Struktur Organisasi: Mengapa Penting dan Apa Saja Jenisnya

Contents

Apa itu: Struktur organisasi (organizational structure) adalah tentang bagaimana suatu perusahaan diatur dan bagaimana kegiatan tertentu diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi, termasuk dengan mengatur tugas, tanggung jawab, pengambilan keputusan, alur kerja, saluran komunikasi, dan hierarki. Itu menentukan mode di mana perusahaan beroperasi dan bekerja. Dan memilih struktur yang tepat adalah salah satu keputusan penting karena berdampak pada efektivitas dalam mencapai tujuan.

Ada berbagai struktur organisasi, diantaranya struktur datar dan struktur tinggi. Kemudian, berdasarkan seberapa jauh otoritas didelegasikan di sepanjang rantai komando, ada struktur terpusat dan terdesentralisasi. Dan, struktur bisa diatur dalam beberapa cara, mungkin dibangun di sekitar unit bisnis, fungsi bisnis, produk, proyek, geografi, atau dengan pendekatan matriks.

Kemudian, ketika kita merepresentasikan secara grafis struktur organisasi, itu akan membentuk sebuah bagan organisasi. Itu menggambarkan unit dan posisi dalam perusahaan dan bagaimana mereka saling berhubungan.

Mengapa struktur organisasi penting?

Beberapa alasan menjelaskan mengapa struktur organisasi penting. Pertama, struktur mempengaruhi efektivitas dalam mencapai tujuan. Itu memberikan gambaran tentang bagaimana perusahaan diatur dan bagaimana cara terbaik untuk bergerak maju dalam mencapai tujuannya. Sebaliknya, tanpa struktur formal, sulit bagi mereka untuk beroperasi dengan lancar.

Misalnya, karyawan mungkin mengalami kesulitan mengetahui peran mereka. Akhirnya, mereka bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Atau, mereka tidak tahu kepada siapa mereka harus melapor. Sebagai akibatnya, ada ketidakpastian tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa dalam organisasi.

Kedua, struktur mempengaruhi bagaimana sumber daya fisik dan sumber daya manusia diatur. Itu mendefinisikan bagaimana pekerjaan dan tugas, peran, tanggung jawab, dan pengawasan dibagi dan terintegrasi, menggambarkan hubungan pelaporan hierarkis, dan mengatur bagaimana individu dan tim mengoordinasikan upaya kerja mereka. Sederhananya, itu menjabarkan siapa yang melakukan apa dan bagaimana mereka saling terkait.

Ketiga, organisasi yang terstruktur memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus. Perusahaan memisahkan karyawan dan fungsi ke dalam departemen yang berbeda. Itu memberikan kejelasan bagi semua orang di setiap tingkatan tentang peran dan tanggung jawab mereka. Akhirnya, mereka bisa lebih produktif karena memfokuskan energi dan waktu pada apa yang seharusnya mereka kerjakan.

Keempat, itu menentukan bagaimana informasi mengalir antar level di dalam organisasi. Misalnya, keputusan mengalir dari atas ke bawah di bawah struktur terpusat. Dan, keputusan terkonsentrasi di sedikit orang. Manajer tingkat lebih atas memiliki kekuasaan yang lebih besar untuk mengambil keputusan dengan otoritas tertinggi berada di tangan manajer teratas.

Sebaliknya, pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkat organisasi di bawah struktur terdesentralisasi. Manajer lebih atas mendelegasikan beberapa keputusan kepada manajer lebih bawah.

Kelima, struktur yang terdefinisi dengan jelas memungkinkan perusahaan untuk menyusun struktur gaji bagi karyawan. Mereka dapat memutuskan tingkat dan rentang gaji untuk setiap posisi sesuai dengan level mereka di dalam organisasi.

