Birokrasi: Pentingnya, Cara Kerja, Keuntungan, Kerugian

Contents

Apa itu: Birokrasi (bureaucracy) adalah pengaturan organisasi yang didasarkan pada sistem kewenangan yang sah dan formal, dijalankan dengan mengikuti aturan ketat dan impersonal. Perusahaan biasanya memiliki banyak lapisan dengan rantai komando yang terdefinisi dengan jelas.

Manajemen menetapkan aturan dan kebijakan yang mantap dan mengawasi bagaimana keputusan dipatuhi di tingkat yang lebih bawah. Mereka juga menetapkan prosedur dan aturan standar bagi setiap aktivitas.

Birokrasi penting untuk operasi bisnis yang lebih teratur. Organisasi lebih stabil karena setiap orang menjalankan peran sesuai dengan pedoman dan prosedur standar yang ditetapkan, di mana mereka harus mematuhinya secara ketat.

Mengapa birokrasi penting?

Birokrasi sering berkonotasi buruk. Kita mungkin mengidentikkan itu dengan proses yang berbelit-belit dan melibatkan prosedur yang tidak perlu.

Tapi, terlepas dari persepsi buruk tersebut, itu diperlukan untuk mengatur organisasi yang besar. Perusahaan besar membutuhkan birokrasi untuk mengatur organisasi. Operasi yang kompleks dengan beragam tugas dan pekerjaan membutuhkan keteraturan melalui menetapkan aturan, menstandarisasi proses dan prosedur, dan mengawasi ketat.

Alasan lain mengapa birokrasi penting adalah memastikan efektivitas. Masing-masing orang berspesialisasi pada pekerjaan spesifik. Mereka fokus mengerjakan tugas yang ditetapkan, meminimalkan lebih sedikit penyimpangan. Akhirnya, organisasi beroperasi dengan efektif.

Selain itu, otoritas dan tanggung jawab dijabarkan secara jelas. Sehingga, keputusan bisa lebih terkoordinir dan dengan arah yang jelas. Akhirnya, itu menciptakan keseragaman dan kontrol dalam organisasi. Dan perusahaan bisa menjalankan kegiatannya secara lancar tanpa banyak disrupsi.

Bagaimana cara kerja birokrasi? Apa saja karakteristiknya?

Birokrasi adalah umum di perusahaan dengan operasi yang kompleks, yang mana membutuhkan keteraturan. Ada banyak pekerjaan di dalam perusahaan. Dan, karyawan melakukannya secara rutin.

Agar proses berjalan dengan lancar, perusahaan menekankan pada aturan dan prosedur. Itu mengatur rutinitas secara terperinci. Selain itu, perusahaan juga menetapkan panduan untuk melakukan aktivitas di dalam perusahaan.

Perusahaan memiliki banyak regulasi, aturan, dan cara yang ditetapkan untuk melakukan pekerjaan atau mengambil keputusan. Mereka membagi peran secara jelas dalam bentuk sistem hierarkis.

Spesialisasi tugas

Perusahaan birokratis mengandalkan pembagian kerja. Mereka memecah operasi yang kompleks menjadi unit-unit yang lebih kecil dan spesifik. Kemudian, mereka mengalokasikan karyawan ke masing-masing dan menjalankan tugas yang spesifik dan rutin.

Pembagian kerja tersebut penting untuk proses, kinerja dan output yang terstandarisasi. Perusahaan tahu apa yang seharusnya dihasilkan oleh setiap karyawan. Di sisi lain, karyawan memahami apa yang harus mereka kerjakan dan apa yang diharapkan perusahaan untuk mereka lakukan.

Struktur hirarkis

Perusahaan birokratis mengatur organisasi menjadi beberapa hirarki dengan beberapa lapisan. Selain itu, perusahaan mengatur bagaimana komando dan komunikasi mengalir di dalam organisasi. Itu berjenjang, di mana masing-masing posisi memiliki otoritas yang berbeda. Level yang lebih tinggi memiliki kekuatan yang lebih tinggi.

Pengambilan keputusan harus mengikuti rantai komando. Dan, otoritas tertinggi berada pada manajemen atas, seringkali meninggalkan sedikit – tanpa – delegasi kepada level yang lebih rendah. Selain itu, perusahaan sangat tergantung pada sistem, termasuk aturan dan kebijakan, untuk mengawasi dan mengontrol setiap kegiatan.

Teratur dalam kompleksitas

Perusahaan menggunakan sistem formal untuk mengatur organisasi. Mereka mengandalkan aturan dan kebijakan untuk setiap aktivitas. Mereka juga menggunakan prosedur hirarkis untuk menggantikan keputusan otonom. Sebagai akibatnya, mereka tidak mentoleransi penyimpangan.

