Istilah Kunci Untuk Memahami Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan konsep penting dalam manajemen bisnis. Itu mempengaruhi bagaimana sebuah perusahaan beroperasi dan mencapai tujuannya. Selain itu, itu mempengaruhi fleksibilitas perusahaan dalam beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis.

Struktur organisasi menjadi kerangka untuk wewenang, komunikasi, dan peran dalam perusahaan, dan bagaimana mereka diatur untuk memfasilitasi pengambilan keputusan dan koordinasi yang efektif.

Ada beberapa istilah kunci untuk kita pahami untuk memahami struktur organisasi. Misalnya adalah level hirarki. Itu merupakan kekuasaan dan wewenang disusun secara vertikal dalam suatu perusahaan. Ini biasanya diwakili oleh bagan organisasi, yang mana menampilkan level manajemen dan tanggung jawab masing-masing.

Istilah lainnya termasuk:

• Otoritas
• Delegasi
• Rentang kendali
• Rantai komando
• Birokrasi
• Sentralisasi vs. desentralisasi
• Departementalisasi
• Delayering
• Downsizing

Memahami istilah-istilah kunci ini dapat membantu kita untuk menavigasi kompleksitas struktur organisasi dan bagaimana itu berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Otoritas 

Otoritas atau wewenang (authority) mengacu pada kekuasan yang sah, diberikan oleh aturan dan diakui oleh pihak lain. Itu menjadi dasar seseorang boleh untuk mempengaruhi orang atau situasi dan diikuti oleh orang lain.

Ada beberapa jenis otoritas di dalam sebuah perusahaan, termasuk:

• Otoritas lini (line authority)
• Otoritas staf (staff authority)
• Otoritas fungsional (functional authority)

Otoritas lini adalah otoritas langsung karena melibatkan hak untuk memberi perintah dan melaksanakan keputusan. Misalnya, manajer memiliki wewenang dan tanggung jawab langsung atas karyawan pada tingkat yang berada tepat di bawah mereka. Selain itu, mereka juga menjalankan perintah dan melapor ke manajer satu tingkat di atas mereka.

Otoritas staf tidak memberikan hak untuk memerintah. Melainkan, itu adalah wewenang untuk memberikan nasehat atau dukungan. Otoritas ini biasanya melekat pada para spesialis untuk memberi saran, rekomendasi atau konsultasi. Namun demikian, mereka tidak memiliki wewenang atau tanggung jawab apa pun untuk siapa pun di departemen yang mereka beri nasihat.

Otoritas fungsional adalah kekuasaan yang sah untuk memberikan perintah di departemen selain milik mereka. Ini biasanya berasal dari penunjukan oleh manajemen puncak.

Misalnya, manajer produksi ditunjuk sebagai kepala untuk sebuah proyek. Dia berhak untuk menempatkan siapa saja menjadi anggota tim – seperti memanggil orang di departemen keuangan – dan memberikan perintah kepada mereka. 

Setelah proyek selesai, dia akan kembali ke pekerjaan aslinya, yaitu mengurus produksi. Dia tidak memiliki lagi otoritas terhadap anggota proyek dari departemen lain.

Delegasi

Delegasi adalah sejauh mana atasan melewati hierarki ke bawahan dan memberi bawahan kendali, wewenang dan tanggung jawab untuk membuat keputusan tertentu atau melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. 

Delegasi menjadi cara untuk memberdayakan bawahan, misalnya mendorong mereka terbiasa dengan pengambilan keputusan. Meskipun demikian, atasan tetap bertanggung jawab atas hasil pekerjaan yang didelegasikan.

Pendelegasian efektif jika:

• Manajer mempercayai bawahan untuk melaksanakan tugas tanpa campur tangan terus-menerus.
• Bawahan memiliki keterampilan dan pengalaman yang cukup.
• Tujuan didefinisikan dan dipahami, mendorong kesepahaman bersama.
• Bawahan diberi wewenang dan tanggung jawab yang cukup
• Ada prosedur dan dipahami dengan jelas.
• Adanya jadwal dan tenggat waktu untuk penyelesaian tugas dan dinyatakan yang jelas.