Konsekuensi struktur organisasi yang buruk

Secara umum, struktur yang buruk menyebabkan perusahaan tidak efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Operasi tidak berjalan sebagaimana yang diinginkan karena masalah seperti:

Pengambilan keputusan yang tidak efektif, misalnya, akibat tumpang tindih keputusan.
Disharmoni, misalnya, akibat perebutan kekuasaan karena otoritas tidak secara jelas diatur.
Kebingungan diantara karyawan, misalnya, karena peran dan tugas di setiap posisi tidak terdefinisi dengan jelas.
Motivasi dan moral yang rendah karena karyawan tidak melihat jenjang karir yang jelas atau penumpukan pekerjaan di level tertentu.
Kurangnya koordinasi dan kontrol, misalnya, akibat keputusan yang tidak konsisten antara manajer tingkat bawah dengan manajer tingkat atas.
Komunikasi yang buruk karena pesan tidak mengalir sesuai dengan jalurnya atau memakan waktu yang panjang karena harus melalui banyak lapisan manajerial.
Aktivitas atau pekerjaan yang terduplikasi, misalnya akibat distribusi peran yang buruk, sehingga membuat upaya dan sumber daya terbuang sia-sia.
Pengambilan keputusan yang lambat, sehingga perusahaan tidak mampu menanggapi kondisi yang berubah.

Apakah struktur organisasi adalah statis?

Struktur organisasi bisa berubah seiring waktu, tergantung pada kebutuhan manajemen. Perubahan lingkungan bisnis, seperti perubahan dalam permintaan produk, juga bisa mendorong perusahaan untuk mengubah strukturnya.

Atau, perubahan gaya manajemen juga bisa mempengaruhi. Manajemen baru mungkin mereorganisasi dan mengenalkan struktur baru dengan menambah atau mengurangi beberapa posisi.

Terakhir, perubahan struktur organisasi juga terjadi seiring dengan pertumbuhan bisnis. Di awal operasi, bisnis kecil biasanya mengadopsi struktur datar karena tenaga kerja yang terbatas. Mereka seringkali tidak melibatkan lapisan manajerial. Dan, dalam strukturnya, pemilik membawahi langsung pekerja dan mengambil semua keputusan bisnis.

Mahal bagi bisnis kecil untuk mengadopsi struktur tinggi. Mengapa? Struktur tinggi membutuhkan beberapa manajer untuk mengurusi area fungsional. Dan, merekrut dan membayar manajer adalah mahal daripada mempekerjakan pekerja, mungkin lebih dari dolar yang mereka hasilkan dari menjual produk atau menyediakan layanan.

Kemudian, secara bertahap organisasi menjadi lebih besar seiring dengan pertumbuhan bisnis. Pemilik merestrukturisasi organisasi dan beralih ke struktur yang lebih tinggi. Itu harus dilakukan karena mereka mulai kesulitan untuk mengelola organisasi dan mengambil semua keputusan. Mereka kemudian merekrut beberapa orang untuk mengelola area fungsional kunci seperti sumber daya manusia, keuangan, produksi dan pemasaran.

Apa yang digambarkan oleh struktur organisasi?

Struktur organisasi memberitahu kita bagaimana perusahaan diatur. Itu menunjukkan beberapa informasi, termasuk:

Siapa melapor dan bertanggung jawab kepada siapa (rantai komando). Rantai komando bisa tinggi dengan melibatkan banyak lapisan manajerial atau datar dengan sedikit lapisan.
Bagaimana keputusan harus diambil. Itu menunjukkan siapa yang berwenang mengambil keputusan dan seberapa besar kekuasaan merea.
Bagaimana komunikasi formal mengalir di dalam perusahaan. Komunikasi mengalir sepanjang rantai komando. Jika masalah muncul, seorang harus karyawan harus melaporkan kepada atasannya, yang mana berada satu tingkat di atasnya dalam rantai komando.
Berapa banyak bawahan yang menjadi tanggung jawab setiap manajer (rentang kendali). Rentang kendali lebar berarti setiap level memiliki sedikit bawahan. Sebaliknya, rentang kendali sempit berarti lebih sedikit bawahan.
Bagaimana perusahaan mengatur pekerjaan. Yang umum adalah mengaturnya berdasarkan fungsi bisnis. Mereka memisahkan pekerjaan menjadi beberapa departemen seperti produksi, pemasaran, keuangan dan sumber daya manusia.

Apa saja jenis struktur organisasi?

