Manajemen Mutu

Contents

Manajemen mutu (quality management) berurusan dengan memastikan produk sesuai dengan standar dan dengan biaya yang sesuai. Itu melibatkan:

Perencanaan mutu (quality planning)
Jaminan mutu (quality assurance)
Kendali mutu (quality control)
Peningkatan mutu (quality improvement)

Mengelola mutu melibatkan beberapa metode, termasuk:

Gugus mutu (quality circle)
Benchmarking
Manajemen kualitas total (total quality management atau TQM)

Kualitas

Kualitas, atau mutu (quality) adalah tentang seberapa sesuai produk memenuhi tujuannya dan memenuhi harapan pengguna. Itu mempengaruhi nilai yang dipersepsikan oleh pelanggan, yang mana pada akhirnya mempengaruhi kepuasan mereka. Di sisi lain, itu mempengaruhi biaya dan daya saing perusahaan.

Perusahaan harus mendalami harapan pelanggan untuk produk mereka. Ekspektasi tersebut menjadi standar minimum yang harus mereka penuhi untuk memuaskan pelanggan. Mereka kemudian mengembangkan sistem untuk mencapai standar tersebut. Sehingga, ketidakpuasan pelanggan diminimalkan.

Memastikan kualitas dicapai dengan menggunakan bahan baku berkualitas tinggi dan pelatihan ke karyawan untuk meminimalkan cacat atau kerusakan. Selain itu, metode lainnya mungkin melibatkan:

Jaminan mutu (quality assurance)
Kendali mutu (quality control)
Manajemen mutu (quality management)
Benchmarking
Gugus mutu (quality circles)

Di bisnis jasa, seperti ritel, perusahaan mungkin juga mempekerjakan mystery shopper. Mereka bertindak sebagai pelanggan dan akan melaporkan kembali ke perusahaan tentang pengalaman mereka. Perusahaan kemudian menggunakan umpan balik dari mystery shopper untuk membantu meningkatkan layanan.

Pentingnya mutu

Kualitas adalah faktor penting untuk bisnis yang sukses. Perusahaan tergantung pada itu untuk memastikan produk menarik bagi pelanggan. Kualitas juga memungkinkan pelanggan bahagia dan setia kepada produk. Ketika pelanggan puas dengan produk, itu memberi perusahaan keunggulan kompetitif dan mendukung citra produk yang unggul. Manfaat lainnya termasuk:

Mendorong lebih banyak penjualan. Kualitas yang bagus akan mendorong pelanggan untuk kembali membeli di kemudian hari. Dan itu juga akan menarik pelanggan baru untuk mencoba menggunakan.

Peningkatan pangsa pasar. Peningkatan penjualan berarti potensi untuk meningkatkan pangsa pasar. Sebuah perusahaan bisa menghasilkan penjualan tinggi dengan mendorong pembelian berulang dan menarik pelanggan baru. Jika penjualan perusahaan tersebut tumbuh pada tingkat yang lebih tinggi daripada pesaing, pangsa pasarnya akan naik.

Reputasi yang unggul. Meningkatkan kualitas adalah cara untuk memuaskan pelanggan. Jika perusahaan mempertahankannya dari waktu ke waktu, itu akan menciptakan reputasi yang kuat sebagai produk berkualitas unggul.

Citra merek yang baik. Reputasi dan citra yang baik akan mengarah pada lebih banyak uang di masa depan. Ini karena pelanggan lebih suka membeli merek yang berkualitas tinggi.

Loyalitas merek yang kuat. Pelanggan yang puas akan lebih mungkin untuk membeli kembali produk. Mereka ingin lebih berurusan dan terlibat dengan perusahaan. Mereka tidak akan mau membeli produk pesaing karena mengandung risiko yang terlibat, yakni produk pesaing tidak memuaskan.

Harga yang lebih tinggi. Pelanggan umumnya bersedia membayar lebih untuk produk berkualitas. Sehingga, itu berpotensi meningkatkan keuntungan perusahaan.

Publisitas positif. Pelanggan yang puas dengan kualitas lebih mungkin untuk merekomendasikan ke teman atau keluarga mereka. Atau, mereka mungkin mengatakan hal-hal baik tentang perusahaan di media sosial atau saluran komunikasi lainnya, yang mana bisa menjadi sebuah viral.

