Contents
Apa itu: Penganggaran berbasis aktivitas (activity-based budgeting) adalah metode penganggaran yang didasarkan pada kuantifikasi aktivitas bisnis dan biaya yang terkait. Dalam proses mengalokasikan uang, perusahaan memetakan aktivitas-aktivitas kunci untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemudian, perusahaan menghitung biaya dan mengembangkan anggaran lebih lanjutnya berdasarkan aktivitas tersebut.
Metode ini berbeda dengan metode tradisional, di mana perusahaan sekadar menyesuaikan anggaran periode sebelumnya dengan memperhitungkan faktor-faktor seperti inflasi atau pengembangan bisnis.
Kapan perusahaan menggunakan metode penganggaran berbasis aktivitas
Umumnya, perusahaan menggunakan penganggaran berbasis aktivitas ketika mereka memiliki informasi yang minim terkait anggaran historis. Mereka harus merinci setiap kegiatan yang potensial akan dilakukan. Karena alasan ini, perusahaan baru cocok untuk menggunakan pendekatan ini.
Selain perusahaan baru, metode ini juga tepat bagi perusahaan yang mengalami perubahan operasional yang material. Contohnya adalah ketika terjadi perubahan basis pelanggan, perubahan lini bisnis, perpindahan lokasi bisnis dan ekspansi bisnis di lini usaha baru. Ketika mendirikan anak perusahaan, manajemen biasanya juga mengadopsi metode ini.
Sebaliknya, untuk perusahaan dengan perubahan operasional yang minimal, penganggaran tradisional lebih umum untuk diterapkan. Di bawah metode tradisional, perusahaan menggunakan data dari tahun sebelumnya ditambah persentase kenaikan tertentu untuk mencerminkan pertumbuhan bisnis dan inflasi. Metode tradisional lebih cepat dan membutuhkan lebih sedikit sumber daya daripada metode penganggaran berbasis aktivitas.
Langkah-langkah dalam membangun anggaran berbasis kegiatan
Activity-based budgeting menjadi salah satu cara untuk memperbaiki efisiensi operasi bisnis. Di bawah metode ini, manajemen harus berusaha untuk menentukan seberapa baik kontribusi aktivitas tertentu dan menjelaskan kemungkinan penyimpangan anggaran dari masing-masing aktivitas.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kegiatan yang ingin dilaksanakan. Mereka juga memperkirakan biaya untuk masing-masing aktivitas.
Selain itu, manajemen memetakan hubungan antar aktivitas, apakah sesuai dengan tujuan ataukah tidak. Dari setiap aktivitas, manajemen kemudian memutuskan berapa besar mereka harus mengalokasikan sumber daya.
Secara umum, proses penganggaran berbasis aktivitas terbagi menjadi tiga tahap, yakni:
- Identifikasi aktivitas utama. Manajemen memecah tujuan perusahaan menjadi beberapa aktivitas untuk dilaksanakan. Selanjutnya, manajemen menyaring mereka dan menetapkan aktivitas utama, yakni yang menghasilkan pendapatan atau menimbulkan biaya.
- Menentukan jumlah unit yang terkait dengan setiap aktivitas. Manajemen akan menggunakan angka ini untuk menghitung biaya. Misalnya, untuk aktivitas pembelian bahan baku, manajemen memperhitungkan jumlah personil pembelian dan sewa gudang.
- Menghitung biaya per unit aktivitas dan mengalikan hasilnya dengan jumlah unit di masing-masing aktivitas. Katakanlah, aktivitas pembelian memerlukan 5 personil dan gaji masing-masing adalah sebesar Rp5 juta setahun. Sementara itu, perusahaan hanya membutuhkan satu gudang dengan sewa sebesar Rp100 juta setahun. Jadi, dari aktivitas pembelian, perusahaan akan menganggarkan biaya sebesar Rp125 juta, terdiri dari gaji personil sebesar Rp25 juta (5 x Rp25 juta) dan sewa gudang sebesar Rp100 juta.
Kasus di atas adalah contoh sederhana. Perusahaan biasanya akan memecah aktivitas-aktivitas kunci secara lebih rinci, mulai dari pembelian bahan baku, pemrosesan hingga aktivitas pengiriman produk. Masing-masing menimbulkan biaya atau berkontribusi terhadap pendapatan.