Ada beberapa cara untuk mengklasifikasikan struktur organisasi, tergantung pada dimensi mana yang kita gunakan untuk mengelompokkan. Misalnya, berdasarkan:

Seberapa panjang rantai komando dan seberapa banyak lapisan manajerial? Kita bisa membedakan struktur organisasi menjadi struktur tinggi dan struktur datar.
Bagaimana pengambilan keputusan terkonsentrasi di dalam organisasi? Ada struktur terpusat dan struktur terdesentralisasi.

Kemudian, beberapa perusahaan mungkin mengatur organisasi mereka di sekitar unit bisnis, fungsi bisnis, lini produk, pelanggan, proyek atau geografis. Yang lain mungkin mengkombinasikan lebih dari satu dimensi tersebut – disebut dengan struktur matriks.

Struktur tinggi

Struktur tinggi (tall structure) memiliki banyak tingkatan hirarki atau lapisan manajerial. Itu memiliki rantai komando yang panjang. Akibatnya, komunikasi dan pengambilan keputusan harus melalui banyak lapisan.

Kemudian, struktur tinggi memiliki rentang kendali yang sempit. Setiap manajer akan mengawasi relatif sedikit bawahan.

Perusahaan besar umumnya mengadopsi struktur ini. Mereka membutuhkan struktur tinggi untuk efektif. Operasi mereka yang kompleks mengharuskan lebih banyak kontrol. Sehingga, mereka akan membutuhkan banyak manajer untuk mengawasi operasi sehari-hari.

Peran dan otoritas yang lebih terdistribusi dan terdefinisi dengan jelas adalah diantara keuntungan struktur tinggi. Itu memungkinkan kontrol yang lebih tinggi atas bisnis.

Tapi, karena harus mengalir melalui banyak lapisan manajerial, komunikasi dan pengambilan keputusan menjadi lambat. Selain itu, di bawah struktur ini, delegasi kepada manajemen yang lebih rendah relatif sedikit, mengakibatkan ketidakpuasan kerja dan mendemotivasi karyawan.

Struktur datar

Struktur datar (flat structure) adalah kebalikan dari struktur tinggi. Perusahaan memiliki sedikit lapisan manajerial. Sehingga, rantai komando dan tingkatan hirarki cenderung pendek. Masing-masing manajer memiliki banyak anak buah (rentang kendali lebar).

Manajer memberi bawahan lebih banyak wewenang dan mendelegasikan beberapa keputusan kepada mereka. Sehingga, mereka lebih terbiasa dan terlatih untuk mengambil keputusan dan mengelola area kerja mereka. Begitu juga, bawahan memiliki kemandirian untuk melakukan pekerjaan dan mencapai target dengan cara mereka sendiri.

Struktur datar membuka peluang karyawan untuk mengembangkan diri. Mereka mandiri dalam mengatur kehidupan kerja mereka. Demikian juga, mereka bisa mengaktualisasikan diri dalam pekerjaan rutin sehari-hari. Dan, mereka bisa melakukan itu tanpa terganggu pengawasan ketat oleh manajer.

Keuntungan lainnya adalah pengambilan keputusan yang cepat. Karena melibatkan sedikit lapisan manajerial, manajer bisa cepat mengambil keputusan. Begitu juga, manajer tingkat bawah memiliki lebih banyak otoritas untuk mengambil keputusan daripada di bawah struktur tinggi. Akhirnya, itu memungkinakn organisasi lebih fleksibel untuk menanggapi perubahan lingkungan bisnis.

Struktur terpusat

Struktur terpusat atau tersentralisasi (centralized structure) mengkonsentrasikan keputusan kepada manajer tingkat atas. Manajer atas memiliki otoritas yang besar dan sedikit mendelegasikannya ke manajer di bawahnya.

Derajat sentralisasi tergantung pada faktor seperti:

Ukuran organisasi
Gaya manajemen
Lingkungan bisnis
Sebaran geografis operasi
Kualitas manajer di setiap level

Struktur terpusat penting untuk pengambilan keputusan yang terkontrol. Itu karena otoritasnya berada di bawah sedikit orang. Selain itu, tanggungjawab pengambilan keputusan dijabarkan dengan jelas.