Mengurangi biaya. Kualitas yang baik meminimalkan biaya tambahan seperti untuk menangani keluhan pelanggan dan penggantian barang. Dan selama proses produksi, kualitas mengurangi potensi pengerjaan ulang dan pemborosan.

Biaya yang terlibat untuk mengelola mutu

Mengelola dan meningkatkan mutu tidak gratis. Ada biaya yang terlibat, termasuk:

Riset pasar untuk mendalami harapan pelanggan dan kemudian menggunakannya sebagai standar
Inspeksi untuk memastikan kualitas dipenuhi di dalam proses produksi ataupun output akhir
Biaya untuk pelatihan untuk membuat pekerja lebih terampil dan mengurangi kesalahan dalam kerja
Penghentian produksi ketika ada cacat – mungkin diperlukan untuk melacak dan memperbaiki kesalahan

Bahan baku berkualitas

Kualitas bahan baku berkontribusi pada kualitas output. Output berkualitas membutuhkan input yang berkualitas.

Selain itu, menggunakan pemasok terkemuka untuk memasok input berkualitas menjadi alat pemasaran. Misalnya, perusahaan seperti Unilever menargetkan emisi nol bersih. Target tersebut mengharuskan perusahaan tersebut untuk berurusan dengan pemasok-pemasok yang ramah lingkungan. Kelalaian sedikit saja, misalnya, pemasok tidak memenuhi standar, bisa merusak reputasi perusahaan tersebut.

Namun, memang mendapatkan input berkualitas datang dengan biaya. Bahan baku berkualitas mungkin lebih mahal. Selain itu, perusahaan harus menemukan pemasok yang dapat diandalkan, yang mana mungkin jumlahnya sedikit.

Pengendalian mutu

Pengendalian mutu atau kontrol kualitas (quality control) adalah pemantauan sistematis untuk memastikan kualitas output sesuai dengan spesifikasi dan standar. Itu membutuhkan beberapa karyawan untuk secara rutin mengambil, memeriksa dan menguji sampel.

Pengendalian mutu bertujuan untuk memastikan produk berkualitas dan produk bebas cacat ketika dikirimkan kepada pelanggan. Tim akan mengambil sampel acak, menguji dan memeriksanya. Jika produk tidak memenuhi standar kualitas, itu akan dikirim untuk dikerjakan ulang. Atau, produk tersebut dibuang sama sekali.

Pengendalian mutu penting dan menawarkan beberapa manfaat, termasuk:

Meminimalkan produk berkualitas buruk menjangkau pelanggan
Mengurangi biaya terkait seperti pengembalian produk karena cacat
Mengurangi ketidakpuasan pelanggan
Memastikan sistem operasi yang berkualitas

Pengendalian mutu penting untuk mengambil langkah tindak lanjut. Misalnya, produk cacat ditemukan di hampir semua sample. Itu kemungkinan besar terjadi karena ada gangguan proses produksi. Sehingga, perusahaan bisa mengambil langkah lanjutan untuk mencari penyebabnya.

Tapi, pengendalian mutu juga memiliki beberapa keterbatasan, termasuk:

Proses adalah cukup mahal karena perusahaan harus merekrut tim spesifik untuk melakukan inspeksi
Pengerjaan ulang produk yang rusak bisa menghabiskan waktu dan uang
Jika inspeksi hanya dilakukan pada tahap akhir, itu memerlukan langkah lain untuk menemukan akar masalah

Metode pengendalian mutu

Pengendalian mutu melibatkan beberapa metode, termasuk:

Pengendalian preventif (preventive control) memastikan bahan baku dan komponen bebas dari cacat. Tim memeriksa mereka sebelum masuk ke tahap produksi, memastikan mereka memenuhi persyaratan.
Pengendalian proaktif (proactive control), disebut juga dengan concurrent control, memantau proses produksi yang sedang berjalan. Tim secara berkala memeriksa dan menguji produk untuk melihat apakah standar kualitas telah terpenuhi.
Pengendalian pasca tindakan (post action control), atau feedback control memeriksa output final untuk menentukan apakah mereka memenuhi standar. Jika terjadi kesalahan, output dikirim untuk diperbaiki. Dan itu mungkin melibatkan menyesuaikan desain atau proses produksi untuk memastikan kesalahan yang sama tidak terulang.

