Delegasi Dalam Manajemen: Cara Kerja, Keuntungan, Kerugian

Contents

Apa itu: Delegasi (delegation) adalah tindakan untuk memberikan otoritas kepada mereka yang berada di level lebih bawah untuk mengambil peran atau keputusan yang relevan. Perusahaan mempercayakan tugas atau beberapa pengambilan keputusan kurang esensial, yang selama ini dilakukan oleh atasan, kepada karyawan di level lebih bawah dalam hierarki organisasi. Meskipun demikian, tanggung jawab akhir tetap berada pada atasan.

Delegasi bertujuan untuk melatih karyawan untuk secara bertanggung jawab mengambil keputusan tentang pekerjaan. Mereka seharusnya lebih akuntabel dalam menjalankan tugas yang didelegasikan. Dan, itu semua membuat kehidupan kerja mereka lebih menarik di mana karyawan memiliki kesempatan untuk mengaktualisasikan diri dan mengembangkan diri. Selain itu, itu juga mengurangi beban kerja atasan. Sehingga, mereka dapat lebih fokus pada aspek yang lebih strategis.

Delegasi memerlukan pemberdayaan, seleksi, dan perencanaan agar efektif. Selain itu, wewenang yang diberikan harus seimbang dengan tanggung jawab. Dan atasan perlu menentukan standar kinerja penugasan.

Mengapa delegasi penting?

Dua alasan alasan mengapa delegasi penting dalam membangun sumber daya manusia yang handal. Pertama, itu melatih keterampilan dan pengalaman karyawan di posisi bawah untuk mengambil keputusan dengan melibatkan mereka secara aktif. Sehingga, mereka terlatih untuk mengambil peran yang lebih tinggi, yang mana penting untuk mempersiapkan mereka nanti ketika menduduki posisi yang lebih tinggi.

Kedua, atasan dapat mengambil peran lebih aktif pada aspek yang lebih strategis dengan mengurangi beban kerja mereka. Memang, mereka tidak mendelegasikan semua tugas dan pengambilan keputusan kepada bawahan. Tapi, mereka setidaknya tidak menghabiskan waktu untuk mengurusi beberapa aspek kurang esensial, yang mana bawahan mereka dapat lakukan.

Akhirnya, pendelegasian dapat mengarah pada efisiensi yang lebih besar. Selain itu, itu dapat meningkatkan motivasi, pengembangan keterampilan, dan distribusi kerja yang lebih efektif di seluruh organisasi.

Di mana delegasi umum diaplikasikan?

Delegasi adalah umum di lingkungan kerja dengan gaya kepemimpinan demokratis. Pimpinan memotivasi karyawan dengan memberi lebih banyak otoritas. Mereka meningkatkan peran dan kontrol karyawan atas pekerjaan. Metode ini juga memungkinkan karyawan untuk melatih dan mengembangkan diri untuk lebih bertanggung jawab dan akuntabel mengambil keputusan.

Kemudian, perusahaan dengan struktur organisasi terdesentralisasi dan tersentralisasi sama-sama menerapkan delegasi, tapi pada derajat yang berbeda. Struktur organisasi terdesentralisasi mengijinkan lebih banyak delegasi, di mana karyawan di tingkat yang lebih rendah memiliki wewenang pengambilan keputusan yang lebih.

Sebaliknya, di bawah struktur organisasi tersentralisasi, bawahan memiliki pengambilan keputusan yang terbatas. Wewenang lebih banyak berada di bawah manajemen pada level yang lebih tinggi.

Dan, secara umum, delegasi akan lebih banyak ketika perusahaan tumbuh. Organisasi yang semakin besar melibatkan peran dan pengambilan keputusan yang lebih kompleks. Oleh karena itu, atasan mulai mengurangi peran mereka dalam mengambil semua keputusan.

Atasan mendelegasikan peran dan pengambilan keputusan yang tidak esensial kepada bawahan. Mereka berkonsentrasi pada isu-isu yang lebih strategis sementara bawahan mengambil peran yang lebih banyak.

Jika sebaliknya, itu akan menghambat pertumbuhan bisnis. Atasan terlalu sibuk dengan semua keputusan di perusahaan. Itu bisa mengakibatkan mereka stress dan pengambilan keputusan yang buruk.

Bagaimana cara kerja delegasi?

Sebagaimana definisi di atas, mendelegasikan berarti mempercayakan wewenang pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas tertentu kepada karyawan di level bawah dalam hirarki organisasi. Tidak seluruhnya didelegasikan. Melainkan, atasan tetap memiliki tanggung jawab akhir dan mengambil peran pada aspek yang lebih strategis.