Meminimalkan inkonsistensi keputusan adalah keuntungan lainnya. Itu karena manajer tingkat bawah hanya perlu menjalankan apa yang telah diputuskan atasan mereka.

Tapi, jika kualitas kepemimpinan manajer tingkat atas adalah buruk, itu bisa menjadi bencana. Kelemahan lainnya adalah motivasi yang rendah. Lebih sedikit delegasi berarti lebih sedikit ruang bagi bawahan untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan tentang area kerja mereka. Sehingga, mereka memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mengaktualisasikan diri dan mengembangkan kompetensi.

Struktur terdesentralisasi

Di bawah struktur terdesentralisasi (decentralized structure), otoritas didelegasikan sejauh mungkin di sepanjang rantai komando. Dengan kata lain, manajer tingkat lebih bawah memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab dibagi diantara level yang ada. Manajer tingkat atas mengambil keputusan strategis seperti visi dan rencana strategi perusahaan. Sedangkan, manajer yang lebih rendah mengambil tanggung jawab sisanya, seperti keputusan tentang operasi sehari-hari.

Struktur terdesentralisasi memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat. Manajer tingkat bawah bisa segera mengambil tindakan ketika masalah muncul, tidak sekedar menunggu keputusan dari atasan mereka. Selain itu, keputusan yang diambil adalah lebih relevan dengan konteksnya karena dilakukan oleh mereka yang paling dekat dengan sumber.

Keuntungan lainnya adalah motivasi. Delegasi menjadi salah cara untuk memberdayakan karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja mereka. Atasan mempercayai mereka untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Itu memberi mereka kesempatan untuk mengaktualisasikan diri. Akhirnya, mereka termotivasi untuk memberikan yang terbaik.

Tapi, struktur terdesentralisasi mengandung sejumlah risiko. Inkonsistensi keputusan oleh manajer tingkat atas dan manajer tingkat bawah adalah diantaranya. Itu bisa memunculkan masalah, mulai dari ketidakharmonisan hubungan antar level hingga operasi yang terganggu.

Masalah lainnya adalah kualitas keputusan yang buruk. Manajer tingkat bawah mungkin tidak memiliki kompetensi sebagai pengambil keputusan yang efektif. Mereka mungkin memiliki keahlian di area fungsional, tapi tidak dalam mengambil keputusan.

Struktur divisional

Di bawah struktur divisional (divisional structure), perusahaan mendesain organisasi menjadi beberapa divisi atau unit bisnis strategis. Masing-masing beroperasi secara mandiri dan memiliki struktur yang lengkap dan terpisah dari markas besar.

Biasanya, manajemen di markas besar memberi target sebagai panduan kepada manajer di unit bisnis. Mereka juga mengawasi dan mengontrol kinerja masing-masing unit sementara menyerahkan sisanya kepada manajer unit.

Struktur ini umum untuk perusahaan multinasional. Mereka beroperasi di beberapa negara melalui anak perusahaan. Selain itu, konglomerat atau perusahaan raksasa lainnya juga mengadopsi struktur ini untuk mengelola portofolio bisnis mereka. Contohnya adalah The Walt Disney Company, yang mana mengoperasikan beberapa segmen bisnis seperti resor taman hiburan, televisi, penyiaran, media streaming, produk konsumen, penerbitan, dan operasi internasional.

Struktur divisi memungkinkan perusahaan tumbuh melalui diversifikasi. Mereka dapat mengejar beberapa bisnis. Dan, pada saat yang sama, mereka bisa mengelola masing-masing secara efektif melalui struktur ini karena mengurangi masalah koordinasi dan pengendalian.

Struktur fungsional

Di bawah struktur fungsional, perusahaan menstrukturkan organisasi menjadi beberapa fungsi bisnis. Pekerjaan di area fungsional dikelompokkan menjadi beberapa departemen seperti operasi, pemasaran, keuangan dan sumber daya manusia – dan karena itu, masing-masing departemen membutuhkan karyawan dengan keterampilan spesifik.

