Fungsi dan Peran Manajemen Sumber Daya Manusia

Apa itu sumber daya manusia?

Sumber daya manusia (human resource) adalah mereka yang bekerja di dalam sebuah perusahaan, baik sebagai karyawan atau manajemen. Mereka merupakan modal manusia karena keterampilan dan pengetahuan mereka memberikan manfaat ekonomi kepada perusahaan.

Manajemen sumber daya manusia adalah satu dari empat fungsi bisnis utama. Tiga lainnya adalah fungsi operasi, pemasaran dan keuangan.

Manajemen sumber daya manusia memiliki beberapa fungsi dasar, termasuk merekrut, melatih, menetapkan sistem penilaian (appraisal), kebijakan terminasi dan mengelola hubungan industrial. Itu bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki talenta terbaik dan mengoptimalkan mereka dalam mendukung aktivitas penciptaan nilai untuk mendukung strategi dan mencapai tujuan perusahaan.

Perubahan pola permintaan mempengaruhi jumlah karyawan dan tingkat yang keterampilan yang dibutuhkan. Begitu juga, lingkungan eksternal yang dinamis juga mempengaruhi variasi dalam jumlah karyawan dan tingkat keterampilan yang tersedia dan dibutuhkan.

Melaksanakan aktivitas penciptaan nilai membutuhkan sumber daya manusia yang memadai (baik dari sisi jumlah dan keterampilan). Dengan melakukannya, perusahaan dapat mencapai tujuan dan mengimplementasikan strategi perusahaan.

Perusahaan bisa mencapai tujuan tergantung pada kemampuan mereka dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja. Mereka membutuhkan waktu untuk mencapai komposisi yang tepat. Mereka perlu merekrut dan melatih orang yang tepat. 

Kemudian, ketika bisnis berkembang, perusahaan juga perlu memperkirakan kebutuhan masa depan mereka, yang mana mendasari perencanaan sumber daya manusia (perencanaan tenaga kerja).

Peran dan fungsi manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia bertujuan untuk merekrut, mengembangkan, dan memanfaatkan personel di dalam organisasi untuk memenuhi tujuan perusahaan. Ada empat peran kunci:

• Rekrutmen dan seleksi
• Pelatihan
• Penilaian
• Pemecatan atau pemutusan hubungan kerja

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab atas perencanaan tenaga kerja. Mereka merekrut, menyeleksi dan mengangkat karyawan sesuai dengan kebutuhan. Mereka juga menyiapkan kontrak kerja dan mengelola administrasi dan penetapan gaji. 

Selain itu, departemen ini juga memastikan perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku, termasuk terkait dengan upah minimum, kesehatan dan keamanan kerja, diskriminasi dan kondisi kerja.

Fungsi lainnya adalah terkait dengan menilai dan mengelola kinerja tenaga kerja. Itu termasuk terkait dengan promosi, transfer, dan pemberhentian.

Program motivasi dan pengembangan adalah fungsi lainnya. Departemen sumber daya manusia mendorong karyawan untuk terus termotivasi, termasuk melalui insentif keuangan seperti gaji dan bonus dan insentif non-keuangan seperti pelatihan dan perluasan pekerjaan (job enlargement).

Terakhir, departemen sumber daya manusia juga bertanggung jawab atas perencanaan suksesi. Departemen tersebut mengidentifikasi karyawan yang dapat dilatih untuk posisi kepemimpinan di masa depan.

Pendekatan manajemen sumber daya manusia

Dua pendekatan dalam manajemen sumber daya manusia:

• Hard human resource management (hard HRM)
• Soft human resource management (soft HRM)

Hard human resource management (hard HRM) 

Hard HRM memperlakukan karyawan dengan cara yang sama seperti sumber daya lainnya seperti mesin dan peralatan. Pendekatan ini menekankan pada pengendalian terhadap karyawan untuk mengoptimalkan mereka pada biaya yang paling efisien. 

Sehingga, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dan pengembalian kepada pemegang saham. Mereka akan merekrut, melatih, dan memberhentikan karyawan sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

Di bawah pendekatan ini, perusahaan mengawasi karyawan secara ketat. Tujuannya adalah untuk memastikan mereka melakukan sesuai dengan tugas dan peran mereka dan menghindari kemungkinan penyimpangan.

Selain pengawasan yang ketat, perusahaan mengembangkan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keuntungan bisnis. Dengan kata lain, program tersebut tidak berorientasi pada kebutuhan karyawan, melainkan kepentingan bisnis.

Pendekatan ini mengelola staf dengan berfokus pada pemotongan biaya. Misalnya, perusahaan menawarkan kontrak kerja sementara dan paruh waktu.