Jaminan mutu

Jaminan mutu atau jaminan kualitas (quality assurance) merujuk pada upaya sistematis dalam mengelola kualitas dengan mencegah kesalahan daripada menangkapnya. Itu menekankan perlunya karyawan untuk melakukannya dengan benar pertama kali daripada mengandalkan orang lain untuk memeriksanya di akhir proses.

Pertama, perusahaan harus memiliki kendali mutu yang ketat dengan menetapkan standar dan prosedur. Kemudian, mereka memantau dan mengawasi proses produksi, memastikan aktivitas dan output di setiap tahap telah sesuai standar.

Jika standar dan prosedur tersebut dipenuhi, kualitas adalah terjamin. Misalnya, perusahaan mengenalkan kebijakan bagi semua staf di setiap tahap untuk memeriksa output di area mereka. Mereka harus memastikan output telah sesuai dengan standar. Sehingga, ketika diteruskan ke tahap berikutnya, tidak ada masalah dengan kualitas.

Jaminan mutu yang efektif akan mencegah produk yang rusak diproduksi. Atau, di tahap awal, itu mencegah bahan yang tidak sesuai masuk ke proses produksi. Dan di bagian akhir, jaminan kualitas memastikan perusahaan menghasilkan produk tanpa cacat. Selain itu, jaminan mutu menawarkan beberapa keuntungan lainnya termasuk:

Mengidentifikasi kesalahan atau kerusakan secepatnya
Limbah yang berkurang karena output di setiap tahap telah memenuhi standar
Mengurangi pemborosan karena produk yang salah diidentifikasi di awal proses
Meminimalkan potensi cacat pada produk akhir, meminimalkan biaya terkait
Menghemat biaya untuk memperbaiki produk karena akar masalah dapat diidentifikasi
Lebih sedikit kebutuhan untuk memeriksa output akhir karena proses telah benar dan memenuhi standar
Kepuasan pelanggan yang tinggi karena produk tidak cacat
Mendorong tanggung jawab yang lebih tinggi kepada karyawan untuk kualitas di area mereka

Tapi, memastikan kualitas di setiap tahap bisa sangat mahal. Perusahaan memeriksa secara rutin selama proses produksi. Kelemahan lainnya adalah:

Terlambatnya produksi akibat pemeriksaan rutin
Produktivitas yang lebih rendah – perusahaan mengejar kualitas di atas kuantitas

Jaminan mutu vs. pengendalian mutu

Pengendalian mutu berfokus pada hasil akhir. Perusahaan memeriksa output final sebelum dikirimkan ke pelanggan.

Sementara itu, jaminan mutu fokus pada proses. Itu memastikan proses di setiap tahap – dan outputnya – telah memenuhi standar yang telah disepakati. Sehingga, output final seharusnya juga memenuhi standar.

Jadi, kita bisa katakan, jaminan mutu mencegah kesalahan sebelum terjadi pada output final. Sementara itu, pengendalian mutu memeriksa kemungkinan kesalahan pada output final.

Jaminan mutu mengurangi pemborosan dengan mengidentifikasi kemungkinan salah sejak dini di awal proses produksi. Itu bisa membutuhkan lebih banyak upaya daripada pengendalian mutu. Sebaliknya, pengendalian mutu secara umum lebih menghemat waktu dan uang karena lebih sedikit pemeriksaan yang diperlukan selama proses produksi.

Manajemen mutu bertujuan agar pelanggan tidak menerima produk cacat. Itu membutuhkan perusahaan untuk membangun rantai kualitas di mana setiap orang di tahap produksi setelah mereka sebagai pelanggan.

Misalnya, orang orang di area logistik memperlakukan karyawan produksi sebagai pelanggan. Sehingga, mereka akan memuaskan pelanggan dengan, misalnya mengirimkan produk tepat waktu dan sesuai spesifikasi.

Begitu juga, orang-orang produksi akan menganggap tim pergudangan sebagai pelanggan. Mereka memastikan barang bebas dari cacat sebelum masuk ke gudang dan dikirimkan oleh orang-orang di logistik keluar.

Manajemen mutu mendorong perbaikan terus-menerus. Kesuksesannya tergantung pada staf yang terlatih dan pendekatan kesalahan nol. Itu juga membutuhkan perusahan untuk hanya menggunakan input berkualitas. Selain itu, fokus yang kuat pada pelanggan – internal dan eksternal – akan memastikan proses dan output di setiap tahap memenuhi standar untuk menciptakan kepuasan kepada pelanggan.