Kita mungkin melihat perusahaan birokratis cenderung kaku dan tidak fleksibel. Tapi, apa yang mereka terapkan adalah penting untuk menjaga ketertiban dan keteraturan di dalam operasi mereka.

Sebaliknya, ketika mereka menerapkan lebih banyak keterbukaan, itu bisa membawa bencana. Operasi yang kompleks menjadi kacau dan tidak teratur.

Kebenaran prosedural

Perusahaan birokratis mengandalkan kebenaran prosedural. Mereka menetapkan proses, prosedur, dan sistem yang jelas untuk berbagai aktivitas di dalam organisasi. Bagaimana karyawan melaksanakan tugas dan mengambil keputusan, semua itu harus mengikuti proses dan prosedur yang berlaku.

Misalnya, perusahaan menetapkan siapa saja yang memiliki otoritas untuk mengambil keputusan. Sehingga, ketika masalah muncul, itu harus dilaporkan kepada mereka yang berwenang, yang mana mungkin membutuhkan waktu yang lebih lama karena melibatkan lebih banyak lapisan. Akhirnya, perusahaan mungkin mentoleransi keputusan yang lebih lambat asalkan itu memenuhi prosedur dan aturan yang ditetapkan.

Standarisasi kompetensi

Perusahaan menetapkan deskripsi pekerjaan untuk masing-masing posisi dan mengatur kompetensi apa saja yang diperlukan. Dan, pelatihan dan pengembangan diarahkan berdasarkan itu.

Itu semua mengarah pada spesialisasi. Bagi karyawan, itu memberi mereka fokus untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan mereka. Mereka mengikuti program pelatihan yang diizinkan perusahaan.

Selain itu, hirarki level yang terdefinisi dengan jelas mendorong mereka untuk berorientasi karir. Mereka memahami posisi apa yang dapat mereka capai dengan pekerjaan dan karir saat ini. Akhirnya, mereka berusaha untuk bekerja sebaik mungkin sesuai dengan bidang dan keahlian mereka untuk mendapatkan promosi.

Bagaimana perusahaan mengisi masing-masing posisi biasanya bersifat formal. Itu mungkin lebih mengandalkan faktor seperti pengalaman dan tahun kerja alih-alih kompetensi mereka.

Impersonal

Hubungan di dalam perusahaan bersifat formal. Respek yang lebih tinggi kepada mereka dengan posisi yang lebih tinggi adalah umum. Selain itu, keputusan yang dibuat harus rasional dan bebas – atau setidaknya meminimalkan – faktor emosional.

Misalnya, manajer menunjuk seorang karyawan untuk mengisi posisi yang lebih tinggi. Keputusan tersebut didasarkan pada kinerja mereka bukan atas dasar perasaan atau preferensi mereka.

Itu adalah kondisi ideal untuk birokrasi yang efektif. Namun, karena manajer adalah manusia normal, faktor emosi mungkin mengambil peran besar. Akhirnya, siapa yang mengisi posisi tersebut ditentukan oleh siapa yang paling dekat dan menyenangkan bagi manajer. Dan jika terjadi, itu bisa menjadi masalah.

Apa keuntungan birokrasi?

Efektivitas adalah keuntungan utama birokrasi. Organisasi yang kompleks membutuhkan standarisasi dan pendefinisian secara jelas untuk berbagai aspek. Dan, untuk mengelola operasi, perusahaan mengandalkan aturan dan prosedur yang diberlakukan secara ketat. Mereka mengatur bagaimana keputusan harus diambil dan siapa yang paling berwenang. Selain itu, mereka membutuhkan sistem untuk mengawasi dan mengontrol operasi secara ketat.

Keuntungan lain dari birokrasi adalah:

Keteraturan. Struktur birokrasi penting untuk mengelola organisasi yang besar. Itu memungkinkan perusahaan untuk mengkoordinasikan dan mengontrol aktivitas skala besar secara sistematis. Sehingga, setiap orang bergerak menuju arah yang sama menuju tujuan perusahaan dengan meminimalkan penyimpangan.

Disiplin tinggi. Perusahaan harus secara ketat menaati peraturan dan menjalankan aktivitas mereka sesuai prosedur. Dengan kata lain, mereka harus disiplin tinggi dalam peran mereka.

Tidak pilih kasih. Perusahaan birokrasi mendefinisikan pekerjaan dan kompetensi yang dibutuhkan secara jelas. Begitu juga, standarisasi juga berlaku pada aspek lainnya. Misalnya, layanan apa yang diberikan dan bagaimana mengantarkannya ke pelanggan, itu semua diatur secara ketat. Pada akhirnya, aturan dan kebijakan di dalam perusahaan memastikan perlakuan yang sama dan adil – sesuai dengan standar – kepada semua pihak.