Soft human resource management (soft HRM)

Soft HRM memperlakukan karyawan sebagai aset berharga karena mereka dianggap menyumbang terhadap keunggulan kompetitif perusahaan. 

Sehingga, soft HRM fokus pada pengembangan karyawan untuk membuat mereka termotivasi untuk bekerja keras dan loyal terhadap perusahaan. Dengan begitu, mereka akan terdorong untuk lebih produktif dan menghasilkan lebih banyak output pada biaya yang lebih efisien.

Soft HRM fokus pada memotivasi. Perusahaan juga memberikan dukungan karyawan. Selain itu, mereka juga mengembangkan budaya kerja yang mendukung.

Perusahaan mempertimbangkan kebutuhan masing-masing karyawan dan memperhatikan bagaimana mereka berkembang secara pribadi maupun profesional. Sehingga, dibandingkan dengan hard HRM, soft HRM lebih humanis dalam pengelolaan karyawan.

Perusahaan menawarkan program pelatihan dan pengembangan untuk kepentingan karyawan dan bisnis. Program semacam itu diharapkan dapat meningkatkan kepuasan mereka terhadap perusahaan dan memotivasi mereka dalam bekerja. Sebagai hasilnya, perusahaan mengharapkan mereka akan bekerja lebih keras dan loyal untuk waktu yang lama karena lebih termotivasi.

Turnover tenaga kerja

Turnover tenaga kerja merujuk pada persentase tenaga kerja yang meninggalkan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Kita menghitungnya dengan rumus berikut:

• Turnover tenaga kerja = (Jumlah karyawan yang keluar / Jumlah total karyawan ) x 100

Misalnya, sebuah perusahaan mempekerjakan rata-rata 1.000 karyawan pada tahun 2022. Sebanyak 50 pekerja meninggalkan bisnis selama tahun tersebut. Dengan mengaplikasikan rumus di atas, kita mendapatkan turnover tenaga kerja sama dengan 5% = (50/1.000) x 100.

Turnover yang tinggi mensinyalkan karyawan tidak tinggal di perusahaan untuk jangka waktu yang lama. Itu bisa terjadi karena alasan seperti:

• Bisnis gagal merekrut orang yang tepat karena proses rekrutmen dan seleksi yang buruk.
• Kepuasan kerja adalah buruk, mungkin karena faktor pekerjaan, lingkungan kerja, atau insentif finansial dan non-finansial. 
• Karyawan adalah tidak kompeten, tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Lingkungan kerja atau aspek lainnya mungkin mendemotivasi tenaga kerja dan menurunkan produktivitas mereka.
• Paket gaji dan remunerasi mungkin tidak kompetitif dan ketersediaan pekerjaan dengan gaji yang lebih baik di tempat lain.

Perusahaan kehilangan karyawan juga karena alasan lain seperti:

• Masa pensiun
• Kematian
• Masalah kesehatan
• Penutupan cabang atau pabrik
• Perubahan operasional
• Faktor musiman

Turnover tenaga kerja yang tinggi bisa menimbulkan masalah seperti:

• Peningkatan biaya untuk merekrut, menyeleksi dan melatih karyawan baru.
• Kesulitan dalam membangun semangat tim karena anggota selalu berubah.
• Tingkat output yang rendah karena karyawan baru kurang produktif dibandingkan mereka yang keluar.
• Mendemotivasi karyawan yang ada karena mereka menyadari ada masalah di perusahaan.
• Penurunan penjualan dan layanan pelanggan akibat karyawan baru butuh waktu/tidak efektif untuk menggantikan karyawan yang keluar.

Tapi, perputaran tenaga kerja yang tinggi mungkin tidak selalu mendatangkan masalah. Ada manfaat potensial darinya, termasuk:

• Menciptakan lebih banyak peluang untuk merekrut pekerja berketerampilan tinggi karena mereka yang berketerampilan rendah dan kurang produktif keluar.
• Memungkinkan lebih banyak gagasan dan praktik baru dibawa ke dalam bisnis oleh karyawan baru.
• Cocok untuk mendukung rencana pengurangan jumlah karyawan yaitu karyawan yang akan keluar tidak akan diganti.

Turnover tenaga kerja yang tinggi perlu menjadi perhatian ketika:

• Karyawan keluar secara sukarela bukan karena alasan seperti penutupan pabrik.
• Turnover lebih tinggi dari kompetitor dan yang lebih buruk, pesaing membajak karyawan yang ada.
• Turnover yang tinggi merupakan tren yang meningkat, mengindikasikan ada masalah dalam sumber daya manusia dan belum terselesaikan.