Departemen akan sangat bervariasi antar perusahaan. Beberapa mungkin hanya melibatkan empat jenis di atas. Yang lain mungkin menambahkan departemen lain seperti riset dan pengembangan, pengadaan, dan teknologi informasi.

Keuntungan struktur fungsional adalah spesialisasi. Setiap orang bekerja berdasarkan keahlian spesifik mereka. Oleh karena itu, itu memungkinkan produktivitas yang tinggi.

Tapi, struktur ini bukan tanpa resiko. Masalah ego dan koordinasi seringkali muncul. Masing-masing manajer lebih mementingkan departemen mereka daripada kepentingan organisasi.

Struktur geografis

Struktur geografis atau struktur berdasarkan wilayah membagi organisasi menjadi beberapa kelompok berdasarkan lokasi mereka. Sehingga, bisnis memiliki sistem pelaporan dan fungsional di berbagai lokasi.

Perusahaan besar atau multinasional biasanya mengadopsi struktur ini. Mereka memiliki anak perusahaan atau unit bisnis yang beroperasi di beberapa regional berbeda. Kemudian, mereka mengelompokkan unit tersebut berdasarkan area regional mereka. Misalnya, Coca-Cola membagi area operasinya menjadi beberapa kelompok: Europe, Middle East and Africa Group; Latin America Group; dan Asia Pacific Group.

Mengadopsi struktur ini memungkinkan perusahaan bisa lebih adaptif dengan lingkungan lokal. Manajemen di masing-masing unit mengatur operasi sehari-hari secara independen. Sehingga, mereka dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mengembangkan strategi yang tepat, menyesuaikan lingkungan bisnis masing-masing.

Meski demikian, struktur ini mengandung risiko. Manajemen markas besar mungkin kehilangan kendali atas unit usaha karena masalah koordinasi dan pengawasan. Selain itu, potensi sumber daya, pekerjaan, dan fungsi yang terduplikasi adalah kelemahan lainnya.

Struktur matriks

Di bawah struktur matriks (matrix structure), perusahaan mengatur organisasinya berdasarkan hubungan vertikal dan horizontal, bisa berdasarkan unit bisnis, fungsi bisnis, proyek, produk, atau wilayah. Struktur ini mengkombinasikan dua atau lebih jenis struktur organisasi dan karena itu, paling rumit dan paling jarang diadopsi.

Misalnya, sebuah perusahaan menstrukturkan organisasi berdasarkan fungsi bisnis dan proyek. Perusahaan tersebut mengalokasikan sumber daya fisik dan karyawan ke dalam area fungsional dan proyek. Sehingga, seorang karyawan akan memiliki dua bos: manajer fungsional dan manajer proyek.

Sejauh mana kekuasaan dimiliki oleh manajer fungsional dan manajer proyek, ada tiga kategori struktur matriks: matriks kuat, matriks seimbang dan matriks lemah. Di bawah matriks kuat, manajer proyek memiliki otoritas yang kuat terhadap sumber daya dan karyawan. Sebaliknya, di bawah matriks lemah, manajer fungsional memegang peran lebih besar.

Perusahaan besar dengan beberapa proyek besar biasanya mengadopsi strategi ini. Mereka meluncurkan proyek-proyek baru untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang – seperti pengembangan produk baru – sambil mempertahankan operasi yang ada.

Selain itu, struktur ini berperan untuk menciptakan sumber daya manusia yang fleksibel. Karyawan terbiasa dengan peran ganda: sebagai staf fungsional dan sebagai tim proyek. Akhirnya, perusahaan bisa menempatkan mereka ketika ada proyek baru. Dan bagi karyawan, bergabung sebagai tim proyek menjadi jalan untuk mengembangkan kompetensi dan mengaktualisasikan diri.

Meskipun demikian, kompleksitas organisasi bisa memunculkan masalah. Misalnya, karyawan bingung karena harus menghadapi lebih dari satu bos dan memainkan beberapa peran. Bos dan tugas mana yang harus didahulukan?

Selain itu, beban kerja karyawan menjadi lebih berat karena harus mengerjakan tugas fungsional dan proyek. Itu bisa mengarah pada stress dan demotivasi, terutama jika tidak disertai dengan kompensasi yang memadai.