Struktur Matriks: Cara Kerja, Keunggulan, Kelemahan

Contents

Apa itu: Struktur matriks (matrix structure) adalah sebuah struktur organisasi di mana perusahaan mengatur organisasinya berdasarkan hubungan vertikal dan horizontal. Hubungan vertikal dan vertikal mungkin didasarkan pada dimensi seperti: fungsi bisnis, proyek, produk, atau wilayah. Struktur ini tidak mengikuti model hierarkis tradisional melainkan mengkombinasikan dua atau lebih jenis struktur organisasi. Dan, perusahaan membagi sumber daya dan karyawan berdasarkan dimensi tersebut. Sehingga, misalnya, seorang karyawan melapor pada dua atasan: manajer fungsional dan manajer proyek.

Struktur matriks memungkinkan perusahaan untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa depan sambil mempertahankan operasi yang ada. Misalnya, itu membantu perusahaan mengelola organisasi secara efektif untuk memenuhi dua tujuan sekaligus: mempertahankan produk yang ada dan menciptakan produk dan layanan baru yang lebih inovatif. Selain itu, struktur ini membuat sumber daya manusia lebih fleksibel karena terbiasa melakukan peran ganda.

Tapi, kompleksitas bisa membuat kebingungan diantara karyawan. Mereka harus melapor kepada lebih dari satu bos. Selain itu, tekanan pekerjaan menjadi lebih berat, membuat mereka stress dan mendemotivasi mereka, terlebih jika tidak disertai dengan paket kompensasi yang memadai.

Bagaimana cara kerja struktur matriks?

Struktur matriks: fungsional dan regional — Sumber: courses.lumenlearning.com

Di bawah struktur matriks, perusahaan membagi organisasi berdasarkan dua atau lebih dimensi: fungsi, produk, wilayah, proyek atau variabel lainnya. Sehingga, karyawan akan memiliki hubungan pelaporan ganda: vertikal dan horizontal.

Katakanlah, dalam gambar diatas, perusahaan membagi operasi menjadi beberapa unit bisnis strategis dan kelompok wilayah. Seorang Chief Executive Officer (CEO) mengepalai masing-masing unit bisnis strategis. Mereka melapor dan bertanggung jawab kepada CEO di markas besar.

Kemudian, di setiap kelompok wilayah, ada seorang eksekutif sebagai kepala, yang mana juga melapor ke CEO di markas besar. Adapun, karyawan akan bertanggung jawab pada CEO di unit bisnis strategi dan eksekutif wilayah mereka.

Dalam kasus lain, perusahaan mungkin mengatur organisasi dengan membagi sumber daya dan karyawan berdasarkan fungsi bisnis dan proyek. Ambil produsen mobil penumpang sebagai contoh. Katakanlah, perusahaan sedang mengembangkan proyek baru untuk meluncurkan lini produk baru: mobil listrik.

Misalnya, perusahaan menunjuk seseorang sebagai manajer proyek. Dia memiliki kewenangan untuk merekrut karyawan dan mengumpulkan sumber daya yang dibutuhkan. Dia kemudian merekrut beberapa karyawan dari masing-masing fungsi seperti pengadaan, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia. Dia menganggap mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mensukseskan proyek tersebut.

Karyawan-karyawan tersebut memiliki peran ganda: sebagai karyawan di area fungsional dan sebagai tim proyek. Itu juga berlaku untuk rantai komando mereka. Sehingga, mereka memiliki dua bos: manajer fungsional dan manajer proyek. Dan mereka harus bertanggung jawab kepada dan berkoordinasi dengan keduanya. Mereka melapor kepada manajer proyek tentang hal-hal proyek dan manajer fungsional pada hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah fungsional.

Bagaimana perusahaan mengkompensasi karyawan-karyawan tersebut tergantung pada kebijakan organisasi. Idealnya, mereka mendapatkan kompensasi tambahan di luar gaji yang biasa mereka terima.

Struktur matriks: functional and project — Sumber: smartdraw.com

Kasus lainnya adalah menggabungkan fitur struktur fungsional dengan struktur berdasarkan produk. Dalam hubungan vertikal, perusahaan mengelompokkan aktivitas berdasarkan fungsi bisnis. Sedangkan, hubungan horizontal adalah berdasarkan produk. Perusahaan membagi garis komunikasi dan pelaporan antara dua atau lebih pembuat keputusan dengan tanggung jawab fungsional yang berbeda. Dan, karyawan bekerja lintas tim dan dalam fungsi atau divisi mereka sendiri.

Perusahaan apa yang mengadopsi struktur ini?

Perusahaan raksasa seperti perusahaan multinasional umum mengadopsi struktur matriks. Mereka memiliki anak perusahaan di luar negeri dan beberapa eksekutif untuk area regional. Markas pusat menetapkan kebijakan untuk anak-anak perusahaan sambil memberikan otonomi yang luas kepada mereka. Sehingga, manajemen di anak perusahaan memiliki beroperasi secara independen dan kendali atas operasi dan produksi di area masing-masing.

