Struktur Organisasi Formal: Karakteristik, Kelebihan, Kekurangan

Contents

Apa itu: Struktur organisasi formal (formal organizational structure) adalah struktur organisasi dengan posisi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang ditetapkan secara jelas. Seringkali, struktur formal tersebut tertuang di atas kertas sebagai sebuah bagan organisasi. Organisasi beroperasi berdasarkan aturan dan prosedur yang ditetapkan dan dijalankan secara ketat.

Struktur formal memungkinkan organisasi lebih stabil. Aktivitas dan operasi lebih terkoordinasi dengan tidak ada ambiguitas atau kebingungan dalam menjalankan peran. Tapi, pengambilan keputusan seringkali lambat, terutama ketika melibatkan rantai komando yang panjang. Selain itu, hubungan interpersonal juga bersifat kaku dan kurang mengakomodasi kebutuhan psikologis dan sosial.

Mengapa struktur organisasi formal penting?

Beberapa alasan mengapa struktur organisasi formal penting. Pertama, itu memungkinkan pengelolaan yang lebih baik ketika bisnis menjadi lebih besar. Aktivitas menjadi semakin kompleks. Dan, bisnis memiliki lebih banyak sumber daya dan karyawan yang perlu dikelola.

Struktur formal diperlukan untuk menyatukan berbagai aktivitas bisnis, proses, dan orang. Itu memformalkan hubungan mereka untuk mencapai tujuan perusahaan. Otoritas, peran, dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas, meminimalkan penyimpangan yang mungkin, yang mana dapat membahayakan bisnis.

Kedua, arah bisnis lebih jelas dan terintegrasi. Bisnis mendokumentasikan tujuan melalui visi dan misi. Kemudian, itu dijabarkan menjadi tujuan dan target level yang lebih rendah, mulai dari departemen hingga individu. Sehingga, tujuan dan target masing-masing pada akhirnya memfasilitasi bisnis untuk memenuhi tujuannya.

Ketiga, struktur formal memperjelas otoritas dan tanggung jawab antar unit dan posisi di dalam organisasi. Itu bisa mengarah pada komunikasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Keempat, struktur organisasi formal membawa stabilitas. Bisnis mengelola dan mengatur operasi dan aktivitas melalui prosedur, kebijakan dan aturan. Sehingga, pekerjaan dan aktivitas bisnis terus berlanjut, bahkan ketika beberapa orang, seperti manajer puncak, keluar.

Apa saja karakteristik struktur organisasi formal?

Di dalam sebuah perusahaan, organisasi mencakup beberapa unit dan posisi. Mereka saling terintegrasi dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Dan, di bawah struktur formal, itu semua diatur dan dilembagakan secara resmi. Setiap orang bekerja berdasarkan aturan dan prosedur.

Beberapa poin kunci menjelaskan karakteristik struktur organisasi formal.

Tujuan. Organisasi formal mendokumentasikannya secara tertulis, misalnya ke dalam pernyataan visi dan misi. Dan, setiap unit, posisi dan orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tersebut.

Struktur organisasi. Organisasi formal memiliki struktur yang jelas. Mereka mendeskripsikan struktur di dalam organisasi ke dalam sebuah bagan, disebut dengan bagan organisasi. Itu menjelaskan bagaimana organisasi dibagi menjadi beberapa divisi dan posisi dan bagaimana mereka saling terhubung.

Level hirarki. Organisasi mengatur dan menetapkan level hirarki secara jelas. Itu mengkodifikasi hubungan antar posisi berbeda di dalam organisasi, mulai dari level atas atas hingga level. Masing-masing posisi memiliki otoritas, peran dan tanggung jawab yang berbeda.

Otoritas. Organisasi formal mendefinisikan dan menetapkan otoritas untuk masing-masing posisi. Masing-masing tidak bisa bertindak di luar otoritasnya. Ambil contoh dalam pengambilan keputusan. Di struktur organisasi tertentu, itu mengalir dari atas ke bawah dan tidak sebaliknya.

Rantai komando. Organisasi formal mengatur bagaimana otoritas dan tanggung jawab antar posisi harus dijalankan. Itu biasanya berbentuk piramida. Posisi yang lebih atas bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang dilakukan oleh posisi di bawahnya. Selain itu, jalur komunikasi di dalam organisasi mengikuti rantai komando tersebut.

Prosedur, aturan, dan kebijakan. Organisasi formal sangat tergantung pada aturan, prosedur dan kebijakan untuk beroperasi. Mereka biasanya secara tertulis dan menjadi dasar untuk mengatur segala aktivitas dan fungsi di dalam organisasi. Setiap orang harus mematuhi itu semua secara ketat, meninggalkan sedikit keleluasaan untuk interpretasi.

Sistem pengelolaan anggota. Organisasi memiliki sistem yang ditetapkan untuk mengganti anggota. Misalnya, seleksi bukan didasarkan pada hubungan politik atau kekerabatan melainkan didasarkan pada kualifikasi yang dimiliki.

Begitu juga, organisasi menetapkan jalur suksesi untuk masing-masing posisi. Misalnya, promosi jabatan didasarkan pada senioritas dan prestasi kerja. Sistem semacam itu memungkinkan organisasi bertahan sepanjang waktu dan tidak bergantung pada individu tertentu.

Apa contoh struktur organisasi formal?

