Apa itu: Penganggaran top-down (top-down budgeting) adalah pendekatan penganggaran di mana eksekutif atas menetapkan anggaran dan dan kemudian meneruskannya kepada para manajer untuk implementasi. Penetapan anggaran akan sesuai dengan target dan tujuan yang ingin dicapai oleh manajemen.
Eksekutif perusahaan mempertimbangkan pengalaman masa lalu dan kondisi pasar saat ini. Mereka menggunakan anggaran tahun sebelumnya dan laporan keuangan sebagai patokan untuk melakukan alokasi ke departemen dan fungsi bisnis.
Manajemen senior dapat mengambil input dari manajer tingkat bawah untuk mengetahui seberapa besar anggaran yang dibutuhkan. Mereka juga menggunakan faktor internal dan eksternal sebagai input, misalnya kondisi ekonomi, perubahan peraturan pajak, kondisi margin profitabilitas, dan lain sebagainya.
Kapan perusahaan menggunakan penganggaran top-down
Ukuran dan struktur bisnis biasanya menjadi pertimbangan utama dalam memutuskan metode penganggaran top-down atau tidak.
Dalam struktur bisnis yang lebih kecil, rantai komando antara eksekutif tingkat atas dan manajer tingkat bawah lebih pendek. Biasanya, eksekutif tingkat atas cukup memahami operasi sehari-hari. Dalam situasi tersebut, metode penganggaran top-down lebih masuk akal karena lebih menghemat waktu.
Tapi, jika perusahaan mulai tumbuh, struktur menjadi lebih kompleks. Rantai komando juga lebih panjang. Eksekutif seharusnya mempertimbangkan untuk mendapatkan lebih banyak input dari manajer departemen dalam bisnis. Dengan demikian, penganggaran bottom-up lebih dapat diterapkan.
Tahapan penganggaran top-down
Proses penganggaran top-down berawal dengan penetapan tujuan dan target perusahaan oleh eksekutif. Mereka membahas dan menentukan apa yang perusahaan capai dalam hal penjualan, pengeluaran, dan laba.
Ketika merumuskan angka-angka tersebut, mereka memperhitungkan beberapa variabel seperti:
- Pencapaian tahun sebelumnya
- Proyeksi lingkungan bisnis di masa depan seperti pertumbuhan ekonomi, inflasi dan suku bunga
- Kondisi persaingan di tahun depan
- Tren permintaan pasar
- Kontribusi masing-masing departemen terhadap pencapaian di tahun sebelumnya
Biasanya, manajer dan staf tingkat bawah tidak berpartisipasi dalam pertemuan semacam itu. Tapi, mereka mungkin dapat mengajukan saran untuk dipertimbangkan.
Setelah manajemen selesai mempersiapkan target, tujuan diteruskan ke departemen keuangan untuk mengalokasikan anggaran di setiap departemen.
Alokasi anggaran departemen
Departemen keuangan bertugas membuat alokasi untuk setiap departemen. Mereka dapat mendasarkan angka tahun sebelumnya untuk membagi alokasi. Misalnya, jika departemen pemasaran mengeluarkan 10% dari keseluruhan pengeluaran tahun lalu, mereka dapat mengalokasikan persentase yang sama untuk tahun depan.
Atau, persentasenya mungkin lebih tinggi atau lebih rendah, tergantung pada tujuan keseluruhan perusahaan. Misalnya, jika perusahaan berencana untuk meluncurkan produk baru ke pasar, departemen keuangan dapat meningkatkan alokasi anggaran untuk departemen pemasaran untuk menutupi biaya promosi dari produk baru.
Setelah departemen keuangan mengalokasikan anggaran ke setiap departemen, kepala departemen mengambil target dan menyiapkan anggaran mereka sendiri.
Idealnya, kepala departemen menjabarkan target departemen ke dalam berbagai aktivitas yang direncanakan di tahun depan. Mereka kemudian mengestimasi kontribusi dan biaya untuk setiap jenis aktivitas. Setelah itu, mereka dapat mengalokasikan anggaran.
Spesifikasi target dan aktivitas memudahkan untuk evaluasi di masa mendatang.
Penyelarasan anggaran departemen
Setiap departemen kemudian menyerahkan anggaran mereka ke departemen keuangan untuk harmonisasi. Departemen keuangan meninjau anggaran masing-masing untuk memastikan bahwa anggaran tersebut selaras dengan tujuan keseluruhan perusahaan.