Lebih banyak akuntabilitas. Masing-masing karyawan dimintai pertanggungjawaban atas peran mereka. Perusahaan mengevaluasi bagaimana mereka menjalankan peran mereka, dibandingkan dengan standar yang ditetapkan. Ketika mereka melakukan kesalahan, mereka harus bersedia bertanggung jawab. Dan, biasanya, perusahaan akan mengandalkan penghargaan dan hukuman untuk alasan ini.

Pengambilan keputusan yang terkoordinasi. Garis komando yang didefinisikan dengan jelas meminimalkan kebingungan dalam pengambilan keputusan. Perusahaan telah menetapkan siapa yang berwenang dan memiliki kekuatan untuk mengambil keputusan.

Kendali lebih besar. Disiplin yang lebih tinggi dengan aturan yang ketat meminimalkan penyimpangan. Sehingga, manajemen atas bisa mempertahankan kendali atas organisasi. Kadangkala, mereka mungkin menyesuaikan dan mengenalkan seperangkat aturan baru agar organisasi bisa beradaptasi dengan perubahan dari waktu ke waktu.

Apa kerugian birokrasi?

Kreativitas yang rendah dan adaptasi yang tertinggal adalah kerugian dari birokrasi. Karyawan kemungkinan sulit untuk mengaktualisasikan inisiatif pribadi. Itu karena perusahaan tidak memberi mereka kesempatan untuk melakukannya.

Selain itu, mereka juga tidak memiliki otonomi untuk mengatur pekerjaan mereka. Sebaliknya, semua diatur oleh perusahaan.

Akhirnya, karyawan hanya melihat prosedur dan aturan untuk menjalankan aktivitas mereka. Mereka lebih cenderung berpikir di dalam kotak, mengurangi kemungkinan untuk mengidentifikasi cara atau ide baru untuk perbaikan. Akhirnya, itu buruk bagi inovasi di dalam perusahaan.

Karena inovasi dan kreativitas rendah, perusahaan lebih sulit untuk lebih beradaptasi dengan perubahan di lingkungan bisnis.

Selanjutnya, ketika ada inisiatif baru dari manajemen atas, perubahan akan memakan waktu yang lama. Manajemen atas harus mengembangkan prosedur dan aturan yang terkait sebelum mengimplementasikannya di tingkat bawah. Itu diperburuk dengan pengambilan dan implementasi keputusan yang lambat.

Karena alasan tersebut, struktur birokrasi biasanya lebih cocok untuk perusahaan matang dan beroperasi di lingkungan bisnis yang stabil. Sebaliknya, ketika lingkungan adalah dinamis, seperti di industri teknologi, sulit bagi mereka untuk kompetitif.

Kerugian lain dari birokrasi adalah:

Komunikasi satu arah. Birokrasi mempromosikan komunikasi dan komando satu arah. Sehingga, mereka yang berada di posisi lebih bawah sulit untuk mengemukakan gagasan dan perspektif mereka.

Hubungan interpersonal yang kaku. Aturan yang ketat mungkin membatasi rasa sosial karyawan. Dan, hubungan mereka dengan rekan kerja lainnya cenderung formal.

Keputusan yang lambat. Keputusan terkonsentrasi pada manajemen tingkat atas. Sehingga, misalnya, ketika masalah muncul di level bawah, keputusan dan solusi tidak segera datang. Komunikasi harus melalui beberapa lapisan. Dan setelah keputusan diambil, itu harus melalui aliran yang sama.

Akibatnya, keputusan tidak segera dieksekusi. Dan masalah mungkin menjadi semakin akut.

Keputusan yang terprogram. Pengambilan keputusan didasarkan pada aturan dan prosedur tertentu. Itu sering mengarah pada keputusan terprogram tanpa mengidentifikasi solusi-solusi baru.

Kepuasan kerja rendah. Lingkungan kerja yang kaku dan fleksibilitas yang rendah dalam pekerjaan membuat karyawan bosan dan tidak bersemangat. Mereka diatur dan diawasi secara ketat tanpa bisa memiliki pengaruh yang lebih besar pada area kerja mereka. Dalam, kasus lain, atasan mungkin memperlakukan mereka sesuka hati dan memberi lebih banyak tugas dengan alasan otoritas.

Lebih banyak dokumen. Perusahaan mungkin memerlukan lebih banyak dokumen setiap aktivitas, bahkan untuk pekerjaan sederhana. Manajemen atas membutuhkannya untuk evaluasi, pengawasan dan kontrol.

Nepotisme. Manajer atas lebih mungkin untuk memanfaatkan otoritasnya untuk kepentingan pribadi. Katakanlah, mereka berhasrat untuk mempertahankan kontrol atau menempati posisi strategis dengan cepat. Akhirnya, mereka kemungkinan menempatkan orang-orang kepercayaan mereka di posisi strategis alih-alih berdasarkan kinerja dan kriteria yang ditetapkan. Dengan melakukan itu, mereka berharap bisa mencapai tujuan mereka.