Cerdasco

Pengetahuan Lebih Baik. Wawasan Anda Lebih Tajam

Perencanaan Sumber Daya Manusia: Cara Kerja dan Tantangannya

You are here: Home / Bisnis / Sumber daya manusia / Perencanaan Sumber Daya Manusia: Cara Kerja dan Tantangannya

Apa itu: Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) atau perencanaan tenaga kerja (workforce planning) adalah tentang bagaimana perusahaan anda menentukan dan mempersiapkan berapa banyak karyawan yang anda butuhkan untuk memenuhi tujuan anda, termasuk persyaratan kualifikasi mereka. Anda harus menentukan dan mengambil langkah-langkah untuk mempersiapkan kebutuhan kepegawaian, baik saat ini maupun di masa depan, yang mana membutuhkan anda tidak hanya fokus pada aspek kuantitas dan kualitas, tapi juga tentang kebijakan dan program terkait. Itu bertujuan untuk mengantisipasi permintaan terhadap staf dan meminimalkan kesalahan perekrutan dan menghindari pemborosan waktu dan uang.

Prosesnya bisanya diawali dengan mengaudit sumber daya manusia yang anda miliki untuk memetakan kondisi saat ini, apakah ada kesenjangan yang antara kondisi aktual dengan yang anda inginkan. Sehingga, anda bisa mengambil langkah-langkah yang sesuai.

Mengapa perencanaan sumber daya manusia penting?

Perencanaan sumber daya manusia penting untuk mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada. Mereka adalah aset anda dan mengalirkan manfaat ekonomi kepada perusahaan anda. Sehingga, mengoptimalkan mereka berarti juga mengoptimalkan manfaat ekonomi yang anda peroleh.

Kemudian, mengembangkan rencana sumber daya juga penting untuk mengantisipasi kebutuhan di masa depan. Ketika bisnis anda tumbuh, anda membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Keterampilan yang anda butuhkan mungkin juga berbeda dengan yang ada saat ini. Sehingga, rencana tersebut mengakomodasi tentang bagaimana perusahaan anda mengatasi kesenjangan antara kebutuhan saat ini dengan masa depan untuk mencapai visi dan misi anda.

Perencanaan tersebut juga membantu perusahaan anda untuk mencapai produktivitas yang lebih tinggi. Dengan rencana yang baik, anda bisa memperoleh talenta terbaik sesuai dengan kebutuhan. Anda bisa menempatkan mereka di posisi yang tepat sesuai dengan kemampuan mereka. Sehingga, pada akhirnya, itu mengarah pada peningkatan produktivitas mereka. Dan, ketika produktivitas meningkat, perusahaan anda bisa memperoleh lebih banyak pendapatan pada biaya yang lebih efisien, mengarah pada lebih banyak keuntungan di masa depan.

Bagaimana cara kerja perencanaan sumber daya manusia?

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, rencana sumber daya manusia merinci kondisi saat ini dan yang anda inginkan di masa depan, disesuaikan dengan target dan tujuan perusahaan anda. Staf anda di departemen sumber daya manusia (departemen SDM) kemudian melakukan audit. Mereka mengidentifikasi apakah ada kesenjangan antara permintaan saat ini dengan di masa depan. Sekali lagi, itu tidak hanya tentang jumlah karyawan anda, tapi juga keterampilan dan kualifikasi mereka.

Kemudian, setelah anda memetakan kesenjangan tersebut, anda mempertimbangkan cara untuk mengatasinya. Itu bisa melibatkan pengembangan sistem, kebijakan atau program tentang aspek seperti rekrutmen, pelatihan, pengembangan, penilaian, dan promosi.

Aspek yang perlu anda pertimbangkan ketika menghitung kebutuhan anda terhadap karyawan mungkin termasuk:

  • Keahlian
  • Keberagaman
  • Rata-rata masa kerja (years of service)
  • Tingkat turnover
  • Beban kerja
  • Kualifikasi dan keterampilan
  • Anggaran
  • Lokasi operasi

Memetakan dan mengidentifikasi kesenjangan

Proses perencanaan dimulai dengan memetakan apa yang telah anda miliki dan apa yang belum. Anda perlu menjawab pertanyaan seperti apakah kebutuhan anda terhadap sumber daya manusia untuk saat ini sudah terpenuhi? Apakah perusahaan anda perlu meningkatkan kualitas mereka? Apakah perusahaan anda perlu merekrut karyawan atau mengakuisisi keterampilan baru?

Pemetaan menjadi bagian penting sebelum anda merekrut karyawan baru. Itu bisa menghemat uang perusahaan anda. Jika sumber daya anda saat ini sudah cocok dengan kebutuhan anda di masa depan, untuk apa merekrut yang baru?

Pada tahap ini, anda memeriksa setiap posisi. Siapa dan mengerjakan apa karyawan di posisi tersebut? Bagaimana keterampilan mereka, apakah perlu ditingkatkan?

Memperkirakan kebutuhan terhadap sumber daya manusia

Tahap ini membutuhkan anda untuk mencocokkan kondisi aktual dengan kondisi ideal yang anda inginkan. Setelah anda memiliki daftar lengkap setiap pekerjaan di perusahaan anda, anda mengambil keputusan tentang apakah sumber daya yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan anda. Apakah jumlah karyawan saat ini sudah cukup? Apakah ada kesenjangan dalam keterampilan karyawan? Apakah anda hanya perlu melatih mereka untuk mengakuisisi keterampilan baru? Atau, Apakah anda perlu merekrut tenaga kerja baru?