Gugus mutu

Gugus mutu (quality circle) adalah kelompok kecil staff yang bertugas memecahkan masalah dan menghasilkan ide untuk meningkatkan proses atau produk. Mereka biasanya adalah karyawan dari departemen dan level berbeda.

Misalnya, mereka adalah manajer, pekerja jalur perakitan, dan insinyur. Mereka berkumpul secara teratur untuk mendiskusikan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan mereka – misalnya terkait dengan sistem produksi. Masing-masing secara bebas mengungkapkan pendapat. Selain itu, setiap orang menghargai dan menghormati pandangan satu sama lain.

Selain potensial untuk menghasilkan ide-ide untuk perbaikan kualitas, gugus mutu juga bisa menjadi cara untuk memotivasi karyawan. Dengan terlibat dalam group, mereka mereka merasa dihargai, mendorong mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahan. Selain itu, ketika mereka dihargai, mereka seringkali memiliki gagasan yang lebih baik tentang cara meningkatkan proses.

Benchmarking

Benchmarking membandingkan kinerja atau kualitas internal dengan standar. Standar mungkin adalah praktik terbaik di industri dengan mengambil perusahaan tertentu sebagai peers. Atau, itu menggunakan data historis sebagai acuan.

Benchmarking penting dalam menetapkan standar keunggulan dan target kualitas. Dengannya, perusahaan bisa mendorong perbaikan terus menerus dengan mengidentifikasi dan menemukan solusi untuk setiap kesenjangan dalam operasi mereka.

Apa yang dibandingkan bisa mencakup beberapa area seperti:

Kinerja produk
Layanan pelanggan
Proses bisnis
Teknologi
Biaya produksi

Jenis benchmarking

Benchmarking secara umum terbagi menjadi dua:

Benchmarking historis
Benchmarking antar perusahaan

Benchmarking historis membandingkan sesuatu dengan masa lalu. Perusahaan mengidentifikasi area untuk perbaikan dan membandingkan dengan data di masa lalu untuk mempelajari penyebab dan menemukan solusi untuk perbaikan.

Misalnya, perusahaan melaporkan penurunan dalam penjualan di tahun ini. Padahal, beberapa tahun sebelumnya, perusahaan membukukan pertumbuhan penjualan yang kuat, melebihi pesaingnya. Perusahaan kemudian menginvestigasi data dan informasi terkait seperti:

Pertumbuhan pasar
Intensitas persaingan
Insentif kepada tenaga penjualan
Belanja iklan
Strategi produk
Strategi penetapan harga

Data dan informasi tersebut untuk mengidentifikasi apakah penurunan penjualan terjadi karena masalah dalam internal perusahaan atau eksternal. Katakanah, penurunan penjualan terjadi karena pertumbuhan pasar melambat. Itu berarti tidak ada masalah yang berarti dengan strategi sekarang. Informasi ini kemudian menjadi dasar untuk perbaikan dalam mengembangkan strategi bersaing ke depan.

Sementara itu, benchmarking perusahaan menggunakan perusahaan lain sebagai pembanding. Pemimpin pasar biasanya yang menjadi peer. Perusahaan kemudian membandingkan produk, operasi, dan prosesnya dengan pemimpin pasar untuk mengidentifikasi kesenjangan dan menemukan area untuk diperbaiki.

Dalam kasus lain, peers mungkin adalah perusahaan top di industri lain tapi memiliki keunggulan di area tertentu yang mana perusahaan ingin bangun.

Tahapan dalam proses benchmarking

Benchmarking melibatkan beberapa proses berikut:

Mengidentifikasi apa yang ingin dibenchmark oleh perusahaan, misalnya proses produksi
Mengukur kinerja saat ini, misalnya waktu antara bahan masuk hingga output dikirimkan ke pelanggan
Mengidentifikasi dan menetapkan peers untuk dibandingkan proses produksinya
Mengembangkan metodologi untuk pengumpulan data, bisa melalui riset internal atau mengandalkan periset eksternal
Menganalisis data untuk membandingkan proses produksi internal dengan peers
Mengidentifikasi kesenjangan dan area untuk diperbaiki, misalnya, mungkin terkait logistik masuk dan penjadwalan produksi.
Menetapkan standar untuk perbaikan, mungkin dengan memodifikasi standar milik peers
Mengembangkan rencana tindakan, mengimplementasikan perbaikan, dan memantau kemajuan
Pengukuran ulang untuk melihat apakah standar baru yang lebih tinggi tercapai
Menetapkan standar baru sebagai target untuk dijalankan di masa depan

Keuntungan dan kelemahan benchmarking

Benchmarking mendorong perbaikan terus menerus. Dengan belajar dari praktik terbaik di pasar, perusahan bisa meningkatkan kinerja mereka di masa depan.

