Contents
Apa itu: Departemen akuntansi dan keuangan (accounting and finance department) berurusan dengan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian sumber daya keuangan, termasuk mengelola catatan dan informasi yang berkaitan dengan keuangan bisnis. Departemen bertanggung jawab untuk memastikan manajemen keuangan yang efektif dan efisien untuk mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan. Departemen ini juga melakukan kontrol keuangan yang diperlukan untuk mendukung semua kegiatan bisnis.
Apa saja yang dilakukan oleh departemen akuntansi dan keuangan? Mengurusi penggajian, pelaporan keuangan dan penganggaran adalah contohnya. Selain itu, departemen ini juga mengurusi piutang dan hutang, pencatatan, dan kepatuhan hukum dan kontrol keuangan.
Di bisnis kecil, departemen ini mungkin bukan area yang terpisah, melainkan dijalankan bersama dengan fungsi lain. Ini karena mereka tidak memiliki sumber daya untuk mendukung fungsi secara terpisah.
Tapi, sebaliknya, di bisnis-bisnis besar, departemen akuntansi dan keuangan adalah area terpisah. Mereka memiliki sumber daya yang cukup dan mampu mempekerjakan spesialis. Tim memiliki tugas dan pekerjaan spesifik untuk mengawasi bagaimana bisnis memaksimalkan dan menghabiskan uangnya dan mengambil langkah-langkah mengendalikan keuangannya.
Apa dua tujuan utama departemen akuntansi dan keuangan?
Departemen akuntansi dan keuangan berperan penting dalam sebuah perusahaan. Itu adalah area kunci selain departemen operasi, sumber daya manusia dan pemasaran. Departemen ini memenuhi dua tujuan utama di dalam perusahaan.
Pertama, departemen mendukung perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan. Misalnya, manajemen merencanakan ekspansi dengan mengakuisisi sebuah perusahaan. Orang-orang departemen keuangan kemudian menilai seberapa layak akuisisi dan bagaimana mendanainya, apakah menggunakan kas internal atau sumber eksternal seperti menerbitkan surat utang.
Kedua, departemen menyediakan informasi keuangan di dalam perusahaan. Informasi tersebut mungkin dibutuhkan oleh departemen lain untuk beroperasi secara efektif dan efisien.
Fungsi keuangan tidak hanya menyediakan dan memantau apa yang terjadi di internal, seperti realisasi anggaran dan biaya. Tapi, departemen juga memantau perubahan eksternal dan kemudian mengamati dampaknya terhadap keuangan bisnis. Misalnya, tim keuangan mengevaluasi investasi surat berharga ketika bank sentral menaikkan suku bunga. Sehingga, kas diinvestasikan pada instrumen yang tepat untuk memenuhi likuiditas sambil memaksimalkan pengembalian, mengurangi biaya peluang dana yang menganggur.
Apa saja peran departemen akuntansi dan keuangan?
Departemen akuntansi dan keuangan berperan vital dalam sebuah perusahaan. Peran mereka mencakup:
Akuntansi keuangan. Peran ini berkaitan dengan mencatat semua transaksi keuangan, biasanya melalui sistem pembukuan entri ganda, dan menyiapkan laporan keuangan, baik yang dibutuhkan oleh manajemen maupun pemangku kepentingan eksternal.
Penganggaran. Departemen ini menganalisis, mengalokasikan dan mengendalikan informasi keuangan untuk membantu operasi sehari-hari. Pada awalnya, tim merencanakan anggaran di tahun depan dengan memetakan berapa uang yang masuk dan berapa uang yang dikeluarkan. Setelah diimplementasikan, tim memonitor dan mengontrol item-item yang dianggarkan.
Penggajian. Departemen akuntansi dan keuangan menyiapkan dan memproses gaji yang dibayarkan ke pegawai, kemudian mencatat transaksi dan membuat laporannya. Selain itu, peran ini membutuhkan departemen ini untuk memastikan penggajian perusahaan telah memenuhi aturan dan kebijakan yang berlaku, baik internal maupun eksternal seperti pemerintah.
Treasuri dan perencanaan keuangan. Peran ini berkaitan dengan bagaimana mengalokasikan dana yang ada di dalam perusahaan. Misalnya, tim mengelola likuiditas dan investasi, termasuk di mana perusahaan seharusnya menempatkan kasnya, apakah di deposito bank atau di surat berharga. Peran ini adalah untuk mengoptimalkan pengembalian sambil memenuhi likuiditas. Selain itu, tim juga memantau utang dan ekuitas perusahaan untuk mencapai struktur modal yang optimal.
Perpajakan. Peran ini berhubungan dengan persiapan dan pembayaran pajak. Tim bertugas tidak hanya untuk mengelola dan membuat laporan perpajakan. Tapi, mereka juga mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang berkonsekuensi pajak, yang mana dibutuhkan untuk perpajakan, pengambilan keputusan dan rencana keuangan. Selain itu, tim juga bertanggung jawab untuk memastikan uang tersedia ketika dibutuhkan untuk membayar pajak ke otoritas.
Bagaimana departemen akuntansi dan keuangan mempengaruhi bisnis?
Departemen akuntansi dan keuangan memastikan semua catatan keuangan akurat dan selalu diperbarui. Sehingga, itu mencerminkan kondisi aktual. Informasi semacam itu esensial untuk mendukung keputusan yang berkualitas. Bayangkan jika departemen ini memberikan informasi keuangan yang salah kepada manajemen, apa yang terjadi? Keputusan buruk adalah hasilnya.