Sementara itu, turnover tenaga kerja yang rendah bisa mengindikasikan loyalitas tinggi oleh karyawan yang ada. Mereka setia pada bisnis, dan cenderung lebih termotivasi untuk bekerja. Itu juga mengindikasikan perusahaan telah merekrut orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat dan memberikan mereka kompensasi yang tepat.

Tapi, rendahnya turnover juga bisa berarti bisnis kurang berkembang. Padahal, bisnis memerlukan inovasi dan ide-ide baru untuk menumbuhkan bisnis, yang mana itu bisa didapat dari orang-orang baru.

Perencanaan sumber daya manusia 

Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) adalah tentang bagaimana sebuah perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah dan komposisi yang tepat untuk mendukung tujuan perusahaan. Itu termasuk menentukan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan dan kualifikasi mereka, termasuk keterampilan mereka. Itu juga melibatkan menentukan langkah-langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk mempersiapkan kebutuhan kepegawaian di masa depan. Disebut juga dengan perencanaan tenaga kerja (workforce planning).

Perencanaan bertujuan untuk mengantisipasi permintaan staf saat ini dan masa depan dengan baik. Sehingga, itu meminimalkan kesalahan perekrutan dan menghindari pemborosan waktu dan uang.

Perencanaan sumber daya manusia merinci jumlah pekerja – dan keterampilan mereka – yang dibutuhkan selama periode waktu mendatang. Itu membutuhkan audit tenaga kerja sebagai titik awal.

Audit tenaga kerja

Audit tenaga kerja (workforce audit) memeriksa secara terperinci jumlah dan komposisi karyawan di setiap area bisnis. Itu juga memeriksa kecocokan antara kualifikasi mereka dengan pekerjaan yang ada.

Audit juga memeriksa kebijakan dan prosedur manajemen sumber daya manusia. Itu menentukan apakah kebijakan dan prosedur telah sesuai atau perlu diperbaharui, disesuaikan dengan perubahan dalam strategi atau tujuan bisnis. 

Audit penting untuk mengidentifikasi area untuk ditingkatkan dan agar tetap sesuai tujuan dan target, serta mematuhi hukum dan peraturan ketenagakerjaan.

Rencana tenaga kerja

Rencana tenaga kerja biasanya berisi tentang situasi di saat ini dan permintaan tenaga kerja di masa depan, diselaraskan dengan target dan tujuan perusahaan. 

Departemen sumber daya manusia mengidentifikasi kesenjangan dan mempertimbangkan cara untuk mengatasinya, termasuk dengan cara mengembangkan kebijakan pelatihan, rekrutmen, penilaian, dan lain sebagainya.

Aspek yang dipertimbangkan ketika menghitung kebutuhan karyawan adalah: 

• Rata-rata masa kerja
• Tingkat turnover
• Beban kerja karyawan
• Kualifikasi karyawan

Faktor lain juga menjadi pertimbangan, seperti target produksi dan intensitas modal (apakah perusahaan lebih banyak menggunakan modal atau tenaga kerja). 

Empat bagian dalam perencanaan sumber daya manusia

Perencanaan sumber daya manusia mencakup empat bagian kunci, termasuk:

• Perekrutan – mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.
• Pelatihan – memastikan karyawan lebih produktif dan termotivasi melalui pelatihan dan pengembangan yang tepat.
• Penilaian – mengevaluasi kinerja pekerjaan karyawan.
• Pemutusan atau pemecatan – mengelola mereka yang keluar secara sukarela atau paksa karyawan.

Perusahaan membutuhkan karyawan berbeda di area kerja dan pekerjaan yang berbeda. Mereka merekrut dan menyeleksi dengan cara yang berbeda dengan berbagai tingkat keberhasilan. Begitu juga, pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan bisa berbeda untuk masing-masing area kerja. 

Perusahaan membutuhkan karyawan yang tepat dengan keterampilan yang tepat di area kerja yang tepat. Jika gagal memenuhinya, mereka tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dan tujuannya.

Inilah sebabnya mengapa perusahaan perlu menyusun rencana kerja. Mereka membutuhkannya untuk mengidentifikasi persyaratan kepegawaian mereka di masa depan.

Misalnya, perusahaan mengembangkan rencana untuk merekrut manajer pemasaran yang baru karena yang sekarang akan segera memasuki masa pensiun. Alasan lain perusahaan membutuhkan karyawan baru termasuk:

• Karyawan yang ada dipromosikan dan harus diganti
• Karyawan pindah atau ditugaskan ke area bisnis yang lain
• Karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri/berhenti dari perusahaan

Manfaat perencanaan tenaga kerja

Perencanaan tenaga kerja penting untuk mendukung bisnis mencapai tujuan di masa depan. Tanpa perencanaan, perusahaan mungkin kekurangan orang atau tidak memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk menciptakan nilai. 