Proses dimulai dengan mengidentifikasi kapasitas dan kapabilitas karyawan. Tidak semua karyawan siap untuk mengambil peran dan wewenang yang lebih banyak. Sehingga, memilih yang paling cocok adalah esensial untuk menghasilkan efektifitas dan motivasi yang lebih tinggi.

Kemudian, atasan melengkapi mereka yang terpilih dengan sumber daya dan fasilitas pendukung sebelum memberikan memberikan wewenang. Itu penting untuk memastikan mereka melaksanakan peran dengan benar. Setelah didelegasikan, atasan perlu mendukung dan memantau kemajuan mereka. Dan, mengevaluasi mereka adalah tahap terakhir.

Beberapa pertimbangan penting agar delegasi efektif:

Kapasitas, keterampilan dan pengalaman yang memadai. Bawahan harus memiliki kualifikasi yang cukup untuk mengambil peran yang lebih banyak.
Tujuan yang terdefinisi dengan jelas. Sehingga, bawahan memahami apa yang diharapkan oleh atasan dari mereka.
Wewenang dan tanggung jawab yang cukup. Perusahaan harus menyesuaikan otoritas dan tanggung jawab yang didelegasikan dengan kapasitas dan keterampilan bawahan. Sehingga, menambahkan peran baru tidak membuat mereka stress. Sebaliknya, itu membuat mereka bersemangat dan termotivasi.
Prosedur yang jelas. Ini penting untuk mengurangi kebingungan ketika bawahan menjalani peran yang didelegasikan. Mereka memahami prosedur yang terkait.
Indikator untuk mengukur hasil. Atasan menetapkan kriteria untuk mengukur sejauh mana kemajuan bawahan dalam menjalani peran yang didelegasikan, termasuk menetapkan jadwal untuk mengevaluasi mereka.
Umpan balik yang konstruktif. Itu bisa bersifat dua arah. Di satu sisi, ini penting untuk membantu bawahan mengembangkan dan memperbaiki diri. Di sisi lain, atasan juga mendapatkan input dari bawahan, misalnya tentang instruksi yang diberikan, apakah sudah jelas atau tidak.

Kepercayaan adalah kunci

Kepercayaan menjadi bumbu esensial dalam pendelegasian. Di satu sisi, atasan mempercayai bawahan untuk melaksanakan peran dan otoritas yang diberikan, mengharapkan mereka melakukannya dengan baik.

Di sisi lain, bawahan mempercayai atasan tidak akan ikut campur setelah beberapa peran dan otoritas didelegasikan. Mereka memiliki kebebasan untuk melaksanakannya, sesuai dengan panduan yang diberikan. Di samping itu, mereka juga merasa harus lebih bertanggung jawab karena atasan telah mempercayakan itu semua kepada mereka.

Menyerahkan peran dan otoritas ke bawahan berarti atasan kehilangan kendali atas itu. Jika atasan tidak mempercayai mereka, itu bisa membuat delegasi menjadi masalah.

Misalnya, manajer terus menerus memeriksa dan mengawasi bawahan. Itu bisa meningkatkan stress karena bawahan merasa terus diawasi. Selain itu, mereka juga kurang bebas untuk mengaktualisasikan kemampuan mereka. Dan, akhirnya, mereka sulit untuk mengembangkan diri dan belajar dari kemungkinan kesalahan yang dilakukan.

Apa saja keuntungan delegasi?

Beban kerja dan peran yang lebih terorganisir adalah keuntungan utama delegasi. Di satu sisi, karyawan termotivasi karena memiliki kesempatan untuk mengambil peran dan otoritas yang lebih untuk mengatur pekerjaan mereka. Di sisi lain, atasan memiliki lebih banyak ruang untuk mengambil peran yang lebih strategis dengan mendelegasikan beberapa peran dan keputusan yang kurang esensial kepada karyawan.

Adapun, keuntungan lain dari delegasi adalah:

Mengembangkan kompetensi. Karyawan di level bawah memiliki kesempatan untuk belajar keterampilan dan pengetahuan baru untuk menjalankan tugas yang didelegasikan secara efektif. Misalnya, mereka bisa belajar bagaimana mengambil keputusan dan mengatur kehidupan kerja secara efektif seiring dengan penambahan tugas.

Membuat kehidupan kerja lebih menarik dan menantang. Selain memungkinkan karyawan untuk membangun kompetensi mereka, delegasi juga membuat rutinitas mereka lebih menggairahkan. Aktivitas mereka lebih beragam dengan tantangan baru, meminimalkan kebosanan dan demotivasi akibat pekerjaan monoton yang berulang.

Keterlibatan yang lebih tinggi. Bawahan bisa berpartisipasi ,lebih aktif dalam pekerjaan mereka. Mereka merasa lebih terlibat dalam pekerjaan mereka, mendorong mereka berupaya sebaik mungkin.