Benchmarking juga menawarkan beberapa manfaat lainnya, termasuk:

Cara yang lebih cepat dan lebih murah untuk memecahkan masalah
Membuat organisasi lebih kompetitif di pasar dengan perbaikan terus menerus
Memberikan tujuan bagi karyawan tentang apa yang harus diperbaiki
Meningkatkan motivasi dengan memberikan tujuan yang jelas kepada karyawan
Mendorong orang-orang untuk menghasilkan ide baru

Benchmarking bisa menjadi mahal ketika perusahaan gagal memulihkan semua biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikan rencana tindakan. Selain itu, praktik terbaik tidak selalu berhasil diterapkan secara efektif karena perbedaan dalam:

Sumber daya
Kapabilitas organisasi
Budaya perusahaan
Gaya manajemen
Lingkungan bisnis

Keterbatasan lainnya adalah:

Menghambat inovasi jika perusahaan hanya menyalin ide tanpa memodifikasi dan menyesuaikan dengan situasi internal
Sulit mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan, terutama jika peer adalah pesaing
Memakan waktu untuk mempelajari praktik terbaik dan mungkin juga kompleks, karena dipengaruhi oleh banyak faktor
Keterbatasan internal, misalnya, keuangan, sehingga sulit untuk menerapkan praktik terbaik secara efektif
Kegagalan akibat data dan informasi yang diperoleh tidak relevan, akurat atau up-to-date

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) adalah filosofi operasional berkomitmen untuk peningkatan kualitas dan keandalan produk. Itu bertujuan untuk memuaskan pelanggan melalui perbaikan produk secara berkelanjutan. Itu membantu perusahaan untuk menurunkan biaya – dengan meningkatkan efisiensi pada proses bisnis – dan memperbaiki kualitas.

TQM membutuhkan semua karyawan untuk berkomitmen mencapai standar kualitas dan meminimalkan pemborosan dan cacat. Itu menanamkan kualitas sebagai prinsip utama dalam setiap operasi dan proses bisnis.

8 Prinsip utama dalam TQM

Pendekatan TQM mencakup 8 prinsip berikut:

Fokus pada pelanggan
Keterlibatan karyawan secara keseluruhan
Pemusatan perhatian pada proses
Sistem yang terintegrasi
Pendekatan strategis dan sistematik
Perbaikan yang berkesinambungan
Keputusan berdasarkan fakta
Komunikasi

Fokus pada pelanggan (customer focussed). Memuaskan pelanggan menjadi fokus utama. Pelanggan mencakup pelanggan internal maupun eksternal. Pelanggan internal berkepentingan untuk mendapatkan output berkualitas dari tahap sebelumnya. Misalnya, tim produksi menginginkan tim logistik masuk mengirimkan bahan berkualitas dan tepat waktu. Sementara itu, pelanggan eksternal menginginkan output akhir yang bebas cacat untuk puas.

Keterlibatan karyawan secara keseluruhan (total employee involvement). Perbaikan kualitas harus dilakukan di setiap tahap dalam proses produksi. Oleh karena itu, itu membutuhkan keterlibatan dari semua karyawan. Ini juga membutuhkan perusahaan untuk memberdayakan karyawan dengan meningkatkan keterampilan mereka – melalui pelatihan – dalam mengerjakan tugas dan mencapai standar di area mereka.

Pemusatan perhatian pada proses (process-centered). Perbaikan proses adalah fondasi dalam mengelola mutu. TQM memastikan pendekatan kualitas di setiap tahap dalam proses produksi, mulai dari penerimaan input, konversi input, hingga pengiriman output ke pelanggan.

