Bagan Organisasi: Pentingnya, Fitur, dan Jenis

Contents

Apa itu: Bagan organisasi (organizational chart) adalah representasi grafis dari struktur organisasi. Ini menggambarkan unit dan posisi dalam perusahaan. Dalam diagram tersebut, kita dapat melihat peran, tanggung jawab, dan hubungan antar posisi dalam sebuah perusahaan. Dengan demikian, kita tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dan kepada siapa mereka melapor.

Ketika organisasi tumbuh, perusahaan membutuhkan struktur yang jelas. Manajemen puncak kemudian membuat bagan untuk memvisualisasikannya dan mengomunikasikannya kepada karyawan. Dengan demikian, mereka memahami peran dan tanggung jawab masing-masing, mendorong akuntabilitas yang lebih besar.

Mengapa bagan organisasi penting?

Bagan organisasi penting untuk memahami bagaimana organisasi perusahaan diatur. Pertama, memungkinkan karyawan untuk memprioritaskan pekerjaan yang mereka terima. Dalam kasus tertentu, karyawan dapat menerima perintah atau tugas di luar baris perintah mereka. Mereka mungkin enggan menolaknya karena berasal dari posisi yang lebih tinggi.

Dan bagan tersebut menjabarkan rantai komando dengan jelas. Dengan demikian, karyawan memahami kepada siapa mereka bertanggung jawab dan melapor. Dan, dari siapa mereka seharusnya menerima instruksi? Oleh karena itu, mereka memiliki alasan kuat untuk menolak perintah tersebut.

Kedua, jalur komunikasi lebih jelas. Misalnya, karyawan ingin mendiskusikan masalah pekerjaan yang mereka hadapi. Bagan organisasi menunjukkan kepada mereka siapa yang harus mereka hubungi terlebih dahulu dan memiliki kapasitas untuk membuat keputusan.

Ketiga, karyawan memahami setiap pekerjaan di perusahaan. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengetahui di mana mereka cocok dalam struktur perusahaan. Jadi, ketika perusahaan mengadakan program rotasi pekerjaan, mereka dapat berpartisipasi dalam mendapatkan pekerjaan yang mereka inginkan.

Keempat, grafik memberikan gambaran tentang karir mereka. Karyawan memiliki arah dan tujuan yang jelas tentang posisi mana yang ingin mereka capai dengan karir mereka saat ini. Ini memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik untuk mendapatkan posisi yang diinginkan.

Kelima, menghilangkan tumpang tindih dalam pengambilan keputusan. Bagan menjelaskan siapa yang paling berwenang untuk membuat keputusan tertentu.

Apa saja ciri-ciri bagan organisasi?

Bagan organisasi menunjukkan kepada kita bagaimana manajemen mengatur dan menghubungkan berbagai pekerjaan dan departemen dalam sebuah perusahaan. Ini menjadi kerangka kerja untuk menunjukkan rantai otoritas dan jalur komunikasi. Bagan berisi beberapa fitur seperti:

Pembagian kerja (division of work)
Tingkat hierarki (level of hierarchy)
Rantai komando (chain of command)
Rentang kendali (span of control)
Sentralisasi vs. desentralisasi (centralization vs. decentralization)

Pembagian kerja

Perusahaan membagi aktivitas dalam organisasi menjadi beberapa kelompok atau unit. Ini didasarkan pada spesialisasi kerja, di mana setiap unit melakukan pekerjaan tertentu dan, oleh karena itu, membutuhkan keterampilan dan pengetahuan khusus. Kemudian, unit-unit dikoordinasikan, dan hubungan mereka dibangun.

Pengelompokan pekerjaan menjadi beberapa unit inilah yang kita sebut dengan departementalisasi. Ini dapat didasarkan pada fungsi bisnis, produk, pelanggan, atau geografi.

Ambil pengelompokan berdasarkan fungsi sebagai contoh. Perusahaan mengelompokkan tugas berdasarkan fungsi bisnis seperti operasi, pemasaran, sumber daya manusia, dan keuangan. Masing-masing menangani pekerjaan yang berbeda dalam rantai nilai. Dan mereka membutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus.