Keuntungan pendelegasian

• Mendorong bawahan untuk terus belajar, terbiasa dengan pengambilan keputusan, dan melatih staf untuk posisi yang lebih senior
• Meningkatkan partisipasi dan keterlibatan di dalam organisasi
• Memotivasi karyawan dengan memberdayakan mereka
• Membantu staf untuk memenuhi kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri
• Menghemat waktu bagi manajer karena tidak menangani semua semua keputusan 
• Memberikan manajer lebih banyak waktu untuk fokus pada isu-isu penting
• Memungkinkan manajer untuk melihat karyawan potensial untuk dipromosikan 

Kekurangan pendelegasian

• Kebingungan dan keputusan yang buruk karena bawahan tidak cakap
• Kegagalan untuk memenuhi ekspektasi manajer dan menodai nama baik manajer
• Potensi untuk kehilangan kendali atas bawahan 
• Ketidakamanan manajer ketika bawahan berkinerja lebih baik daripada dia
• Mendemotivasi karyawan karena manajer mendelegasikan tugas-tugas membosankan 
• Kecemburuan dan ketegangan di antara staf karena tidak diberi wewenang serupa

Delegasi datang dengan akuntabilitas. Manajer memberi bawahan wewenang untuk mengambil keputusan. Dan bawahan harus menjalankan peran dan tugas secara bertanggung jawab atas tindakan mereka dan harus sesuai dengan yang seharusnya. Mereka juga harus bisa menjelaskan setiap keputusan kepada manajer.

Level hierarki 

Level hierarki (levels of hierarchy) merujuk pada lapisan untuk posisi di dalam perusahaan , di mana masing-masing memiliki tanggung jawab dan otoritas yang melekat. Itu diatur berdasarkan pangkat, ada senior dan junior. Misalnya, dalam hirarki tiga level, struktur organisasi dibagi menjadi tiga kelompok: tingkat atas, menengah, dan bawah.

Level hierarki memberikan jalur untuk pendelegasian, komunikasi, dan tanggung jawab yang jelas. Semakin tinggi level hirarki, semakin kaku dan lambat organisasi dalam merespon perubahan.

Level yang berbeda memiliki status dan wewenang berbeda. Level yang lebih tinggi memiliki status dan wewenang yang lebih tinggi dan sebaliknya. Sementara itu, Setiap orang dalam tingkat hirarki yang sama memiliki status dan wewenang yang setara.

Rentang kendali

Rentang kendali (span of control) menunjukkan berapa banyak orang yang secara langsung bertanggung jawab kepada, dan melapor kepada, seorang manajer. Dengan kata lain, itu menunjukkan jumlah orang yang menjadi bawahan seorang manajer.

Rentang kendali mempengaruhi apakah struktur organisasi adalah datar atau tinggi. Pengadopsiannya biasanya mempertimbangkan:

• Gaya manajemen
• Pengalaman dan kompetensi manajer
• Sifat pekerjaan dan tugas
• Efektivitas komunikasi
• Tingkat pendelegasian yang dilakukan

Rentang kendali bisa sempit dan luas

1. Rentang kendali sempit (narrow spans of control) ada di struktur organisasi yang tinggi (tall organizational structure) di mana mereka memiliki banyak tingkat hierarki.
2. Rentang kendali luas (wide span of control) adalah umum untuk perusahaan dengan struktur organisasi datar (flat organizational structure) dengan sedikit tingkat hierarki.

Keduanya berbeda dalam beberapa hal. Rentang kendali yang sempit memiliki sedikit kesempatan untuk pendelegasian dan pemberdayaan karyawan. Mereka yang berada di puncak dapat mengontrol karyawan dengan ketat karena sedikit bawahan yang harus mereka awasi.

Struktur organisasi biasanya memunculkan jarak antara mereka yang berada di atas dan di bawah organisasi. Meskipun demikian, karena sedikit orang yang harus diawasi, komunikasi yang lebih besar didorong.

Rantai komando

Rantai komando (chain of command) menggambarkan cara wewenang dan tanggung jawab diatur di dalam organisasi. Itu adalah jalur vertikal untuk otoritas formal, harus diikuti ketika membuat keputusan, dan melalui mana perintah diturunkan di dalam hirarki. 