Manfaat lainnya termasuk:

• Mencegah masalah akibat terlalu sedikit atau terlalu banyak staf
• Menghindari banyak staf dengan keterampilan yang salah
• Menghindari pemborosan waktu dan uang yang terlibat dalam perekrutan dan pelatihan

Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia

Faktor internal dan eksternal mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia. Faktor internal berarti terkait dengan perusahaan itu sendiri. Sedangkan, faktor eksternal berada di luar kontrol perusahaan.

Faktor internal mencakup:

Perubahan keuangan bisnis. Perusahaan mengurangi tenaga kerja ketika mengalami kesulitan keuangan untuk meminimalkan biaya.

Perubahan dalam rencana strategis dan tujuan perusahaan. Misalnya, perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja ketika mereka memasuki pasar internasional.

Pertumbuhan bisnis. Ketika bisnis menjadi lebih besar, mereka membutuhkan lebih banyak orang untuk direkrut. Ini juga bisa dikaitkan dengan peningkatan dalam permintaan produk di masa depan.

Komposisi yang ada. Jika karyawan yang ada kurang produktif, perusahaan perlu merekrut lebih banyak tenaga kerja baru untuk menggantikan mereka.

Turnover tenaga kerja. Semakin tinggi tingkat turnover, semakin besar kebutuhan perusahaan untuk merekrut karyawan baru untuk menggantikan mereka yang pergi.

Perubahan sifat operasi perusahaan. Ketika bertransisi dari padat karya ke pada modal, bisnis berinvestasi lebih banyak ke mesin dan peralatan dan mulai mengurangi tenaga kerja karena operasi lebih banyak mengandalkan mesin daripada tangan manusia.

Perubahan manajemen. Manajemen baru mungkin membawa misi dan target baru, yang mana konsekuensinya, membutuhkan orang-orang baru untuk mendukungnya.

Perubahan dalam organisasi bisnis. Perusahaan mungkin mengubah cara organisasi diatur untuk memenuhi tujuan strategis mereka dengan lebih baik.

Perubahan dalam hubungan tenaga kerja. Tuntutan oleh serikat pekerja menyebabkan perusahaan harus memenuhi persyaratan mereka agar bisnis tetap berjalan dan tenaga kerja termotivasi.

Sementara itu, faktor eksternal bisa mencakup:

Perubahan teknologi. Misalnya, mesin robotik mengurangi pekerjaan manual dan karena itu, karyawan. Selain itu, teknologi komunikasi baru memungkinkan perusahaan untuk melaksanakan rekrutmen elektronik/online, rapat online, kursus pelatihan online, dan bekerja dari rumah.

Perubahan demografis. Populasi yang menua dan penurunan angka kelahiran mempengaruhi pasokan tenaga kerja yang tersedia untuk direkrut. Itu juga mempengaruhi upah. Selain itu, populasi menua mengakibatkan meningkatnya tanggungan, perubahan pola konsumsi, perubahan pola pekerjaan, dan berkurangnya mobilitas tenaga kerja.

Tren sosial budaya – yang mana terkait erat dengan perubahan demografis – juga bisa mempengaruhi perencanaan tenaga kerja. Contohnya adalah:

• Peningkatan partisipasi perempuan dalam angkatan kerja
• Lebih banyak pekerjaan paruh waktu 
• Tuntutan yang lebih tinggi untuk keseimbangan kehidupan pribadi-kerja yang lebih baik

Kondisi perekonomian. Misalnya, resesi memaksa perusahaan untuk mengurangi tenaga kerja karena permintaan terhadap produk mereka turun. Selama periode ini, tingkat pengangguran lebih tinggi. 

Tapi, di sisi lain, situasi ini memberikan lebih banyak peluang untuk merekrut tenaga kerja dengan keterampilan dan pengalaman yang tepat pada tingkat upah yang lebih rendah (karena pasokan cenderung meningkat relatif terhadap permintaan tenaga kerja).

Perubahan mobilitas tenaga kerja. Mobilitas bisa jadi mobilitas antar pekerjaan (occupational mobility) dan mobilitas geografis (geographic mobility). 

Mobilitas okupasional dipengaruhi oleh faktor seperti pendidikan dan pelatihan. Semakin tinggi mobilitas okupasional, semakin besar pasokan karena pekerja bisa dapat dengan mudah meninggalkan satu pekerjaan ke pekerjaan lain di bidang yang berbeda.

Perubahan undang-undang. Misalnya, pemerintah mengenalkan upah minimum baru yang lebih tinggi. Bisnis terpaksa mematuhi itu dengan merekrut karyawan baru pada biaya yang lebih tinggi dan memastikan karyawan yang ada mendapatkan upah sesuai aturan baru tersebut.