Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan, dikenal juga dengan kontrol stok (atau kendali persediaan), bertujuan untuk mempertahankan tingkat stok yang memadai untuk meminimalkan biaya stok. Departemen pembelian tidak hanya harus mendapatkan kualitas yang tepat pada harga yang tepat. Tapi, departemen ini juga harus memastikan input tiba pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat.

Mempertahankan stok yang memadai penting untuk operasi yang lancar. Itu juga bisa mempengaruhi biaya dan efisiensi operasi.

Menyimpan stok menimbulkan biaya, termasuk biaya penyimpanan gudang. Dan itu mengikat modal kerja. Semakin banyak persediaan, semakin banyak uang terikat di persediaan. Sehingga, lebih sedikit uang tersedia untuk digunakan untuk keperluan bisnis yang lain, misalnya, untuk meningkatkan belanja iklan.

Sebaliknya, kehabisan persediaan juga bisa menimbulkan masalah. Misalnya, operasi berhenti karena tidak ada bahan baku yang tersedia untuk diproses. Sehingga, tidak ada output. Masalah bisa semakin besar jika persediaan barang jadi tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan, membuat perusahaan tidak bisa mengoptimalkan pendapatan.

Oleh karena itu, departemen pembelian harus mengelola tingkat inventaris mereka dan mengatasi masalah yang terkait dengan overstocking dan understocking.

Persediaan

Persediaan, inventaris, atau stok adalah bahan atau barang apapun yang dimiliki dan disimpan oleh bisnis digunakan dalam produksi atau penjualan. Mereka termasuk bahan baku, work-in-progress, dan produk jadi.

Jenis persediaan

• Bahan baku dan komponen
• Pekerjaan dalam proses (work in progress)
• Barang jadi
• Bahan habis pakai (consumables) 

Bahan baku adalah bahan dasar untuk membuat produk. Misalnya adalah lempeng aluminium untuk memproduksi kerangka mobil. Mengelola mereka membutuhkan perusahaan untuk mempertimbagnkan faktor seperti:

• Seberapa andal pasokan
• Seberapa stabil harga mereka
• Berapa kebutuhan untuk proses produksi
• Seberapa besar permintaan

Komponen adalah barang jadi dan telah diproses, tapi merupakan bagian dari produk. Misalnya adalah mesin, ban, radiator, dan baterai untuk produksi mobil. Faktor yang yang dipertimbangkan dalam mengelola mereka sama dengan ketika mengelola bahan baku. 

Work-in-progress belum selesai dan masih berada di jalur produksi. Misalnya, pemanufaktur telah memproses bahan untuk memproduksi mobil, tapi belum sepenuhnya selesai. Mempertahankan mereka menjadi cara untuk melindungi produksi jika ada masalah dengan persediaan lain, misalnya ketika bahan baku terlambat tiba di fasilitas produksi.

Barang jadi merujuk pada output akhir. Mereka siap untuk dikirimkan ke konsumen. Mengelola mereka membutuhkan pertimbangan seperti:

• Pesanan yang diterima
• Tren permintaan di masa depan
• Volume produksi

Bahan habis pakai (consumables) merujuk pada item-item yang dikonsumsi selama proses produksi. Perusahaan harus mengganti mereka secara teratur karena habis digunakan atau sudah aus. Contohnya adalah oli mesin, mur dan baut. Mengelola mereka mempertimbangkan faktor seperti:

• Keandalan pasokan
• Harga 
• Volume produksi

Alasan memegang stok

Beberapa alasan melandasi perusahaan memegang stok yang cukup. Alasan-alasan tersebut bisa bervariasi antar jenis persediaan. Misalnya:

• Perusahaan menyimpan bahan baku untuk memenuhi kebutuhan produksi. Mereka harus tersedia cukup untuk dikonversi. Ketidakcukupan bisa menyebabkan masalah seperti berhentinya proses produksi, inefisiensi mesin dan penjualan yang kurang optimal.
• Perusahaan memegang work-in-progress untuk mempertahankan dan memastikan proses produksi berlangsung secara berkesinambungan. Work-in-progress juga dibutuhkan untuk mencapai fleksibilitas yang lebih besar dalam produksi, selain untuk menunjang pemanfaatan waktu dan mesin lebih baik.
• Perusahaan menahan persediaan barang jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu dan pada tingkat yang dibutuhkan. Misalnya, perusahaan tidak perlu menaikkan produksi ketika permintaan meningkat secara musiman. Melainkan, mereka hanya perlu menjual persediaan di gudang.
• Perusahaan mempertahankan peralatan dan suku cadang disimpan untuk mendukung penjualan dan produksi.