Perusahaan besar dengan multi proyek mungkin juga mengadopsi struktur ini. Mereka merelokasi karyawan kapan dan di mana mereka membutuhkannya.

Sebaliknya, bisnis kecil lebih cocok mengadopsi struktur organisasi berdasarkan fungsi daripada struktur matrik. Mereka memiliki sumber daya terbatas.

Kapan struktur matriks diadopsi?

Perusahaan mengadopsi struktur matrik jika dua dimensi adalah esensial bagi perusahaan. Mengadopsi struktur ini memungkinkan operasi yang efektif.

Misalnya, dua dimensi tersebut adalah berdasarkan fungsional dan proyek. Di satu sisi, perusahaan harus mempertahankan operasi saat ini dan menghasilkan uang. Sehingga, fungsi bisnis yang ada harus tetap beroperasi.

Di sisi lain, perusahaan mungkin butuh untuk meluncurkan produk baru, katakanlah karena dituntut oleh pasar. Dan, tanpa produk baru, daya saing perusahaan mungkin menurun karena persaingan menjadi lebih intens. Perusahaan baru dengan produk inovatif bermunculan.

Ambil contoh perusahaan di bisnis mobil. Tesla hadir dengan mobil ramah lingkungan dan mendapat sambutan yang antusias dari pasar. Itu memaksa perusahaan mobil konvensional seperti BMW, Chevrolet, Honda and Toyota untuk mengembangkan inovasi produk dan bersaing dengan Tesla, jika tidak pasar mereka terancam.

Apa saja tipe struktur matriks?

Bagaimana kekuasan dan pengaruh terdistribusi diantara garis komando bisa sangat bervariasi antar perusahaan. Sehingga, ada berbagai alternatif struktur matriks. Katakanlah, sekarang perusahaan menstrukturkan organisasi berdasarkan dua dimensi: fungsi bisnis dan proyek. Ada tiga kategori utama ketika kita membaginya berdasarkan sejauh mana kekuatan manajer proyek:

Matriks lemah (weak matrix)
Matriks kuat (strong matrix)
Matriks seimbang (balanced matrix)

Weak matrix. Manajer proyek memiliki kekuatan relatif lemah dibandingkan dengan manajer fungsional. Mereka memiliki otoritas yang terbatas. Peran mereka adalah minimal dan lebih kepada koordinasi dan tugas administratif.

Sebaliknya, manajer fungsional memegang peran lebih besar dengan lebih banyak tanggung jawab atas orang-orang dan sumber daya. Mereka tidak hanya bisa mengawasi proyek. Tapi, mereka juga memegang anggaran proyek dan garis waktu (timeline) proyek serta mengambil keputusan tentang proyek.

Strong matrix. Manajer proyek memiliki otoritas yang luas. Mereka memiliki kekuasaan yang besar untuk mengelola sumber daya dan mengontrol anggaran proyek. Sebaliknya, manajer fungsional berperan secara terbatas, misalnya mereka bisa mengawasi proyek tapi tidak berwenang untuk mengambil keputusan tentang proyek.

Balanced matrix. Manajer proyek dan manajer fungsional berbagi peran secara proporsional atas karyawan, anggaran, dan sumber daya lainnya. Sehingga, ketika karyawan melapor, mereka tidak bisa memprioritaskan satu manajer diatas yang lain. Melainkan, keduanya sama pentingnya untuk diprioritaskan.

Apa saja keunggulan struktur matriks?

Keuntungan utama struktur matriks adalah efisiensi dalam menggunakan sumber daya. Perusahaan bisa mengalokasikan sumber daya – termasuk karyawan – untuk beberapa tujuan, katakanlah untuk tugas fungsional dan proyek. Dan, mereka bisa memanfaatkan keahlian dan pengetahuan karyawan terbaik di masing-masing divisi untuk mendukung dan mensukseskan proyek-proyek baru, yang mana penting untuk mendukung daya saing dan pertumbuhan dalam jangka panjang.

Merekrut karyawan baru untuk proyek memang bisa dilakukan. Tapi, itu mahal dan kurang efektif. Misalnya, karyawan baru memiliki pengalaman yang kurang tentang bisnis perusahaan. Selain itu, mereka mungkin kurang bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan. Akhirnya, mereka tidak bisa berperan secara efektif dalam proyek.

Sehingga, dengan mengatur organisasi menjadi struktur matriks, perusahaan bisa memaksimalkan keterampilan karyawan yang ada. Perusahaan dapat mengalokasikan mereka dari satu proyek ke yang lain sesuai kebutuhan.

Keuntungan lain dari struktur matriks adalah:

Arus informasi yang efektif. Struktur ini meningkatkan komunikasi di seluruh bisnis. Informasi tentang proyek mengalir ke seluruh fungsi bisnis melalui tim lintas fungsi dan tidak terkunci di tangan manajer proyek dan timnya. Akhirnya, itu memperbaiki kerjasama dan komunikasi antar departemen di dalam perusahaan.

