pengendalian (controlling) adalah tentang mengukur dan mengevaluasi pekerjaan atau sumber daya yang digunakan untuk memastikan mereka mencapai target atau sesuai. Dalam satu kasus, manajer menilai karyawan setiap tahun untuk mengevaluasi kinerja mereka. Dalam kasus lain, manajer memantau dan mengevaluasi bagaimana sumber daya – seperti bahan baku – digunakan, apakah sesuai dengan tujuan. Penilaian dan evaluasi semacam itu penting untuk meminimalkan penyimpangan atau pemborosan dan yang pasti, memastikan organisasi sedang menuju tujuan yang ditetapkan. Fungsi ini juga membutuhkan manajer untuk mengambil tindakan korektif jika diperlukan.