Dan secara umum, alasan untuk memegang stok adalah untuk mengontrol modal kerja. Memegang persediaan mengikat uang perusahaan. Sehingga, peningkatan persediaan berarti lebih banyak uang terikat dan tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. 

Sebaliknya, jika persediaan sedikit, volume produksi mungkin tidak bisa memenuhi permintaan, terutama ketika pesanan meningkat. Sebagai hasilnya, perusahaan tidak bisa mengoptimalkan penjualan. Ini berarti lebih sedikit uang yang dihasilkan daripada yang seharusnya.

Overstocking

Terlalu banyak menimbun (overstocking) adalah ketika perusahaan membeli lebih banyak daripada yang dibutuhkan. Meski sering dikaitkan dengan peningkatan biaya, namun, itu memiliki beberapa manfaat.

Manfaat terkait overstocking

• Perusahaan menikmati skala ekonomi karena dapat membeli dalam jumlah massal.
• Fleksibilitas produksi karena bisnis memiliki stok yang cukup pada waktu tertentu, misalnya, ketika permintaan tiba-tiba melonjak.
• Mesin dan pabrik dapat beroperasi dengan kapasitas penuh setiap saat karena memiliki persediaan untuk diolah.
• Stok tersedia cukup untuk mendukung produksi dan mengoptimalkan penjualan, terutama ketika pesanan meningkat lebih dari yang diantisipasi.

Biaya terkait overstocking

• Overstocking membawa biaya penyimpanan yang tinggi.
• Lebih banyak uang terikat dalam inventaris dan tidak dapat diinvestasikan di tempat lain dalam bisnis..
• Persediaan bisa usang atau rusak. Beberapa mungkin juga ketinggalan zaman.
• Bisnis harus menghapus persediaan yang usang atau rusak sebagai kerugian.
• Biaya administrasi dan keuangan terkait persediaan, misalnya asuransi, meningkat.
• Sumber daya menjadi boros, terutama ketika permintaan pasar yang rendah.

Understocking

Understocking adalah ketika persediaan tidak mencukupi daripada yang dibutuhkan. Ini bisa memunculkan masalah. Misalnya, jika pelanggan memesan, tapi menemukan perusahaan kehabisan persediaan untuk memenuhi, mereka akan merasa tidak puas dan frustasi.

Biaya terkait dengan understocking

• Produksi berhenti karena persediaan tidak mencukupi untuk diproses.
• Mesin dan peralatan menjadi tidak efisien karena beroperasi di bawah kapasitas.
• Bisnis tidak dapat memenuhi pesanan tepat waktu dan dikirimkan sesuai kesepakatan, mengarah ketidakpuasan.
• Perusahaan sulit untuk mengoptimalkan penjualan, terutama selama periode puncak permintaan atau ketika ada pesanan besar yang tidak terduga.
• Pelanggan menganggap perusahaan tidak dapat diandalkan karena tidak dapat memenuhi pesanan, menghasilkan reputasi yang rusak.

Manfaat terkait dengan understocking

• Biaya penyimpanan dan administrasi berkurang.
• Modal lebih sedikit terikat dalam persediaan.
• Pemborosan diminimalkan terutama ketika permintaan berkurang.
• Perusahaan meminimalkan risiko dan biaya terkait dengan pembusukan atau keusangan.

Manajemen persediaan

Manajemen persediaan penting untuk menghindari masalah akibat overstocking dan understocking. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistem untuk memastikan mereka memiliki inventaris yang cukup di gudang pada tingkat biaya yang minimal.

Kemajuan teknologi membantu perusahaan untuk mencapai stok yang memadai. Misalnya, mereka bisa memanfaatkan barcode dan teknologi informasi untuk menyampaikan informasi tentang penjualan ke gudang dan fasilitas produksi. Sehingga, ketika persediaan turun lebih rendah dari batas minimum, sistem akan memberitahu secara otomatis ke bagian lain untuk untuk menyusun ulang dan mengisi kembali tingkat persediaan.

Bagan kendali stok (stock control charts)

Bagan kontrol persediaan (stock control chart) membantu memastikan persediaan tersedia secara cukup pada waktu yang dibutuhkan. 

Level stok maksimum (maximum stock level) adalah persediaan tertinggi yang harus dipegang oleh bisnis. Itu dibatasi oleh kapasitas penyimpanan dan biaya terkait dengan memegang level stok yang lebih tinggi. 

• Level stok maksimum = Economic order quantity (EOQ) + Buffer Stock

Level pemesanan ulang (reorder level) adalah tingkat persediaan di mana stok baru dipesan, yang mana membutuhkan beberapa waktu tunggu (lead time) untuk stok pesanan tiba. Itu dipengaruhi oleh kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity atau EOQ).