Di satu sisi, rantai menunjukkan kepada siapa manajer berhak memberi perintah dan memiliki wewenang terhadap mereka. Di sisi lain, itu menunjukkan kepada siapa karyawan bertanggung jawab dan melapor.

Instruksi diteruskan dari manajer puncak manajer di bawahnya. Jalurnya mungkin melibatkan manajer puncak ke manajer menengah, ke manajer bawah dan kemudian ke karyawan. Beberapa informasi mungkin diteruskan dari bawah ke atas melalui jalur tersebut. Sehingga, semakin panjang rantai komando, semakin lama komunikasi dan karena itu proses untuk mengambil keputusan dan menjalankan instruksi atau keputusan.

Seberapa jelas rantai komando dijelaskan tergantung pada struktur organisasi yang diadopsi. Itu terlihat lebih jelas di struktur tinggi dan datar. Sebaliknya, struktur matriks memiliki struktur yang lebih fleksibel dan karena itu, rantai komandonya lebih sulit dilihat.

Birokrasi

Birokrasi (bureaucracy) menunjukkan kepentingan relatif dari aturan dan prosedur di dalam organisasi, yang mana mengatur rutinitas terperinci untuk melakukan aktivitas. Organisasi adalah birokratis ketika mereka memiliki banyak regulasi, aturan, dan cara yang ditetapkan untuk melakukan sesuatu. Perusahaan membagi peran secara jelas melalui sistem hierarkis. Dan inisiatif atau pendelegasian pribadi kurang berkembang.

Organisasi birokratis memiliki karakteristik berikut:

• Sistem dibangun melalui aturan dan prosedur formal
• Keputusan harus memiliki catatan tertulis
• Hierarki dan tingkat otoritas didefinisikan jelas
• Otoritas berpusat pada pada posisi yang lebih tinggi dalam hierarki
• Operasi memiliki spesialisasi tingkat tinggi

Birokrasi penting untuk standarisasi proses dan memastikan efisiensi. Itu mengubah karyawan menjadi spesialis daripada generalis, membuat mereka lebih produktif. Selain itu, otoritas dan tanggung jawab dijabarkan secara jelas.

Tapi, birokrasi seringkali menghambat kreativitas dan mengurangi kepuasan kerja. Itu juga membuat pengambilan keputusan lambat karena harus melalui hirarki yang panjang. Terakhir, itu dianggap bertanggung jawab atas tingginya turnover.

Sentralisasi dan desentralisasi

Sentralisasi dan desentralisasi terkait dengan sejauh mana wewenang dan pengambilan keputusan diserahkan diantara berbagai tingkat hirarki. Faktor yang dipertimbangkan apakah memilih sentralisasi atau desentralisasi biasanya adalah:

• Ukuran organisasi
• Skala kepentingan keputusan
• Budaya perusahaan
• Filosofi manajemen

Sentralisasi

Di bawah sentralisasi, semua keputusan utama dalam bisnis dibuat oleh minoritas, biasanya oleh manajemen senior atau dewan eksekutif. Dengan kata lain, otoritas dan tanggung jawab untuk pengambilan keputusan terletak pada orang-orang yang berada di puncak hierarki. Sehingga, struktur ini memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat, terkontrol dan konsisten karena kurang melibatkan input dari bawahan.

Struktur organisasi tersentralisasi memiliki karakteristik berikut:

• Kekuasaan berada di tangan manajer senior
• Manajemen senior memiliki kendali lebih besar atas proses pengambilan keputusan
• Manajer senior memiliki akses ke lebih banyak informasi 

Karena manajer senior mengambil sebagian besar keputusan, merkea harus cakap. Keputusan mereka sangat mempengaruhi organisasi. Sehingga, keputusan buruk bisa berbahaya bagi organisasi.