Perusahaan secara umum mengadopsi struktur organisasi formal. Mereka menstrukturkan organisasi ke dalam bagan, yang mana memetakan posisi dan unit di dalam organisasi, termasuk hubungan antar mereka. Itu menjabarkan peran, otoritas dan tanggung jawab masing-masing.

Secara umum, ketika bisnis menjadi lebih besar, mereka membutuhkan lebih banyak formalitas dalam strukturnya. Struktur formal membuat bisnis lebih terorganisir dan terkoordinasi.

Sebaliknya, bisnis kecil, seperti perusahaan perseorangan, datang dengan lebih banyak informalitas. Bagaimana aktivitas, sumber daya, hubungan antar unit dan karyawan diatur tergantung pada kebutuhan pemilik. Dan, itu seringkali tidak diatur secara resmi melalui aturan, kebijakan atau prosedur tertulis.

Orang-orang di dalam bisnis kecil seringkali bekerja karena hubungan interpersonal. Misalnya, mereka mungkin adalah tetangga atau teman dari pemilik. Sehingga, hubungan kerja antar mereka seringkali tidak mengedepankan hubungan profesional melainkan hubungan kekeluargaan atau pertemanan. Dan, hubungan interpersonal semacam itu membantu mereka merasa lebih terinformasi dan terhubung dengan apa yang terjadi di bisnis.

Apa perbedaan struktur organisasi formal dan informal?

Organisasi formal hidup berdasarkan aturan, prosedur dan kebijakan. Setiap anggotanya memiliki peran dan tanggung jawab yang ditetapkan dengan jelas. Dan, proses di dalam organisasi didokumentasikan dengan cermat mulai dari bagan organisasi hingga deskripsi pekerjaan yang spesifik untuk setiap posisi.

Sementara itu, struktur organisasi informal beroperasi melalui hubungan interpersonal ketika orang-orang berinteraksi satu sama lain. Organisasi beroperasi berdasarkan sistem yang dikembangkan oleh anggota, seringkali tanpa melibatkan aturan tertulis. Begitu juga, tidak ada otoritas, peran, dan tanggung jawab yang terdefinisi secara jelas untuk masing-masing anggota.

Struktur informal seringkali tumbuh di dalam organisasi formal seperti di perusahaan. Karyawan mungkin membentuk kelompok pertemanan, hobi dan lainnya. Dan, interaksi sehari-hari mereka mungkin berbeda dari yang tertulis di atas kertas perusahaan.

Apa kelebihan struktur organisasi formal?

Kerja sistematis. Organisasi formal membagi aktivitas ke dalam beberapa unit dan posisi. Masing-masing memiliki peran dan tujuan spesifik. Pengaturan semacam memungkinkan organisasi berjalan sistematis dan lancar.

Lebih terkoordinasi. Organisasi formal menguraikan secara jelas unit dan posisi di dalamnya, termasuk hubungan, otoritas, peran dan tanggung jawab masing-masing. Itu memungkinkan setiap orang di dalam organisasi bergerak ke arah yang sama untuk mencapai tujuan.

Otoritas yang jelas. Organisasi formal memiliki rantai komando yang mapan. Itu menjabarkan garis wewenang dan kekuatan pengambilan keputusan. Sehinga, hubungan antara bawahan dan atasan terdefinisi secara jelas.

Tidak ada ambiguitas atau kebingungan. Setiap orang, posisi pekerjaan, dan departemen memiliki tugas yang didefinisikan dengan jelas. Sehingga, tidak ada ambiguitas atau kebingungan dalam menjalankan peran. Selain itu, itu meminimalkan pemborosan dengan menghilangkan tumpang tindih pekerjaan.

Lebih stabil. Organisasi beroperasi berdasarkan aturan dan prosedur. Perilaku dan hubungan di antara para anggota dapat diprediksi. Dan, organisasi akan terus berlanjut bahkan ketika beberapa orang kunci seperti direksi keluar.

Hubungan profesional. Orang-orang berinteraksi satu sama lain karena pekerjaan. Dan, mereka lebih menekankan pada hubungan profesional daripada hubungan interpersonal seperti kekeluargaan.

Apa kekurangan struktur organisasi formal?

Pengambilan keputusan yang lambat. Setiap orang tidak bisa mengambil keputusan seenaknya. Melainkan, itu harus mengalir melalui rantai komando. Akibatnya, pengambilan keputusan tidak bisa segera ketika masalah muncul dan oleh orang yang terlibat langsung.

Dan, ketika organisasi menjadi lebih besar, pengambilan keputusan bisa menjadi lebih lambat. Itu karena melibatkan rantai komando yang lebih panjang dan kompleks.

Organisasi yang bersifat kaku. Orang-orang harus disiplin dalam menjalankan peran mereka. Mereka harus mematuhi prosedur atau aturan yang berlaku, tanpa pengecualian. Misalnya, mereka yang berada pada posisi bawah tidak bisa bertindak sembarangan dan harus memperoleh persetujuan atasan.

Mengabaikan kebutuhan sosial. Organisasi formal hanya mementingkan pekerjaan. Mereka tidak mementingkan kebutuhan psikologis dan sosial. Dan mungkin mereka mengabaikan hubungan manusia, kreativitas, atau bakat. Yang penting pekerjaan selesai dan dilakukan dengan benar.

Biaya lebih tinggi. Cara menjalankan organisasi dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi. Bisnis membagi organisasi ke dalam departemen atau unit, masing-masing mungkin membutuhkan direktur, manajer, dan koordinator. Dan, itu tidak terjadi pada organisasi informal karena tidak membutuhkan pengaturan semacam itu.