Rentang Kendali: Pentingnya, Jenis, Kelebihan, Kekurangan

Apa itu: Rentang kendali (span of control) menunjukkan berapa banyak bawahan yang menjadi tanggung jawab seorang atasan. Ketika manajer atau atasan memiliki banyak bawahan, kita menyebutnya rentang kendali luas. Sebaliknya, jika memiliki lebih sedikit bawahan, itu kita sebut rentang kendali sempit.

Seberapa luas rentang kendali dipengaruhi oleh struktur organisasi. Misalnya, struktur organisasi yang tinggi (tall organizational structure) memiliki rentang kendali lebih sempit daripada struktur organisasi datar (flat organizational structure) karena melibatkan lebih banyak lapisan dalam level hirarki organisasi.

Mengapa rentang kendali penting?

Rentang kendali penting karena mempengaruhi efektifitas perusahaan dalam mengelola perusahaan. Misalnya, itu berdampak pada fleksibilitas dan komunikasi di dalam organisasi. Ketika rentang kendali lebih luas, komunikasi lebih cepat mengalir antar level, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat. Organisasi memiliki lebih sedikit lapisan sehingga pesan membutuhkan waktu lebih sedikit untuk sampai dari level terbawah ke level teratas atau sebaliknya.

Selain itu, rentang kendali juga mempengaruhi beban kerja dan delegasi. Ketika memiliki lebih banyak bawahan untuk dikelola, beban kerja manajer lebih berat.

Sehingga, manajer seharusnya mendelegasikan lebih banyak karena tidak mungkin untuk mengandalkan diri sendiri untuk mengambil semua keputusan. Mereka mengambil bagian pada aspek yang lebih strategis. Sedangkan, bawahan berperan dalam mengambil keputusan yang kurang esensial.

Akhirnya, delegasi bisa mengarah pada kepuasan kerja. Bawahan merasa manajer mempercayai mereka, mendorong mereka berkinerja lebih baik. Itu juga bisa mengarah pada umpan balik konstruktif dan kolaborasi yang lebih baik diantara mereka.

Apa saja jenis rentang kendali?

Rentang kendali secara garis besar terbagi ke dalam dua kategori: rentang kendali luas dan rentang kendali sempit. Mana yang paling tepat, tidak ada jawaban pasti. Selain tergantung pada struktur organisasi yang diadopsi, masing-masing kategori juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

Rentang kendali luas

Rentang kendali luas (wide span of control) adalah umum untuk perusahaan dengan struktur organisasi datar (flat organizational structure). Lebih sedikit lapisan yang terlibat antara level teratas hingga level terbawah. Sehingga, rantai komando adalah pendek.

Misalnya, perusahan mungkin memiliki dua level otoritas, yakni hanya direktur dan manajer sebagai kepala divisi. Manager membawahi 6 orang karyawan. Masing-masing karyawan akan bertanggung jawab dan melapor ke manajer, yang mana selanjutnya akan melapor ke direktur.

Karakteristik rentang kendali luas

Lebih banyak tanggung jawab. Satu manajer mengelola banyak bawahan.
Struktur yang pendek. Struktur organisasi melibatkan sedikit lapisan.
Beban kerja yang lebih berat. Manajer harus mengawasi banyak bawahan.
Lebih banyak delegasi. Manajer kemungkinan berusaha untuk mengurangi beban kerja melalui delegasi.
Otoritas yang terdesentralisasi. Manajer mempercayai bawahan untuk mengambil keputusan.
Tingkat otoritas yang lebih sedikit. Pengambilan keputusan melibatkan rantai komando yang pendek, sehingga bisa lebih cepat sampai ke level paling atas.
Umum di perusahan muda. Mereka memiliki sedikit karyawan dan karena itu ukuran organisasi mereka kecil.

Kelebihan rentang kendali luas

Komunikasi dan koordinasi lebih cepat. Informasi dari level terbawah lebih cepat sampai ke level paling atas (atau sebaliknya) karena lebih sedikit lapisan yang terlibat. Itu memungkinkan koordinasi dan pengambilan keputusan yang cepat.

Motivasi lebih tinggi. Manajer mendelegasikan pengambilan keputusan kurang esensial kepada karyawan. Itu bisa mengarah pada kepuasan dan motivasi kerja yang tinggi karena karyawan lebih terlibat dalam pengambilan keputusan tentang pekerjaan mereka.

Fleksibilitas kerja. Manajer mengurangi pengawasan terhadap bawahan mereka melalui delegasi. Mereka menaruh kepercayaan tinggi kepada bawahan dan diharapkan bertindak sesuai dengan ekspektasi mereka.

Biaya yang lebih rendah. Manajer mengawasi lebih banyak orang. Jadi, perusahaan membutuhkan lebih sedikit manajer dan lapisan dalam struktur organisasi.