Economic order quantity atau EOQ mengacu pada level pesanan di mana biaya memegang stok (stock holding costs) dan biaya pemesanan (ordering costs) adalah minimal. 

Di satu sisi, memegang sedikit stok berarti lebih sedikit biaya terkait dengan penyimpanan dan administrasi. Tapi, di sisi lain, biaya pemesanan meningkat karena perusahaan harus memesan lebih sering. Selain itu, perusahaan tidak bisa mendapatkan diskon dari membeli dalam jumlah besar. Jadi, stock holding costs yang lebih rendah bisa mengarah pada peningkatan biaya pemesanan.

EOQ membutuhkan perusahaan untuk mencapai titik di mana kedua biaya adalah minimal. Dan itu tergantung pada:

• Biaya penyimpanan
• Diskon harga
• Biaya pemborosan
• Biaya administrasi dan asuransi
• Bunga atas modal

Level stok minimum (minimum stock level) adalah tingkat persediaan terendah yang harus dipegang oleh bisnis untuk memenuhi produksi. Persediaan ditingkat ini disebut dengan persediaan penyangga (buffer stock), yakni persediaan minimum yang harus dipegang oleh perusahaan terlepas dari kondisi apapun. Mereka penting untuk mengantisipasi masalah seperti akibat pengiriman yang tertunda atau pesanan besar yang tidak terduga.

Tingkat stok optimum untuk dipegang (optimum stock level to be held) mengacu pada tingkat stok yang dipegang oleh bisnis untuk mempromosikan kelancaran produksi. Itu disebut juga dengan tingkat inventaris yang optimal (optimal inventory level). Tingkat stok ini sesuai dengan permintaan aktual pelanggan, sehingga bisnis selalu memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tersebut. Di tingkat tersebut, total biaya stok adalah minimum.

• Total stock cost = Stock holding costs + Out of stock costs

Kuantitas pesanan (order quantity) menunjukkan berapa banyak pesanan yang harus dilakukan oleh bisnis untuk mengembalikan tingkat inventaris ke titik maksimumnya.

Lead time merujuk pada waktu yang dibutuhkan dibutuhkan dari memesan hingga stok diterima, diperiksa dan siap untuk digunakan. Jika membutuhkan lebih banyak waktu antara memesan stok baru dan pengirimannya (lead time lebih tinggi), maka perusahaan memerlukan stok minimum yang lebih tinggi.

Just in time (JIT) 

JIT adalah sistem pengendalian persediaan di mana perusahaan mengirimkan bahan baku dan komponen untuk tiba tepat pada saat dibutuhkan alih-alih menahan persediaan sebagai penyangga. Jadi, perusahaan tidak mengandalkan pengiriman besar sesekali ke gudang. Melainkan, bahan baku dan komponen datang tepat saat dibutuhkan dan langsung dibawa ke lantai pabrik.

Input seperti bahan baku dijadwalkan tiba tepat pada saat dibutuhkan untuk produksi dan dalam jumlah yang tepat. Sehingga, JIT membutuhkan manajemen persediaan yang efektif, yang mana pada akhirnya, membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi dan hubungan yang baik dengan pemasok. Selain itu, perusahaan juga perlu mencocokkan produksi dengan permintaan untuk meminimalkan persediaan.

Beberapa kriteria penting untuk JIT bekerja efektif, termasuk:

Perkiraan permintaan yang akurat. JIT mengandalkan memproduksi sesuai dengan permintaan. Sehingga, perkiraan permintaan yang akurat memungkinkan perusahaan menghasilkan jadwal produksi yang andal. Itu akan membantu dalam perhitungan jumlah yang tepat untuk diproduksi dan input yang dipasok selama waktu tertentu. 

Hubungan baik dengan pemasok. Memilih pemasok yang handal adalah vital. Selain itu, perusahaan juga harus membangun hubungan baik dengan mereka. Sehingga, mereka bisa mengirimkan input sesuai spesifikasi, pada kuantitas dan waktu yang tepat. 

Fleksibilitas pekerja. Perusahaan harus memiliki pekerja dengan banyak keterampilan. Mereka harus dapat berganti pekerjaan dengan cepat. Sehingga, kelebihan stok tidak menumpuk.

Fleksibilitas mesin. JIT mengandalkan mesin modern dan terkomputerisasi karena dapat menghasilkan beragam produk dengan mudah.

