Cerdasco

Pengetahuan Lebih Baik. Wawasan Anda Lebih Tajam

Spesifikasi Pekerjaan: Apa Saja Isinya Dan Mengapa Penting?

You are here: Home / Bisnis / Sumber daya manusia / Spesifikasi Pekerjaan: Apa Saja Isinya Dan Mengapa Penting?

Apa itu: Spesifikasi pekerjaan (job specification) adalah sebuah deskripsi mengenai apa yang anda syaratkan atau harapkan untuk dipenuhi oleh kandidat ketika mereka melamar pekerjaan di perusahaan anda. Itu merinci kualifiasi yang anda syaratkan, termasuk mengenai pendidikan, keterampilan dan pengetahuan mereka. Itu menjadi bagian penting dalam iklan pekerjaan bersama dengan deskripsi pekerjaan. Kadang disebut juga dengan spesifikasi orang (person specification)

Apa perbedaan antara spesifikasi pekerjaan dengan deskripsi pekerjaan?

Spesifikasi pekerjaan dengan deskripsi pekerjaan adalah konten utama iklan pekerjaan. Di dalamnya, anda menjelaskan posisi apa yang lowong, apa yang akan dilakukan oleh kandidat di perusahaan anda, apa yang anda harapkan dan syaratkan dari mereka dan apa yang anda tawarkan.

Deskripsi pekerjaan, atau uraian pekerjaan, merinci posisi dan pekerjaan apa yang anda tawarkan. Itu berisi informasi seperti nama jabatan, tugas dan tanggung jawab, lokasi kerja dan kepada siapa mereka akan melapor ketika bekerja di perusahaan anda.

Sedangkan, spesifikasi pekerjaan berisi kualitas yang anda syaratkan dari seorang kandidat. Itu berisi persyaratan tentang pendidikan atau sertifikasi, keterampilan, pengalaman kerja, dan pengetahuan di bidang terkait atau pengetahuan umum, dan kemampuan seperti komunikasi dan presentasi.

Mengapa spesifikasi pekerjaan penting?

Orang bekerja di perusahan anda untuk memperoleh kompensasi seperti gaji, tunjangan dan lingkungan kerja yang nyaman. Di sisi lain, anda mengharapkan mereka untuk membantu dan mendukung anda mencapai visi dan misi. Dan, anda mensyaratkan mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan terkait agar berperan dan bekerja secara efektif.

Dan, ketika anda menawarkan lowongan kerja di sebuah iklan, ekspektasi anda tersebut tercantum dalam spesifikasi pekerjaan. Itu penting untuk memberikan pemahaman kepada kandidat tentang kualitas seperti apa yang anda butuhkan. Sehingga, mereka lebih mudah untuk menilai apakah memenuhi syarat atau tidak.

Alasan lain mengapa spesifikasi pekerjaan penting adalah untuk memastikan mereka yang melamar adalah yang berkualitas. Mereka sesuai dengan kebutuhan anda. Ketika mereka tidak memenuhi syarat, mereka mengakui tidak layak untuk melamar.

Anda juga membutuhkan itu untuk menyaring kandidat yang potensial sebelum melanjutkan proses perekrutan selanjutnya. Misalnya, beberapa kandidat memiliki keterampilan yang sesuai. Tapi, yang lain mungkin tidak hanya memiliki keterampilan tersebut, tapi juga memiliki pengalaman yang lebih lama. Sehingga, anda bisa memilih mana yang lebih baik.

Apa saja isi dari sebuah spesifikasi pekerjaan?

Parameter untuk spesifikasi pekerjaan bisa bermacam-macam, tergantung pada posisi apa yang anda tawarkan dan apa yang anda butuhkan. Dan, kriteria yang umum mencakup pendidikan, pengalaman, keterampilan, pengetahuan dan kualitas personal.

Pengalaman

Anda mungkin menyukai kandidat yang lebih berpengalaman di posisi yang anda tawarkan. Mereka kemungkinan lebih mudah beradaptasi, lebih cepat bekerja secara efektif dan memerlukan lebih sedikit pelatihan.

Tapi, di sisi lain, itu juga memunculkan konsekuensi lain. Mereka mungkin akan meminta gaji yang lebih tinggi karena merasa lebih mahir dan memiliki jam kerja yang tinggi.