Tingkat hierarki

Tingkat hierarki mewakili tingkat yang berbeda untuk posisi dalam organisasi. Masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin membagi hierarkinya menjadi tiga, dari atas ke bawah: manajer tingkat atas, tingkat menengah, dan tingkat bawah. Ketiganya memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda, yang meningkat seiring dengan meningkatnya level hierarki. Dengan kata lain, manajer tingkat atas memiliki wewenang dan tanggung jawab terbesar.

Rantai komando

Rantai komando menggambarkan hierarki otoritas dan hubungan pelaporan. Ini mengungkapkan bagaimana kekuasaan dan otoritas diturunkan dari atas ke tingkat yang lebih rendah dalam perusahaan. Melalui itu, kita tahu siapa yang melapor dan bertanggung jawab kepada siapa.

Kekuatan pengambilan keputusan di dalam perusahaan mengalir melalui garis komando. Dan setiap keputusan harus mengikuti jalur formal ini. Misalnya, manajer tingkat atas di tiga tingkat hierarki sebelumnya memiliki kekuatan pengambilan keputusan tertinggi.

Berapa lama rantai komando tergantung pada seberapa besar perusahaan itu. Selain itu, adanya rentang kendali sebagai faktor lain, yang menunjukkan berapa banyak bawahan yang bertanggung jawab atas suatu posisi.

Perusahaan yang lebih besar dengan struktur tinggi cenderung memiliki tingkat hierarki yang lebih tinggi karena organisasi yang lebih kompleks dan rentang kendali yang lebih sempit. Dan dengan demikian, mereka memiliki rantai komando yang lebih panjang.

Rentang kendali

Rentang kendali menunjukkan berapa banyak bawahan yang ada untuk suatu posisi. Seorang manajer mungkin memiliki lebih banyak atau lebih sedikit bawahan. Itu tergantung pada faktor struktur organisasi yang diadopsi.

Misalnya, perusahaan memiliki banyak manajer di bawah struktur organisasi yang tinggi, dan masing-masing memiliki lebih sedikit bawahan. Oleh karena itu, rentang kendali mereka lebih sempit.

Struktur ini cenderung memperumit komunikasi ke atas dan ke bawah organisasi. Itu karena melibatkan banyak hierarki atau lapisan.

Di sisi lain, struktur datar memiliki beberapa tingkat hierarki. Setiap manajer mengawasi banyak bawahan. Dengan demikian, mereka memiliki rentang kendali yang luas. Apalagi tipe ini cenderung lebih efisien karena lebih sedikit manajer yang dibutuhkan.

Sentralisasi vs. desentralisasi

Sentralisasi dan desentralisasi menjelaskan sejauh mana wewenang dan kekuasaan pengambilan keputusan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah. Misalnya, kekuatan pengambilan keputusan terkonsentrasi di tingkat atas ketika sebuah perusahaan mengadopsi struktur terpusat.

Memang, sentralisasi memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat, terkontrol, dan konsisten. Tapi, itu bisa menurunkan motivasi mereka yang berada di level bawah karena mereka kurang diberdayakan. Selain itu, manajemen yang lebih senior menanggung beban yang lebih berat.

Sebaliknya, struktur yang terdesentralisasi memungkinkan lebih banyak otoritas ke tingkat yang lebih rendah. Manajer memberdayakan karyawan untuk membuat keputusan.

Ini berguna untuk memotivasi karyawan dengan lebih melibatkan mereka dalam membuat keputusan tentang pekerjaan mereka. Selain itu, mereka juga diharapkan lebih memahami solusi yang tepat untuk masalah mereka daripada manajer, memungkinkan pengambilan keputusan yang efektif.

Namun, inkonsistensi keputusan mungkin sering terjadi. Keputusan individu mereka mungkin tidak dikoordinasikan satu sama lain.

Apa saja jenis bagan organisasi?

Jenis bagan organisasi akan bervariasi antar perusahaan, tergantung pada struktur yang dianut oleh masing-masing perusahaan. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin mengadopsi struktur berikut:

Struktur hierarki fungsional (functional hierarchical structure)
Struktur datar (flat structure)
Struktur matriks (matrix structure)
Struktur divisi (divisional structure)

Struktur hierarki fungsional

Struktur hierarki fungsional membagi organisasi menjadi beberapa departemen seperti operasi, keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. Ini menempatkan individu dengan peringkat tertinggi di atas dan menempatkan individu dengan peringkat lebih rendah di bawah mereka.