Jika ada departemen dengan anggaran tidak mencukupi atau berlebih, departemen keuangan dapat menyuruh kepala departemen untuk merevisi.
Setelah anggaran departemen selesai dan difinalisasi, mereka masuk ke dalam sistem keuangan untuk melacak pengeluaran bulanan.
Manajemen menyebarkan sumber daya berdasarkan target yang ditetapkan oleh anggaran. Departemen menerima laporan bulanan atau berkala untuk menunjukkan jumlah biaya yang dikeluarkan dari anggaran yang dialokasikan, serta pendapatan yang dihasilkan vis-à-vis target departemen.
Perbedaan penganggaran top-down dan penganggaran bottom-up
Tidak seperti penganggaran top-down, penganggaran bottom-up dimulai dari tingkat departemen. Kemudian, itu masuk ke manajemen puncak.
Kepala departemen menyiapkan anggaran mereka berdasarkan informasi saat ini dan pengalaman masa lalu. Mereka kemudian menyampaikannya kepada manajemen senior untuk disetujui.
Sebagaimana dalam penganggaran top-up, kepala departemen harus memperhitungkan target dan aktivitas yang direncanakan di tahun depan. Mereka kemudian mengalokasikan biaya ke masing-masing aktivitas.
Kemudian, kepala departemen menyerahkan anggaran departemen kepada manajemen puncak. Itu berisi rincian tentang setiap item dan justifikasinya.
Kelebihan dan kekurangan penganggaran top-down
Apakah metode penganggaran top-down adalah yang paling ideal? Itu tergantung pada masing-masing perusahan.
Pada bagian ini, saya akan membahas keunggulan dan kelemahan anggaran top-down.
Kelebihan penganggaran top-down
Lebih dapat memprioritaskan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Eksekutif menetapkan target perusahaan dan kemudian menyesuaikan anggaran. Eksekutif dapat mengalokasikan sumber daya ke departemen dengan maksud untuk mendorong pertumbuhan perusahaan, dimulai dengan departemen yang paling kritis. Itu kontras dengan penganggaran pendekatan bottom-up, yang mana lebih menekankan target departemen terlebih dahulu.
Sinkronisasi target yang lebih baik. Masing-masing departemen menetapkan target sesuai dengan target perusahaan, memungkinkan mereka lebih bersinergi. Sebaliknya, di bawah metode penganggaran bottom-up, masing-masing departemen menetapkan target sendiri dan itu mungkin tidak selaras dengan target departemen lainya ataupun target perusahaan.
Lebih menghemat waktu untuk bisnis skala kecil dan menengah. Daripada menghabiskan waktu membuat anggaran dari awal, eksekutif dapat merumuskan anggaran untuk dijalankan di setiap departemen. Itu tentu saja menghemat waktu dan sumber daya. Manajer tingkat bahwa hanya fokus pada target tersebut dan operasi harian.
Kelemahan penganggaran top-down
Turunnya tingkat motivasi oleh manajer tingkat bawah. Mereka merasa tidak terlibat pada apa yang menurut mereka penting. Mereka tidak dapat terlibat aktif dalam proses pembuatan anggaran. Karena tidak ikut serta, mereka mungkin kurang insentif untuk memastikan keberhasilannya.
Bias oleh eksekutif. Eksekutif seringkali tidak terlibat dalam operasi sehari-hari perusahaan. Mereka mungkin menetapkan target yang tidak realistis untuk masing-masing departemen. Oleh karena itu, manajer tingkat bawah mungkin merasa kesulitan untuk mengimplementasikan anggaran.
Kurang akurat. Anggaran mungkin tidak akurat karena kepala departemen tidak dilibatkan. Padahal, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan keuangan departemen mereka daripada eksekutif perusahaan. Membuat anggaran tanpa input personel kunci dapat mengakibatkan kekurangan dana atau kelebihan dana dari suatu departemen.
Konflik antara manajer tingkat bawah dengan eksekutif perusahan. Dengan proses penganggaran top-down, manajer dan karyawan mungkin marah karena input mereka tidak dihargai dalam proses penganggaran. Itu dapat memunculkan konflik, yang mana mengganggu ritme kegiatan operasional sehari-hari.