Selain pernah bekerja di posisi serupa, masa kerja juga menjadi pertimbangan. Misalnya, untuk mengisi posisi kepala divisi, anda mensyaratkan kandidat memiliki pengalaman dalam peran manajerial selama setidaknya tujuh tahun.

Pendidikan

Syarat ini mungkin mencakup pencapaian umum seperti ijazah sekolah menengah, sarjana, atau paska sarjana. Jurusan mereka juga menjadi pertimbangan lainnya. Misalnya, untuk mengisi lowongan di departemen akuntansi dan keuangan, anda mensyaratkan mereka yang sarjana atau master di bidang keuangan.

Ketika pendidikan relevan dengan posisi yang anda tawarkan, lebih mungkin anda mendapatkan kandidat yang berkualitas. Mereka memiliki pemahaman dan pengetahuan yang memadai.

Tapi, di beberapa perusahaan, syarat pendidikan mungkin bukan yang utama. Mereka mungkin lebih mempertimbangkan kualitas individu daripada itu. Atau, mereka hanya mensyaratkan sertifikasi daripada latar belakang pendidikan.

Sertifikasi

Terkadang, pendidikan saja tidak cukup sebagai prasyarat. Anda mungkin menginginkan kandidat memiliki sertifikasi. Misalnya, untuk mengisi posisi sebagai manajer investasi, perusahaan mungkin mensyaratkan kandidat lulus dan memiliki sertifikat profesional sebagai Chartered Financial Analyst (CFA).

Aspek lain yang terkait adalah lisensi. Misalnya, bekerja sebagai manajer investasi membutuhkan izin resmi dari regulator. Sehingga, lisensi sebagai manajer investasi adalah prasyarat.

Pengetahuan

Pengetahuan bisa memiliki dimensi spesifik dan umum. Spesifik berarti berkaitan dengan posisi kerja yang anda tawarkan. Latar belakang pendidikan dan sertifikasi adalah diantara indikatornya.

Sedangkan, pengetahuan umum bisa mencakup pengetahuan manajerial dan industri di mana perusahaan anda beroperasi. Itu bisa didapatkan melalui pengalaman, pelatihan atau sumber lain. Misalnya, ketika anda merekrut staf untuk departemen sumber daya manusia, anda mungkin lebih memilih mereka yang memiliki pengetahuan mengenai peraturan dan undang-undang terkait kesehatan dan keselamatan kerja, meski tidak memiliki latar belakang pendidikan hukum.

Keterampilan dan kemampuan

Keterampilan mengacu pada potensi yang dimiliki oleh kandidat untuk melakukan pekerjaan dan dapat dipelajari melalui pelatihan atau pengalaman. Misalnya, untuk pekerja di pabrik, perusahaan mensyaratkan keterampilan dalam mengoperasikan mesin. Posisi sebagai analis keuangan membutuhkan keterampilan dalam membuat model keuangan, mengoperasikan software akuntansi atau microsoft office.

Sedangkan, kemampuan mengacu pada potensi bawaan dalam diri kandidat. Itu biasanya sulit ditiru meskipun dapat ditingkatkan melalui pelatihan dan pengalaman. Misalnya, kandidat yang ekstrovert cenderung lebih baik dalam berkomunikasi daripada mereka yang introvert. Memang, itu bisa dipelajari, tapi seringkali ada perbedaan yang cukup signifikan antara mereka.

Kualitas individu

Karakter, sikap, minat, semangat, dan motivasi mungkin adalah prasyarat lain dalam spesifikasi pekerjaan. Itu mungkin berperan lebih besar dalam mempengaruhi kinerja kandidat daripada aspek lainnya. Misalnya, beberapa karyawan anda mungkin tidak memiliki pendidikan yang memadai di bidang keuangan. Tapi, mereka memiliki semangat untuk belajar, disiplin dan etos kerja yang tinggi. Sehingga, mereka bisa efektif dalam peran mereka saat ini.

Kualitas individu bisa berperan besar ketika anda sedang mengembangkan inovasi. Anda membutuhkan orang-orang yang open-minded, yang mana tidak suka dengan status quo dan bergairah untuk mencari solusi atas permasalahan. Semua itu biasanya tidak tergantung pada pendidikan atau sertifikasi yang diperoleh, tapi pada karakter individu.

Google adalah contoh bagus. Itu menyukai mereka yang senang untuk terus belajar, berorientasi pada pertumbuhan dan terus bersemangat untuk menangani perubahan besar.

Bacaan selanjutnya