Membangun sinergi. Atasan dan bawahan saling mempercayai satu sama lain. Sehingga, mereka bisa berkolaborasi secara lebih baik untuk mengimplementasikan program dan strategi perusahaan.

Mempersiapkan karir. Delegasi memungkinkan karyawan untuk mengembangkan dan melatih kemampuan mereka, seperti pengambilan keputusan, yang mana dibutuhkan ketika menduduki posisi yang lebih senior. Sehingga, mereka lebih siap ketika perusahaan mempromosikan mereka. Akhirnya, mereka bisa segera efektif menjalankan peran di posisi yang lebih tinggi, mungkin membutuhkan lebih sedikit pelatihan.

Peluang untuk mengaktualisasikan diri. Memberi lebih banyak otoritas pengambilan keputusan memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengaktualisasikan diri. Mereka bisa mengaplikasikan ide dan pengetahuan mereka di dalam pekerjaan.

Peningkatan retensi. Kepuasan kerja meningkat karena karyawan bisa mengatur kehidupan kerja mereka. Mereka juga memiliki peluang untuk mengembangkan diri untuk mencapai karir yang lebih maju. Akhirnya, mereka bahagia bekerja di perusahan dan enggan beralih ke perusahaan lain.

Melatih akuntabilitas. Delegasi melatih karyawan untuk lebih bertanggung jawab atas peran dan tugas yang didelegasikan. Mereka seharusnya berusaha yang terbaik dan lebih akuntabel karena atasan memberi mereka kepercayaan tinggi.

Produktivitas lebih tinggi. Pendelegasikan bisa menjadi tahap lebih lanjut dalam pembagian kerja ketika organisasi menjadi lebih besar. Sehingga, masing-masing individu fokus pada peran yang diperlukan untuk masing-masing posisi. Itu memungkinkan mereka lebih produktif.

Mendukung pertumbuhan bisnis. Ketika perusahaan menjadi lebih besar, organisasi menjadi lebih kompleks. Dan, delegasi memfasilitasi perusahaan untuk bisa tumbuh lebih besar dan lebih siap dalam menghadapi persaingan yang intens. Tanpa itu, perusahaan mungkin sulit tumbuh lebih besar dan kompetitif. Misalnya, atasan stress akibat harus mengambil peran terlalu banyak. Sehingga, mereka kesulitan untuk memberikan prioritas pada aspek yang lebih strategis.

Apa saja kerugian delegasi?

Delegasi yang tidak efektif bisa menyebabkan kebingungan karena bawahan tidak siap dan tujuan tidak terdefinisi dengan jelas. Mereka tidak memiliki panduan yang jelas tentang bagaimana mereka harus berperan.

Selain itu, beberapa kekurangan yang mungkin dari delegasi adalah:

Kegagalan peran. Bawahan gagal berperan sesuai dengan yang diekspektasikan oleh atasan. Itu mungkin karena mereka tidak memiliki kapasitas yang tidak memadai atau arah yang tidak jelas.

Reputasi yang tercoreng. Atasan menjadi penanggung jawab akhir atas setiap keputusan yang diambil bawahan. Sehingga, ketika bawahan gagal dalam menjalankan peran, itu bisa merusak reputasi mereka.

Kehilangan kendali. Mempercayakan lebih banyak otoritas kepada bawahan berarti memberi mereka kebebasan untuk menjalankan peran yang didelegasikan. Sehingga, atasan bisa kehilangan kendali manajemen, yang mana buruk jika mereka berkinerja buruk dan tidak sesuai ekspektasi.

Posisi terancam. Ketika seorang bawahan berkinerja baik dan lebih efektif, manajemen mungkin menunjuk dia untuk menduduki posisi yang lebih tinggi. Karirnya naik dengan cepat. Dan, atasan mungkin merasa tidak aman. Dia tidak bisa mendapat promosi lebih tinggi karena kalah bersaing dengan kandidat lain atau kinerjanya yang buruk.

Beban kerja lebih berat. Seringkali, atasan mendelegasikan tugas-tugas yang membosankan ke bawahan. Sehingga, itu tidak meningkatkan kepuasan kerja dan membuat pekerjaan lebih menarik. Melainkan, sebaliknya, itu membuat karyawan semakin bosan dan menanggung beban kerja yang lebih berat.

Keretakan hubungan interpersonal. Misalnya, atasan memberi seorang karyawan otoritas untuk mengawasi rekan kerja mereka karena dianggap berkompeten. Alih-alih efektif, itu bisa menimbulkan ketegangan di antara mereka. Rekan kerja mungkin tidak respek terhadapnya karena berada pada level yang sama dalam hirarki organisasi.