Kekurangan rentang kendali luas

Penurunan produktivitas. Manajer mengelola banyak bawahan dan tidak semua manajer memiliki kualitas untuk melakukannya. Itu dapat menempatkan beban kerja yang lebih berat, menurunkan produktivitas mereka.

Keputusan buruk. Delegasi memungkinkan karyawan mengambil keputusan. Tapi, mereka mungkin bukan pengambil keputusan yang baik meski ahli dibidangnya. Akhirnya, mereka mengambil keputusan yang salah.

Kehilangan kontrol. Sulit untuk mengontrol semua bawahan. Keputusan buruk oleh karyawan bisa membuat manajer stress. Selain itu, keputusan masing-masing mungkin tidak terkoordinasi dengan baik, cenderung acak dan tidak terarah. Akhirnya, itu membutuhkan lebih banyak campur tangan manajer untuk memandu, menambah beban kerja mereka.

Komunikasi kurang efektif. Pesan komunikasi mungkin lebih cepat sampai tapi kualitasnya mungkin buruk. Itu karena manajer perlu menyampaikannya kepada banyak orang. Dan tidak semua paham, masing-masing mungkin memiliki interpretasi sendiri-sendiri.

Rentang kendali sempit

Di bawah rentang kendali sempit (narrow span of control), manajer memiliki lebih sedikit bawahan untuk diawasi. Itu adalah umum di perusahan dengan struktur tinggi (tall structure) di mana organisasi melibatkan lebih banyak level atau lapisan.

Misalnya, sebuah perusahan memiliki tiga level otoritas: direktur, kepala divisi dan manajer. Kepala divisi membawahi tiga manajer. Sedangkan, manajer bertanggung jawab atas dua bawahan.

Karakteristik rentang kendali sempit

Lebih sedikit tanggung jawab. Satu manajer mengelola sedikit bawahan.
Struktur panjang. Struktur organisasi melibatkan banyak lapisan.
Beban kerja yang lebih sedikit. Manajer harus mengawasi dan mengelola sedikit bawahan, mengarah pada kontrol yang ketat.
Lebih sedikit delegasi. Manajer kemungkinan berusaha mengambil keputusan secara mandiri dan lebih sedikit mendelegasikan ke karyawan.
Otoritas yang tersentralisasi. Keputusan terkonsentrasi pada level yang lebih tinggi, di mana semakin tinggi level, semakin tinggi kekuatan pengambilan keputusan.
Tingkat otoritas yang lebih panjang. Pengambilan keputusan melibatkan rantai komando yang panjang, sehingga bisa lebih lambat sampai ke level paling atas.
Umum di perusahaan mapan. Mereka memiliki banyak karyawan dan karena itu ukuran organisasi mereka besar.

Kelebihan rentang kendali sempit

Lebih banyak kontrol. Manajer bisa mengawasi lebih baik karena membawahi lebih sedikit bawahan. Selain itu, untuk mengurangi pengawasan yang lebih ketat, mereka mungkin menggunakan pendekatan lebih personal, yang mana lebih mungkin dilakukan dengan sedikit bawahan.

Produktivitas lebih baik. Beban kerja manajer lebih sedikit karena mengawasi lebih sedikit bawahan. Selain itu, pengambilan keputusan terdistribusi pada lebih banyak lapisan. Itu seharusnya mengarah pada kinerja dan produktivitas yang lebih tinggi.

Keputusan lebih baik. Manajer mengambil peran lebih dominan untuk mengambil keputusan daripada karyawan. Sehingga, mereka bisa menghasilkan keputusan yang lebih baik dan terkoordinasi daripada ketika mereka mendelegasikannya ke karyawan.

Komunikasi lebih efektif. Lebih sedikit bawahan memungkinkan komunikasi dan umpan balik yang lebih berkualitas. Manajer bisa lebih efektif menyampaikan pesan ke atau mengakomodasi aspirasi mereka.

Kekurangan dari rentang kendali sempit

Menurunkan moral. Jika manajer mengawasi terlalu ketat, itu bisa menurunkan moral karyawan. Pendekatan personal mungkin efektif dalam beberapa kasus untuk mencegah itu. Tapi, tidak semua manajer memiliki kualitas untuk melakukannya.

Biaya lebih besar. Perusahaan membutuhkan lebih banyak manajer untuk mengawasi sedikit karyawan. Sehingga, itu mengkonsumsi biaya yang lebih besar.

Komunikasi dan koordinasi lebih lambat. Kualitas komunikasi mungkin baik di bawah rentang kendali sempit. Tapi, itu bisa membutuhkan lebih banyak waktu untuk sampai dari level terbawah hingga teratas karena harus melalui banyak lapisan. Sebagai hasilnya, pengambilan keputusan di level teratas cenderung lambat.