Cerdasco

Pengetahuan Lebih Baik. Wawasan Anda Lebih Tajam

Analisis Pekerjaan: Pentingnya, Metode, dan Langkahnya

You are here: Home / Bisnis / Sumber daya manusia / Analisis Pekerjaan: Pentingnya, Metode, dan Langkahnya

Apa itu: Analisis pekerjaan (job analysis) mengacu pada pemeriksaan rinci elemen atau struktur pekerjaan di perusahaan Anda. Penting untuk memberikan wawasan tentang deskripsi pekerjaan dan spesifikasi di setiap posisi, yang berguna dalam perencanaan sumber daya manusia, termasuk dalam rekrutmen.

Analisis mengkaji aktivitas apa yang ada di perusahaan Anda? Seberapa strategis mereka untuk perusahaan Anda? Apa tanggung jawab masing-masing? Kualifikasi apa yang dibutuhkan? Output dan kinerja apa yang Anda harapkan?

Mengapa analisis pekerjaan penting?

Beberapa alasan menjelaskan mengapa analisis pekerjaan itu penting. Pertama, keluaran menjadi masukan untuk pembuatan perencanaan sumber daya manusia, antara lain untuk:

  • Merekrut dan menyeleksi karyawan
  • Merencanakan kompensasi seperti gaji dan tunjangan
  • Membuat standar penilaian kinerja
  • Merancang program pelatihan dan pengembangan karir
  • Menyiapkan program promosi dan suksesi
  • Menata ulang proses bisnis

Itu semua membutuhkan deskripsi rinci tentang semua pekerjaan dan posisi di perusahaan Anda. Itu termasuk jabatan, peran, tanggung jawab, wewenang, keterampilan yang dibutuhkan, dan gaji. Jadi, dengan memahami pekerjaan di perusahaan, Anda dapat mengembangkan sumber daya manusia yang lebih berkualitas disertai dengan kebijakan dan program yang tepat.

Ambil kasus dalam perekrutan. Dengan deskripsi yang akurat dan terperinci, Anda menyusun persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar, seperti pendidikan, keterampilan, pengetahuan, dan kualitas pribadi yang diperlukan. Jadi, Anda bisa mengisi posisi yang kosong dengan kandidat yang berkualitas.

Kedua, Anda dapat menggunakan hasil analisis untuk mengevaluasi seberapa relevan setiap pekerjaan dengan tujuan dan strategi perusahaan Anda. Jadi, Anda bisa memperbaiki proses kerja untuk mensinergikannya agar lebih efektif.

Ketiga, Anda dapat memetakan bagaimana setiap posisi dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Misalnya, Anda mungkin lebih memperhatikan beberapa posisi strategis dan berinvestasi lebih banyak dalam mengembangkan kualitas dan keterampilan pemegang posisi. Di sisi lain, Anda mungkin perlu menghilangkan beberapa posisi non-vital untuk mendukung proses bisnis yang lebih efisien.

Keempat, lingkungan kerja yang kondusif dengan konflik minimal memerlukan evaluasi terhadap hasil analisis. Konflik dalam pekerjaan sering muncul karena tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab. Jadi, untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat memetakan dan menentukan wewenang dan tanggung jawab di setiap posisi. Hal ini bertujuan untuk menghindari area abu-abu atau peran ganda. Dan, untuk melakukannya, Anda memerlukan analisis pekerjaan.

Apa yang dianalisis?

Analisis pekerjaan mengkaji aspek-aspek seperti deskripsi dan spesifikasi. Deskripsi pekerjaan berisi tugas, peran, tanggung jawab, kondisi kerja, peralatan yang dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi lain.

Sementara itu, spesifikasi pekerjaan menguraikan kualifikasi dan kualitas yang dibutuhkan untuk memegang suatu posisi. Ini mencakup pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, termasuk pelatihan yang relevan.

Pengalaman dan karakter individu yang dibutuhkan adalah aspek lain. Misalnya, posisi dalam pemasaran membutuhkan ekstrovert daripada introvert karena mereka cenderung lebih mahir berkomunikasi dengan klien atau pelanggan.