Sistem yang terintegrasi (integrated system). Ini menekankan kerjasama dan sinergi antar area proses. Meski mereka mungkin memiliki target dan tugas berbeda, namun mereka harus menjadi satu kesatuan untuk mencapai standar kualitas.

Pendekatan strategis dan sistematik (strategic and systematic approach). Mengelola kualitas membutuhkan rencana, penetapan objektif dan standar untuk dicapai. Itu memberikan arah yang jelas kepada karyawan. Selain itu, perusahaan juga harus mengalokasikan sumber daya dan merekrut karyawan yang tepat. Mereka juga harus memastikan setiap individu memiliki prosedur, target, standar mutu, dan sumber daya untuk menyelesaikan langkah-langkah individual mereka dalam proses .

Perbaikan yang berkesinambungan (continuous improvement). TQM menekankan pada perbaikan berkelanjutan. Menghasilkan produk berkualitas harus ditunjang oleh proses yang efektif dan efisien. Sehingga, setiap tahap dalam proses produksi menghasilkan output yang berkualitas, memenuhi standar, dan meminimalkan pemborosan atau limbah. Perbaikan kualitas membutuhkan karyawan untuk memahami bagaimana kualitas dan efisiensi di area mereka dapat ditingkatkan. Mereka juga harus berani mengambil langkah-langkah kecil untuk perbaikan.

Keputusan berdasarkan fakta (fact-based decision making). Ini membutuhkan perusahaan untuk mengumpulkan data dan informasi di masing-masing tahap. Mereka kemudian menganalisisnya untuk menunjang pengambilan keputusan dan kebijakan yang terukur, akurat dan tepat sasaran.

Komunikasi (communication). Komunikasi yang efektif membuat penerima memahami pesan yang disampaikan oleh pengirim. Sehingga, tidak ada ruang untuk kesalahpahaman. Itu menjadi penting jika pesan yang disampaikan menjadi bahan untuk evaluasi atau pengambilan keputusan. Pesan yang salah bisa mengarah pada keputusan yang salah.

Aspek kunci dalam TQM

Rantai kualitas (quality chain) adalah rantai nilai fungsional untuk mencapai kualitas. Itu menekankan tentang hubungan pemasok-pelanggan untuk setiap tahap dalam proses produksi. Seperti yang telah disebutkan, tahap sekarang adalah pelanggan dari tahap sebelumnya. Misalnya, tim di tahap pemrosesan/konversi adalah pelanggan dari tim di tahap logistik masuk. Demikian juga, tim di tahap pemrosesan menganggap tim di logistik keluar sebagai pelanggan.

Gugus mutu (quality circle). Karyawan membentuk sebuah kelompok kecil untuk bertemu secara teratur. Mereka membahas isu dan masalah terkait pekerjaan mereka. Mereka kemudian bertukar pikiran untuk mengidentifikasi potensi perbaikan.

Pelanggan internal. Hubungan pemasok-pelanggan di setiap tahap mendorong karyawan untuk memberikan kepuasan dengan menghasilkan dan mengirimkan hanya output berkualitas kepada karyawan di tahap berikutnya. Jadi, ini tidak hanya tentang mengirimkan produk tidak cacat kepada pelanggan eksternal. Tapi, ini juga tentang memastikan kualitas diberikan di setiap tahap.

Keuntungan dan keterbatasan TQM

TQM menawarkan beberapa keuntungan seperti:

Meningkatkan kinerja dengan mengurangi inefisiensi pada proses produksi
Meningkatkan kualitas produk dengan melakukannya dengan benar pertama kali dan kendali mutu
Menopang tanggung jawab sosial dengan mengurangi limbah
Mempromosikan kesadaran kualitas kepada semua orang di dalam organisasi
Memotivasi pekerja dengan memberdayakan mereka untuk melakukan perbaikan kualitas pada area mereka
Peningkatan kepuasan pelanggan karena produk berkualitas dan tidak cacat
Loyalitas merek karena kualitas yang terjamin, mendorong lebih banyak penjualan berulang
Memangkas biaya melalui lebih sedikit limbah, keluhan pelanggan dan pembuatan ulang produk
Peningkatan keuntungan melalui peningkatan penjualan dan efisiensi operasi
Memperkuat daya saing melalui kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan penurunan biaya