Aliran informasi yang andal. JIT membutuhkan perusahaan untuk mengelola catatan penjualan dan tingkat persediaan yang terkomputerisasi untuk memungkinkan mencapai persediaan minimum. Selain itu, komunikasi elektronik dengan pemasok dan bagian di sepanjang rantai pasokan akan memungkinkan pengiriman pasokan yang akurat.

Cacat nol. JIT mensyaratkan kontrol kualitas yang ketat. Barang harus diproduksi dengan benar pertama kali karena perusahaan tidak menyimpan stok cadangan.

Keuntungan dan kerugian JIT

Keuntungan JIT

• Biaya gudang berkurang karena lebih sedikit ruang penyimpanan dan pergudangan diperlukan.
• Uang tidak terikat dalam inventaris, sehingga dapat digunakan di area lain dalam bisnis.
• Pemborosan diminimalkan dengan mengurangi stok yang usang atau ketinggalan zaman.
• Tingkat inventaris yang lebih rendah lebih mudah dikelola, mengurangi risiko pencurian.
• Perbaikan kualitas produk melalui kendali mutu yang ketat untuk mendukung JIT bekerja.

Kerugian JIT

• Biaya pengiriman dan administrasi meningkat karena perusahaan harus mengirimkan input lebih sering.
• Perusahaan kehilangan skala ekonomi pembelian dari diskon pembelian massal.
• Keterlambatan dalam menerima input dari pemasok akan mengakibatkan produksi terhenti.
• Penjualan tidak optimal karena ketidakakuratan perkiraan permintaan atau karena perubahan tak terduga pada permintaan.

Penyimpanan persediaan dan pergudangan

Perusahaan membutuhkan gudang untuk menyimpan dan mendistribusikan persediaan. Mereka mungkin membeli atau menyewanya. 

Gudang harus aman untuk mencegah pencurian atau kerusakan stok. Selain itu, memilih fasilitas dan lokasi gudang juga harus memastikan persediaan mudah diakses, hemat biaya, dan terawat dengan baik.

Ada dua pilihan jenis pergudangan atau penyimpanan, masing-masing memiliki pro dan kontra. Keduanya adalah:

1. Pergudangan terpusat
2. Pergudangan terdesentralisasi

Pergudangan terpusat

Di bawah pergudangan terpusat, perusahaan mengandalkan satu lokasi pusat untuk pergudangan mereka. Gudang tersebut menyimpan semua stok. Perusahaan akan mendistribusikan stok dari gudang pusat tersebut sesuai permintaan.

Mengandalkan pergudangan terpusat menawarkan beberapa keuntungan, termasuk:

• Mengurangi duplikasi stok dan biaya administrasi
• Mudah diakses karena gudang terpusat seringkali terletak di lokasi strategis dan dekat infrastruktur yang baik
• Mengurangi biaya pengiriman dengan mengirimkan ke dan dari satu lokasi
• Mendukung pemesanan massal – dan karena itu skala ekonomi pembelian – karena kapasitas gudang yang besar
• Lebih terorganisasi karena perusahaan dapat merekrut staf, menerapkan peralatan, prosedur standar dan sistem persediaan khusus untuk mengelola barang di gudang. 

Tapi, menggantungkan pada penyimpanan terpusat mengandung beberapa kerugian, termasuk:

• Biaya yang tinggi karena perusahaan perlu membeli atau menyewa fasilitas penyimpanan yang besar
• Tambahan biaya karena perusahaan harus merekrut staf dan peralatan spesialis
• Lebih kompleks dalam mengelola persediaan, yang mana bisa mengarah pada peningkatan waktu pengiriman dan keterlambatan dalam menerima stok
• Lebih sulit untuk memenuhi persyaratan khusus atau permintaan dalam skala kecil
• Kemungkinan pemborosan karena menyimpan dalam jumlah besar

Pergudangan terdesentralisasi

Pergudangan terdesentralisasi adalah ketika perusahaan mengoperasikan beberapa gudang di beberapa lokasi berbeda. Masing-masing bertanggung jawab untuk memesan dan menyimpan stok mereka sendiri. 

Perusahaan biasanya menerapkan pergudangan terdesentralisasi jika mereka mengoperasikan fasilitas produksi atau melayani pelanggan di beberapa lokasi berbeda. Dengan memilih beberapa lokasi berbeda, mereka bisa mempersingkat rute pengiriman.