Selain keduanya, Anda dapat mengevaluasi jabatan dan membandingkannya dengan kebutuhan Anda. Ini menjawab pertanyaan seperti seberapa strategis pekerjaan bagi perusahaan Anda? Seberapa relevan dengan tujuan dan sasaran perusahaan Anda? Seberapa sulit untuk melakukannya? Apakah itu membutuhkan lebih banyak fisik atau mental? Seberapa berisiko pekerjaan tersebut, dan seberapa besar dampaknya?

Apa saja metode pengumpulan data dan informasi?

Ada beberapa cara untuk mendapatkan data dan informasi. Metode yang umum dilakukan adalah melalui observasi langsung, angket, atau wawancara. Anda dapat menggabungkan metode ini.

Di bawah pengamatan langsung, Anda memantau bagaimana karyawan melakukan tugas sehari-hari, aktivitas apa yang terlibat, dan bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka. Metode ini umum untuk pekerjaan produksi, di mana pengamatan tidak mengganggu aktivitas sehari-hari karyawan.

Sementara itu, kuesioner dapat memberikan lebih banyak informasi, termasuk masukan dari karyawan Anda. Anda dapat meminta karyawan atau manajer Anda untuk mengisinya.

Kuesioner juga relatif lebih fleksibel di mana seberapa detail pertanyaannya; Semua tergantung pada Anda. Kuesioner terperinci dapat memakan banyak waktu untuk diisi. Sebaliknya, jika kurang detail, Anda akan mendapatkan informasi yang lebih sedikit.

Di bawah metode wawancara, Anda mengajukan beberapa pertanyaan yang telah ditentukan sebelumnya. Ibarat kuisioner, Anda bisa menggali lebih banyak informasi, misalnya tentang masalah yang sering dihadapi karyawan Anda dalam menjalankan pekerjaannya. Selain itu, Anda dapat menanyakan harapan mereka tentang kebijakan dan program perusahaan.

Apa saja langkah-langkah dalam analisis pekerjaan?

Langkah-langkah dalam menganalisis suatu jabatan atau pekerjaan di suatu perusahaan bisa bermacam-macam. Dan mari kita lihat langkah-langkah umumnya.

Mengumpulkan data informasi

Informasi dapat berasal dari penyebaran kuesioner atau melakukan wawancara dengan karyawan. Anda meminta mereka untuk menjelaskan tugas spesifik yang dilakukan, termasuk tanggung jawab mereka. Sumber lain adalah manual atau dokumen tertulis yang ada, yang dapat Anda bandingkan dengan hasil wawancara/kuesioner.

Mengevaluasi kebutuhan SDM perusahaan

Anda memeriksa posisi yang ada dan membandingkannya dengan kebutuhan Anda pada tahap ini. Misalnya, apakah posisi tersebut cocok untuk mengakomodasi dan mendukung tujuan dan target perusahaan Anda? Di sini, Anda tidak hanya memeriksa jabatan tetapi juga aspek-aspek seperti kompetensi.

Apakah ada posisi yang tidak relevan? Apakah perlu menambah posisi baru? Kompetensi apa yang ingin Anda kembangkan? Sekali lagi, ini mengharuskan Anda untuk berpikir ke depan. Dan dalam hal ini, benchmarking bisa menjadi alat yang membantu.

Menyesuaikan pekerjaan

Pada tahap ini, Anda memetakan semua posisi, menyesuaikan dengan target dan tujuan yang ingin dicapai. Ini mungkin mengharuskan Anda untuk, misalnya:

  • Ubah tugas dan tanggung jawab untuk beberapa posisi karena tumpang tindih
  • Pindahkan posisi tertentu ke departemen lain
  • Hilangkan posisi tertentu karena tidak relevan
  • Tambahkan posisi baru untuk mendukung kebutuhan Anda

Membuat deskripsi dan menspesifikasi pekerjaan

Setelah Anda menyesuaikan posisi dengan kebutuhan Anda, saatnya Anda membuat deskripsi dan spesifikasi terperinci untuk semua posisi, baik posisi lama maupun baru – jika ada. Pertama, Anda menentukan peran, tugas, dan tanggung jawab setiap posisi. Kemudian, Anda mengidentifikasi kompetensi dan kualitas individu yang dibutuhkan di setiap posisi.

Selanjutnya, Anda juga memetakan kepentingan dan beban kerja relatif dari setiap posisi. Terakhir, Anda memetakan bagaimana posisi saling terkait dan bagaimana mereka dapat saling bersinergi.

Bacaan selanjutnya