Jika ada kesenjangan antara kondisi aktual dengan yang anda inginkan, anda perlu memperkirakan berapa yang anda butuhkan. Sekali lagi, itu tidak hanya tentang berapa banyak karyawan yang harus anda rekrut, tapi juga keterampilan untuk mengisi kesenjangan tersebut.

Merekrut dan melatih karyawan

Setelah memperkirakan kebutuhan anda, anda mengambil langkah selanjutnya, menyusun strategi dan mengambil tindakan. Anda mencari solusi untuk mengisi kesenjangan dalam jumlah karyawan dan keterampilan. Misalnya, itu mungkin membutuhkan anda untuk merekrut karyawan baru, memindahposisikan mereka, atau melatih dan mengembangkan mereka.

Anggaplah anda membutuhkan karyawan baru. Anda kemudian memulai pencarian pelamar yang sesuai. Anda menentukan spesifikasi pelamar, mengiklankan lowongan, menyaring dan menyeleksi mereka, dan memilih yang terbaik. Untuk melakukannya, anda mungkin membutuhkan mitra. Sehingga, memilih penyedia jasa perekrutan juga menjadi aspek penting yang perlu anda perhatikan.

Dalam kasus selanjutnya, anda mungkin melihat kesenjangan dalam keterampilan, tapi masih mungkin dibangun dari internal. Sehingga, anda tidak perlu merekrut karyawan baru. Anda mendorong karyawan mengambil pelatihan untuk mempelajari keterampilan dan pengetahuan baru, yang mana anda butuhkan di masa depan. Pelatihan semacam itu penting untuk memenuhi tuntutan bisnis yang terus berubah.

Mengevaluasi kebijakan dan praktik terkait

Rencana sumber daya tidak hanya tentang menambah karyawan dan keterampilan, tapi juga tentang aspek lainnya, termasuk sistem, budaya, praktik, program kerja dan kebijakan tentang sumber daya manusia. Itu mungkin termasuk tentang desain kerja, jenjang karir, budaya kompensasi, promosi, hubungan industrial dan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah.

Anda kemudian mengevaluasi semua itu untuk menemukan kemungkinan hambatan dan memperbaikinya. Ini juga adalah tahap penting karena meski memiliki talenta terlatih, jika kebijakan atau sistem anda jelek, itu juga berdampak buruk bagi bisnis anda.

Memonitor kinerja dan lingkungan kerja

Tahap ini adalah tentang mengawasi kinerja karyawan. Anda memastikan mereka menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Anda meninjau kinerja mereka, mengidentifikasi keberhasilan dan area untuk perbaikan.

Anda juga mengevaluasi lingkungan kerja di mana karyawan menjalankan kegiatan sehari-hari. Keselamatan dan kesehatan karyawan adalah prioritas. Lingkungan kerja yang nyaman dengan konflik interpersonal yang minimal membuat karyawan betah untuk bekerja. Itu semua mempengaruhi kualitas kehidupan kerja mereka.

Mengevaluasi rencana kerja

Setelah menjalankan rencana, anda dapat mengevaluasi apakah itu berhasil atau belum. Tentu saja, itu membutuhkan beberapa waktu untuk melihat hasil. Apakah rencana tersebut telah membantu perusahaan anda mencapai target anda? Anda mungkin menggunakan beberapa metrik untuk mengevaluasi itu, seperti laba, produksi, tingkat turnover dan kepuasan karyawan.

Apakah rencana tersebut berjalan dengan sesuai dengan ekspektasi anda? Apakah itu masih relevan dengan tuntutan bisnis anda di masa depan? Jika rencana anda tidak berjalan lancar, anda kemudian bisa memulai dari yang pertama, mengidentifikasi kesenjangan.

Apa saja tantangan dalam perencanaan sumber daya manusia?

Membuat rencana dan menjalankannya adalah tugas yang sulit. Apa yang anda rencanakan bisa saja tidak terealisasi atau berbiaya mahal karena beragam faktor baik internal maupun eksternal. Misalnya, ketika anda merekrut karyawan baru untuk membangun inovasi, anda mungkin membutuhkan mereka yang bisa membawa perspektif baru, open-minded dan cenderung tidak suka dengan status quo. Keputusan anda mungkin tidak disukai oleh beberapa karyawan anda saat ini. Mereka mungkin akan memperlihatkan penolakan karena mereka merasa terancam.

Tantangan berikutnya adalah kesulitan menemukan karyawan yang berkualifikasi karena tersedia sedikit. Dan, pesaing anda mungkin telah mendahului anda dan merekrut sebagian besar talenta yang tersedia di pasar. Akhirnya, kandidat meminta gaji yang tinggi karena mereka tahu keterampilan mereka sangat anda butuhkan. Akhirnya, anda harus mengeluarkan uang lebih banyak untuk mempekerjakan mereka.

Terakhir adalah bias dalam perencanaan. Anda mungkin terlalu terkonsentrasi pada masalah jangka pendek. Sehingga, rencana anda tidak cukup fleksibel untuk mendukung target jangka panjang anda.

Bacaan selanjutnya