Pergudangan terdesentralisasi menawarkan beberapa keuntungan seperti:

• Peningkatan aksesibilitas dengan mengandalkan lokasi berbeda untuk mengirimkan barang
• Mengurangi potensi keterlambatan ketika mengoperasikan fasilitas produksi atau melayani permintaan di lokasi berbeda
• Lebih responsif terhadap kebutuhan dan perubahan pasar lokal
• Memungkinkan perusahaan untuk menyimpan sejumlah kecil stok untuk mencegah pemborosan

Tapi, pergudangan terdesentralisasi juga mengandung biaya, seperti:

• Peningkatan biaya pengiriman karena perusahaan mengandalkan logistik tersendiri untuk masing-masing gudang
• Disorganisasi karena rendahnya kebutuhan untuk merekrut staf dan peralatan spesialis untuk berurusan dengan stok
• Biaya gudang membengkak karena harus membeli atau menyewa beberapa gudang

Perencanaan Sumberdaya Perusahaan

Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning atau ERP) adalah suatu sistem informasi menggunakan database pusat untuk mengintegrasikan informasi dari semua fungsi, termasuk akuntansi, manufaktur, manajemen rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia. Itu mengandalkan perangkat lunak dan sistem komputer terintegrasi untuk mengotomatiskan proses bisnis dan memberikan wawasan dan kontrol internal.

ERP dirancang dengan hati-hati untuk meningkatkan efisiensi organisasi. Itu memungkinkan informasi mengalir bebas di dalam organisasi, baik terkait dengan aspek fungsional maupun informasi terkait dengan pemangku kepentingan di luar seperti pelanggan, pemasok, dan pemerintah. 

Sistem ERP biasanya tersedia dalam modul sesuai dengan fungsi bisnis masing-masing seperti produksi, keuangan dan pemasaran. Modul ini akan menggantikan paket komputer mandiri di masing-masing area. Setiap orang di masing-masing fungsi bisnis dapat mengakses database pusat.

Modul memungkinkan fungsi yang berbeda untuk memelihara sistem dan informasi mereka sendiri. Namun, mereka saling terhubung. Sehingga, komunikasi antar fungsi lebih mudah. 

Manfaat ERP

• Integrasi informasi untuk semua departemen atau fungsi bisnis 
• Mendukung pelaporan yang lebih baik dengan informasi real-time dan satu database terintegrasi untuk semua proses bisnis
• Perbaikan layanan pelanggan melalui akses yang lebih baik ke informasi pelanggan, waktu respons lebih cepat dan pengiriman tepat waktu
• Pengelolaan persediaan yang lebih baik dengan hanya bawa inventaris sebanyak yang diperlukan
• Peningkatan arus kas dengan pengelolaan faktur dan penagihan yang lebih baik untuk membawa uang tunai lebih cepat
• Perbaikan proses bisnis dengan mengotomatiskan tugas manual atau rutin dan menerapkan alur kerja yang lebih cerdas
• Manajemen rantai pasokan yang lebih baik dengan peramalan permintaan yang efektif dan inventaris yang ramping dan mengurangi kemacetan produksi

Keterbatasan ERP

• Mahal untuk diterapkan, dapat menelan biaya antara $150.000 dan $750.000 untuk bisnis skala menengah 
• Layak untuk bisnis skala menengah-besar, tapi tidak untuk bisnis kecil
• Membutuhkan pelatihan menyeluruh di semua fungsi bisnis untuk menggunakan perangkat lunak ERP
• Bencana bagi bisnis jika terjadi kegagalan pada sistem komputer

Peningkatan efisiensi dengan menerapkan ERP

Ada banyak cara ERP membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi. 

Manajemen persediaan. Sistem ERP memungkinkan semua departemen untuk mengetahui dengan tepat informasi tentang:

• Persediaan apa yang disimpan
• Berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan
• Berapa banyak stok yang belum terjual

Informasi-informasi tersebut dapat digunakan untuk mengelola persediaan secara efektif. Sehingga, biaya penyimpanan stok bisa dikurangi untuk mendukung efisiensi.

Penetapan harga. ERP memungkinkan menghitung secara tepat biaya untuk setiap pesanan. Ini memungkinkan perusahaan lebih mudah untuk menetapkan harga untuk menghasilkan keuntungan. Biaya terkait diintegrasikan ke dalam sistem, termasuk biaya upah, bahan baku, dan biaya tetap. Dengan mengintegrasikan informasi tersebut, administrasi dan biaya terkait dapat dikurangi. 

Pemanfaatan kapasitas. Melalui informasi yang terintegrasi, ERP membantu perusahaan untuk mengetahui dengan tepat pesanan apa yang masuk, berapa banyak, dan kapan pesanan harus dipenuhi. Selain itu, sistem juga memberi tahu bahan apa yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan dan berapa banyak. Informasi-informasi tersebut penting untuk merencanakan produksi dan memastikan fasilitas produksi dioptimalkan mendekati kapasitas penuh untuk mengurangi biaya produksi dan meningkatkan efisiensi.