Semangat tinggi. Terlibat dalam proyek adalah salah satu cara untuk mengaktualisasikan keterampilan dan pengetahuan. Beberapa karyawan mungkin menyukainya dan bersemangat. Selain aktualisasi diri, mereka juga bisa bertukar ide dan informasi dengan spesialis dari divisi lainnya, meningkatkan perspektif mereka.

Sumber daya manusia yang fleksibel. Struktur ini menjadi jalan untuk mengembangkan karyawan untuk bisa fleksibel dengan tuntutan bisnis. Mereka harus menangani tugas yang berbeda pada saat yang bersamaan. Selain memperluas keterampilan dan pengetahuan mereka, itu juga membuat mereka menjadi lebih fleksibel.

Upaya terkoordinasi lintas fungsi. Perusahaan membawa karyawan terbaik di masing-masing departemen untuk bersama-sama menyelesaikan tugas atau proyek. Itu mengarah pada upaya terkoordinasi lintas fungsional pada sebuah proyek.

Pengambilan keputusan yang cepat. Karyawan berhubungan dengan rekan-rekan mereka di divisi lain. Itu mendorong koordinasi di antara mereka. Dan ketika harus membuat keputusan lintas fungsi, itu bisa diambil lebih cepat.

Proyek baru yang sukses. Proyek secara resmi dikoordinasikan lintas divisi fungsional, sehingga memperoleh sumber daya dan dukungan yang memadai untuk sukses sambil mempertahankan proses bisnis yang ada tetap untuk berjalan dengan normal.

Strategi ini mengakomodasi kebutuhan perusahaan untuk tumbuh dan mengembangkan pusat-pusat pertumbuhan baru. Perusahaan bisa mengejar pertumbuhan jangka panjang dengan meluncurkan proyek-proyek inovatif. Dan, mereka bisa mengelola proyek-proyek tersebut secara efektif tanpa mengganggu operasi bisnis yang ada.

Akhirnya, struktur ini membantu perusahaan mencapai adaptasi pasar yang cepat terhadap perubahan kebutuhan pelanggan. Perusahaan bisa cepat menghasilkan produk baru. Dan karena alasan ini, ketika lingkungan bisnis dinamis, struktur ini menjadi pilihan yang tepat.

Apa saja kelemahan struktur matriks?

Kompleksitas adalah kerugian utama struktur ini, menyebabkan karyawan bingung mengenai peran dan tanggung jawab mereka. Misalnya, kompleksitas membuat tidak ada garis akuntabilitas yang jelas untuk tim proyek. Akhirnya, karyawan tidak bisa memberikan prioritas dalam menjalani rutinitas karena menghadapi lebih dari satu bos. Katakanlah, perusahaan tidak mendefinisikan paket kompensasi, tugas dan tanggung jawab mereka secara jelas. Dalam kasus ini, misalnya, mereka mungkin lebih mementingkan pekerjaan-pekerjaan di area fungsional karena mempengaruhi gaji dan karir mereka.

Kerugian lain dari struktur matriks adalah:

Tekanan pekerjaan yang berat. Karyawan harus memainkan peran ganda. Tugas dan pekerjaan mereka menjadi lebih berat. Akhirnya, itu meningkatkan tekanan psikis dan fisik mereka, mengarah pada stress. Alih-alih mendorong semangat mereka, itu justru mendemotivasi mereka.

Memakan waktu untuk efektif. Di awal mengadopsi struktur ini, karyawan membutuhkan waktu untuk beradaptasi dan terbiasa bekerja untuk memerankan peran ganda sekaligus. Mereka terbiasa dengan rutinitas pekerjaan di area fungsional, tapi tidak dengan pekerjaan di dalam proyek.

Mengganggu proses bisnis yang ada. Struktur ini bisa menciptakan masalah pengendalian karena karyawan bertanggung jawab kepada lebih dari satu bos. Katakanlah, mereka mungkin mengabaikan tanggung jawab fungsional mereka dan lebih mementingkan proyek. Sebagai hasilnya, proyek berjalan dengan mengorbankan operasi bisnis yang ada.

Perebutan kekuasaan. Manajer proyek dan manajer fungsional berebut kekuasaan dan pengaruh. Manajer proyek mengklaim karyawan harus memprioritaskan pekerjaan untuk proyek. Sebaliknya, manajer fungsional meminta karyawan untuk lebih memprioritaskan pekerjaan di area fungsional.

Biaya lebih tinggi. Perusahaan memiliki lebih banyak manajer. Mereka harus membayar manajer proyek dan manajer fungsional. Sebaliknya, misalnya, di bawah struktur fungsional, mereka hanya membayar manajer fungsional.

Selain itu, perusahaan juga harus memberikan paket kompensasi yang murah hati kepada karyawan untuk mendorong dan memotivasi mereka dalam menjalankan pekerjaan untuk proyek dan area fungsional.