Keuntungan sentralisasi:

• Kontrol bisnis yang lebih besar terhadap karyawan dan sumber daya
• Keputusan yang konsisten di semua departemen atau divisi
• Komunikasi yang lebih mudah karena keterlibatan karyawan yang terbatas
• Karyawan bekerja menuju tujuan bersama sementara manajer senior fokus pada pengambilan keputusan

Kelemahan sentralisasi

• Organisasi kurang fleksibel dan cenderung kaku
• Delegasi dan keterlibatan yang rendah oleh karyawan
• Tidak ada ide baru yang ke dalam sistem manajemen
• Keterlambatan dalam pengambilan keputusan
• Stress karena manajer senior harus mengambil banyak keputusan

Desentralisasi

Di bawah terdesentralisasi, manajer atas berbagi tanggung jawab dan otoritas pengambilan keputusan. Manajer senior membuat keputusan strategis inti, lainnya diserahkan kepada manajer yang lebih rendah. 

Sehingga, manajer senior tidak lagi mengendalikan semua keputusan. Melainkan, mereka lebih banyak mendelegasikan dan memberikan wewenang kepada manajer yang lebih rendah.

Keuntungan desentralisasi

• Meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan 
• Partisipasi karyawan yang lebih besar, dan mendorong mereka lebih bersemangat
• Keputusan yang lebih responsif, sesuai dengan konteks di mana mereka diambil
• Mendorong lebih banyak pemberdayaan ke posisi yang lebih rendah, mengarah pada motivasi yang lebih tinggi 
• Kepuasan kerja lebih tinggi karena pendelegasian dan kepercayaan lebih tinggi kepada manajer yang lebih rendah
• Menawarkan pengembangan pribadi yang lebih besar bagi semua karyawan
• Lebih fleksibel dalam beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis

Kelemahan desentralisasi

• Keputusan yang buruk karena manajer lebih rendah tidak kompeten
• Inkonsisten dalam pengambilan keputusan antara manajer atas dan manajer yang lebih rendah
• Membutuhkan komunikasi yang lebih intens untuk mengatasi inkonsisten keputusan
• Ego dan pandangan sempit di mana manajer lebih rendah mementingkan departemen atau divisi daripada organisasi
• Manajer senior kehilangan kendali atas organisasi

Departementalisasi

Departementalisasi mengacu pada cara bagaimana fungsi dan individu dikelompokkan ke dalam departemen atau divisi. Masing-masing departemen mengelola fungsi bisnis berbeda seperti pemasaran, produksi, sumber daya manusia dan keuangan. Begitu juga, orang-orang didalamnya juga disesuaikan memiliki tugas, pekerjaan dan keterampilan berbeda.

Departementalisasi memungkinkan spesialisasi. Orang-orang fokus pada area spesifik, membuat mereka lebih produktif daripada ketika mereka menangani semua fungsi sekaligus. Itu menjadi dibutuhkan ketika bisnis tumbuh dan operasi menjadi lebih kompleks.

Selain berdasarkan fungsi bisnis, departementalisasi bisa berdasarkan:

• Geografis
• Produk
• Jenis pelanggan

Delayering

Delayering berarti menghapus lapisan dalam hierarki bisnis/ lapisan manajemen. Itu bertujuan untuk mencapai struktur yang lebih datar dan membuat bisnis kurang birokratis, memungkinkan lebih banyak fleksibilitas.

Delayering mengurangi biaya karena tidak banyak manajer yang perlu dipekerjakan. Selain itu, itu mempersingkat jalur untuk berkomunikasi dan lapisan dengan mana keputusan diambil dan diimplementasikan.

Tapi, delayering seringkali disertai dengan downsizing dengan mengurangi jumlah karyawan. Itu dapat menyebabkan ketidakamanan kerja dan penurunan semangat. 

Downsizing

Perampingan (downsizing) adalah praktik bisnis untuk mengurangi tenaga kerja secara permanen dengan menutup atau menggabungkan divisi yang tidak produktif. Itu bertujuan untuk mengurangi biaya dan menjadikan perusahaan tetap kompetitif di pasar.

Downsizing biasanya menyertai delayering untuk untuk mencapai organisasi yang lebih ramping. Selain itu, itu juga umum dalam merger dan akuisisi di mana perusahaan menghilangkan atau menggabungkan fungsi bisnis tertentu paska aksi korporasi tersebut.