Selain memberikan input bagi manajemen untuk pengambilan keputusan, departemen ini juga bekerjasama dengan departemen lain untuk mendukung pengambilan keputusan di area terkait. Ambil dengan departemen pemasaran sebagai contoh. Tim di departemen akuntansi bekerja sama dengan tim pemasaran untuk menetapkan harga yang tepat untuk memaksimalkan volume penjualan sekaligus keuntungan.
Tim pemasaran mungkin fokus untuk menghasilkan volume penjualan setinggi mungkin, dan karena itu mungkin fokus pada harga rendah. Sedangkan, tim akuntansi dan keuangan membawa informasi lain, terutama terkait biaya, termasuk biaya produksi. Kemudian, kedua tim bekerja sama memformulasikan harga untuk tidak hanya memenuhi penjualan tapi juga keuntungan.
Selain menyediakan informasi kepada departemen lain, fungsi keuangan juga bisa berdampak pada area lain dengan memberikan nasihat tentang berbagai masalah keuangan. Misalnya, departemen keuangan mungkin menyarankan cara untuk meningkatkan arus kas. Atau, departemen tersebut memberi wawasan tentang cara menyiapkan anggaran, mengalokasikan anggaran dan memaksimalkan anggaran, sesuai dengan konteks di masing-masing departemen. Saran-saran semacam itu vital untuk operasi yang lancar. Dan pada akhirnya, itu memberikan kontribusi yang signifikan bagi departemen lain untuk memenuhi anggaran dan rencana bisnis.
Mendukung keputusan bisnis
Sebagaimana disebutkan sebelumnya, departemen keuangan dan akuntansi menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan bisnis. Keputusan tersebut mungkin terkait dengan organisasi secara keseluruhan atau spesifik di departemen lain. Contohnya adalah:
Aksi korporasi. Manajemen membutuhkan informasi terkait ketika mengambil keputusan tentang ekspansi. Misalnya, mana pilihan yang tepat untuk menumbuhkan bisnis? Apakah perusahaan harus melakukan akuisisi, mendirikan anak usaha, menambah pabrik baru, atau membeli mesin baru? Apakah perusahaan harus fokus pada pasar saat ini ataukah masuk ke pasar baru?
Keputusan-keputusan semacam itu membutuhkan input dari departemen keuangan. Misalnya, departemen akuntansi dan keuangan menyediakan informasi tentang sumber daya keuangan yang tersedia untuk mendukung ekspansi. Selain itu, departemen juga mengidentifikasi pembiayaan eksternal potensial untuk membiayai ekspansi, jika sumber daya internal tidak cukup. Kemudian, tim juga bertugas untuk menganalisis biaya, titik impas dan kelayakan investasi.
Pemasaran. Misalnya, departemen keuangan menetapkan anggaran untuk kampanye pemasaran, sesuai dengan yang diajukan oleh departemen pemasaran. Selain itu, tim keuangan juga memantau dan mengontrol realisasinya, memastikan anggaran dialokasikan secara optimal.
Kemudian, paska kampanye, departemen akuntansi dan keuangan juga memberi informasi berharga lainnya. Misalnya, departemen tersebut memberikan informasi penjualan dan keuntungan yang terealisasi untuk meninjau apakah kampanye tersebut berhasil atau tidak?
Sumber daya manusia. Departemen akuntansi dan keuangan memberikan informasi terkait untuk mendukung departemen sumber daya manusia dalam merancang dan mengevaluasi anggaran, kebijakan atau strategi terkait. Itu mungkin terkait dengan turnover, produktivitas karyawan, perekrutan dan pelatihan.
Misalnya, biaya di departemen sumber daya meningkat karena turnover pegawai tinggi. Akibatnya, perusahaan harus sering merekrut dan melatih pegawai baru, yang mana lebih mahal daripada mempertahankan karyawan yang ada saat ini. Informasi biaya ini akan menjadi input untuk meninjau dan merevisi kebijakan dan strategi terkait untuk menurunkan turnover.
Operasi. Departemen operasi bertanggung jawab untuk menghasilkan produk dan area terkait seperti pengadaan bahan baku, logistik masuk dan pergudangan. Selain itu, untuk memproduksi barang, mereka juga membutuhkan tenaga kerja, mesin dan peralatan pendukung. Itu semua mengeluarkan biaya. Dan departemen keuangan mengalokasikan uang yang dibutuhkan sesuai dengan anggaran yang diajukan oleh departemen operasi.
Hubungan tersebut juga berlaku sebaliknya. Maksud saya, departemen operasi memang membutuhkan departemen keuangan untuk mendanai operasi. Tapi, sebaliknya, departemen keuangan juga tergantung pada departemen operasi untuk merancang anggaran.
Misalnya, merancang anggaran untuk organisasi secara keseluruhan membutuhkan asumsi pendapatan dan biaya. Departemen keuangan membutuhkan asumsi volume produksi dan biaya produksi untuk sampai pada pendapatan dan keuntungan yang ditargetkan.
Katakanlah, departemen produksi melakukan tugasnya dengan buruk. Akibatnya, anggaran meleset dari rencana. Itu tidak hanya mempengaruhi anggaran departemen operasi. Tapi, itu juga berdampak pada seluruh area di dalam perusahaan. Akhirnya, departemen keuangan harus membuat revisi dan langkah-langkah pengendalian untuk memperbaiki keuangan perusahaan.