TQM lebih mahal untuk diterapkan daripada hanya mengandalkan pengendalian mutu. Itu karena perusahaan membutuhkan lebih banyak pemeriksaan terhadap proses produksi untuk memastikan kualitas. Keterbatasan lainnya adalah:

Membutuhkan pelatihan karyawan yang intensif, yang mana mahal dan memakan waktu
Potensi gangguan selama produksi karena harus menghentikan tahapan untuk menelusuri dan memperbaiki masalah kualitas

Peran pelatihan dalam manajemen mutu

Pelatihan menjadi kunci untuk mendukung manajemen mutu. Karyawan adalah yang mengoperasikan setiap tahap dalam proses produksi. Jadi, jika terampil, mereka bisa mengerjakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan standar dan mematuhi prosedur yang berlaku.

Karyawan harus mahir dengan keterampilan fungsional di area kerja mereka. Misalnya, tim pengendali mutu harus mengetahui cara memilih sampel dengan benar. Itu membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang sampling.

Selain itu, pelatihan diperlukan untuk menangani aspek lainnya. Misalnya, mereka memahami apa yang harus dilakukan saat sampel dipilih. Kemudian, jika ada kesalahan yang tidak dapat diterima, mereka juga harus tahu apa yang harus mereka lakukan ketika menemukannya.

Kemudian, dalam jaminan kualitas, karyawan harus dilatih untuk memahami metode yang digunakan untuk mencapai standar yang ditetapkan. Mereka juga perlu memahami langkah apa yang diperlukan ketika standar tidak memenuhi tingkat yang terjamin.

Sementara itu, dalam TQM, karyawan juga harus memahami apa itu pelanggan internal dan bagaimana cara kerja gugus mutu. Mereka diberi tanggung jawab untuk mengidentifikasi bagaimana meningkatkan kualitas dan efisiensi di area mereka dan karena itu, perlu dibekali dengan pengetahuan terkait.

Bagaimana melakukan perbaikan kecil dan bagaimana mereka terbuka untuk mengkomunikasikan kesalahan atau eror – bukan melihatnya sebagai risiko tapi sebagai peluang untuk diperbaiki. Mereka juga harus dibekali dengan pengetahuan untuk membangun budaya “kualitas yang pertama” dan “perbaikan terus menerus”. Selain itu, pelatihan untuk mendorong mereka berpikir dari perspektif orang lain juga penting untuk mengurangi bias dalam pengambilan keputusan seperti bias rasional terbatas (bounded rationality bias).

Standar mutu

Standar mutu (quality standard) adalah prasyarat atau spesifikasi yang dengan mana sebuah produk disebut berkualitas dan dibuat dengan cara yang berkualitas. Itu penting untuk mempromosikan dan mendorong kesadaran kualitas di dalam perusahaan. Memenuhinya juga berkontribusi memperkuat daya saing perusahaan di pasar.

Perusahaan mengadopsi standar kualitas untuk memastikan bahan, produk, proses, dan layanan mereka secara konsisten sesuai dengan tujuannya. Standar tersebut mungkin berkualifikasi nasional atau internasional.

International Organization for Standardization (ISO) – mencakup beberapa aspek seperti manajemen mutu (ISO 9000), keamanan makanan ( ISO 22000), tanggung jawab sosial (ISO 26000), dan manajemen lingkungan (ISO 14000).

CE Marking – standar untuk persyaratan kesehatan, keselamatan, dan perlindungan lingkungan bagi produk ketika mereka dijual di Uni Eropa (UE).

BSI Kitemark – sertifikasi produk oleh British Standards Institution (BSI). Produk dengan tanda dagang tersebut menunjukkan mereka telah memenuhi standar minimum keamanan dan kualitas oleh BSI.

Fairtrade mark – label sertifikasi terdaftar untuk produk yang bersumber dari produsen di negara berkembang dan menunjukkan telah memenuhi standar Fairtrade.

Good Manufacturing Practices (GMP) dan Good Laboratory Practice (GLP) oleh Food and Drug Administration (FDA) AS – GMP adalah standar kualitas untuk keamanan makanan. Sedangkan, GLP adalah standar untuk studi laboratorium non-klinis.

IATF 16949 – standar kualitas produk dan suku cadang perakitan untuk industri otomotif.

International Aerospace Quality Group (IAQG) 9100 – standar di industri kedirgantaraan, termasuk penerbangan, luar angkasa, dan pertahanan.