Misalnya, posisi puncak adalah direktur utama. Beliau membawahi beberapa posisi puncak untuk setiap departemen, seperti direktur operasi, direktur keuangan, direktur pemasaran, dan direktur sumber daya manusia. Selain itu, ia juga dapat mengawasi beberapa unit lain, seperti audit internal.

Kemudian, perintah dihubungkan ke bawah untuk setiap departemen untuk posisi yang lebih rendah. Ambil departemen operasi sebagai contoh. Jabatan di bawah direktur operasi dapat berupa kepala divisi, manajer, asisten manajer, dan staf.

Struktur datar

Struktur datar atau struktur horizontal memposisikan individu pada tingkat yang sama. Mereka memiliki kesetaraan dalam pengambilan keputusan.

Struktur ini memiliki beberapa tingkat hierarki dan rantai komando yang pendek. Dan karena itu, ia memiliki rentang kendali yang luas.

Pengambilan keputusan terdesentralisasi. Perusahaan mendelegasikan lebih banyak wewenang dan memberi karyawan lebih banyak otonomi.

Ambil departemen operasi pada contoh sebelumnya. Berturut-turut, posisi di bawah direktur operasi mungkin adalah manajer dan staf, menghilangkan tingkat lain di antara dua posisi tersebut.

Struktur matriks

Struktur matriksnya kompleks. Ini dapat menggabungkan dua sumbu. Misalnya, sumbu vertikal mewakili pengelompokan berdasarkan fungsi. Sedangkan sumbu horizontal mewakili pengelompokan berdasarkan produk. Dengan demikian, karyawan memiliki lebih dari satu bos. Misalnya, karyawan di divisi operasi harus melapor kepada manajer proyek untuk pengembangan produk baru dan manajer divisi operasi untuk aktivitas rutin mereka.

Struktur ini penting untuk menciptakan produk dan layanan yang lebih inovatif. Perusahaan dapat menugaskan karyawan dengan keterampilan yang berbeda untuk berpartisipasi dalam proyek pengembangan. Misalnya, tim dapat mencakup mereka yang bekerja di departemen pemasaran, keuangan, operasi, dan sumber daya manusia.

Namun, struktur ini membuat beban kerja karyawan meningkat. Mereka mungkin juga kesulitan memprioritaskan pekerjaan karena harus melapor ke dua atasan. Selain itu, pekerjaan menjadi tidak terkoordinasi di mana perebutan kekuasaan dapat terjadi antara manajer produk dan manajer divisi.

Struktur divisi

Struktur divisi membagi organisasi menjadi beberapa entitas independen, masing-masing dengan seperangkat fungsi bisnis yang lengkap. Pembagian tersebut mungkin berdasarkan lini produk atau wilayah geografis.

Misalnya, produsen mobil mengatur organisasi mereka berdasarkan jenis produk: SUV, sedan, dan mobil listrik. Setiap unit memiliki divisi fungsionalnya sendiri: penelitian dan pengembangan, manufaktur, pemasaran, keuangan, dan layanan pelanggan.

Struktur ini memungkinkan karyawan untuk menerapkan keterampilan dan pengetahuan mereka ke produk yang lebih spesifik. Selain itu, dapat membuat mereka lebih produktif karena mereka mendapat manfaat lebih dari belajar sambil melakukan.

Selain itu, perusahaan dapat dengan jelas mengalokasikan biaya dan manfaat untuk setiap unit dan kemudian menghitung keuntungannya. Terakhir, unit dapat merespons dengan cepat setiap perubahan di area spesialis mereka.

Namun, struktur ini dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi. Misalnya, banyak pekerjaan yang digandakan. Dengan demikian, perusahaan harus mengeluarkan lebih banyak uang untuk merekrut karyawan dan membeli sumber daya.

Selain itu, unit individu dapat bersaing, yang mengarah ke kanibalisasi produk, di mana satu unit berhasil dengan memakan atau melemahkan unit lainnya.