Keuntungan penganggaran berbasis aktivitas
Dibandingkan dengan penganggaran tradisional, penganggaran berbasis aktivitas memiliki sejumlah keunggulan, diantaranya:
Memberikan rincian aktivitas utama. Penganggaran mencerminkan perkiraan beban kerja dan beban keuangan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. Metode ini memberikan daftar yang lebih rinci, terutama mengenai biaya overhead. Itu penting untuk evaluasi anggaran di kemudian hari.
Kontrol anggaran yang lebih baik. Perusahaan mengidentifikasi kegiatan yang menambah nilai dan pemicunya. Informasi semacam ini penting untuk pengambilan keputusan dan kontrol arus kas masuk dan keluar yang lebih baik. Manajemen memperoleh gambaran yang jelas hubungan sebab-akibat antara biaya dan aktivitas dan dapat menyelaraskan anggaran dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Memberdayakan sumber daya secara lebih baik dan efisien. Manajemen dapat mengarahkan seluruh personel untuk fokus pada aktivitas utama, menghindari aktivitas-aktivitas yang tidak penting. Mereka mempunyai peran dan target yang jelas selama tahun anggaran.
Menghilangkan pemborosan uang. Manajemen merancang anggaran dan aktivitas berdasarkan hubungan sebab-akibat. Mereka menyaring berbagai aktivitas ke dalam beberapa aktivitas utama dan menentukan konsumsi biaya. Jadi, metode ini menghilangkan semua jenis aktivitas yang tidak perlu.
Mencapai keunggulan sekaligus mengurangi beban kerja. Sebelum merancang anggaran, manajemen seharusnya memperoleh pemahaman yang mendalam tentang bagaimana menciptakan nilai bagi pelanggan. Kemudian, mereka menentukan berbagai aktivitas untuk memenuhi hal tersebut, mulai dari pembelian input, penjualan, hingga pemberian layanan purna jual. Jadi, setiap aktivitas berkontribusi untuk memberikan nilai terbaik bagi pelanggan.
Mendukung sinergi. Metode ini membantu dalam memandang bisnis sebagai satu kesatuan. Manajemen memetakan keterkaitan antar aktivitas dan mencoba menghilangkan segala macam kemacetan yang sering terjadi dalam kerjasama lintas divisi.
Kelemahan penganggaran berbasis aktivitas
Metode ini tidak ideal untuk semua perusahaan. Metode ini mengandung sejumlah kelemahan, sehingga beberapa perusahaan tidak mengadopsinya. Diantara kelemahan penganggaran berbasis aktivitas adalah:
Lebih mahal dan lama daripada penganggaran tradisional. Manajemen harus mengumpulkan dan merinci informasi tentang berbagai aktivitas operasional. Rinciannya mungkin tidak hanya membutuhkan satu atau dua halaman. Mereka harus memilah dan menentukan aktivitas mana yang penting untuk sampai pada penentuan biaya. Prosesnya kemungkinan besar memakan waktu yang lama.
Ketidakakuratan asumsi. Pemilahan aktivitas utama seringkali bias. Menentukan mana yang berkontribusi terhadap pendapatan dan mana yang tidak adalah sulit. Manajemen mungkin melebihkan anggaran pada aktivitas yang kurang berkontribusi terhadap pendapatan dan mengurangi anggaran untuk aktivitas sebenarnya lebih penting.
Lebih kompleks. Manajemen membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang setiap aktivitas bisnis sebelum menentukan mana yang penting dan mana yang tidak. Ketidakpahaman hanya akan menghasilkan anggaran yang tidak akurat.
Memerlukan lebih banyak sumber daya. Manajemen mungkin harus melibatkan setiap orang untuk memetakan berbagai aktivitas yang seharusnya dilakukan. Mengapa? Masing-masing memiliki tugas dan peran terhadap operasional perusahaan. Selain itu, metode ini juga membutuhkan karyawan yang terlatih sehingga tahu seberapa penting peran mereka. Jadi, idealnya manajemen harus menanyai mereka semua. Karena alasan ini, penganggaran berbasis aktivitas cocok untuk perusahaan besar dengan operasional dan manajemen yang lebih terstruktur.