Struktur Organisasi Terpusat: Faktor Penentu, Keunggulan, Kekurangan

Contents

Apa itu: Struktur organisasi terpusat atau tersentralisasi (centralized organizational structure) adalah struktur organisasi dengan pengambilan keputusan terkonsentrasi di tingkat atas. Manajer tingkat atas mempertahankan mempertahankan otoritas pengambilan keputusan dan sedikit mendelegasikannya ke tingkat yang lebih rendah. Derajat sentralisasi tergantung pada beberapa faktor seperti ukuran organisasi, gaya manajemen, dan kualitas manajer di setiap level.

Struktur ini penting untuk pengambilan keputusan yang terkontrol. Manajer tingkat atas mengambil keputusan dan manajer di bawahnya hanya perlu menjalankan dan mengikuti arah mereka. Akhirnya, itu mengurangi penyimpangan di level bawah.

Mengapa perusahaan mengadopsi struktur organisasi terpusat?

Struktur organisasi terpusat menjadi penting untuk mengatasi masalah dalam struktur desentralisasi. Menyerahkan keputusan ke tingkat yang lebih bawah mengandung risiko. Keputusan oleh manajer bawah mungkin tidak konsisten dengan keinginan atau apa yang diharapkan oleh manajer atas. Itu bisa memunculkan masalah, misalnya, konflik dan ketidakharmonisan di antara mereka. Sehingga, dengan keputusan terpusat di manajer atas, masalah semacam itu tidak ada.

Masalah kedua adalah kualitas keputusan. Manajer atas dianggap lebih berpengalaman dan berkualitas sebagai pengambil keputusan. Tapi, itu tidak dengan manajer tingkat bawah.

Manajer tingkat bawah mungkin ahli di area fungsional. Tapi, mereka mungkin bukan pengambil keputusan yang baik karena pengalaman yang minim. Dan, mereka membutuhkan lebih banyak pelatihan atau pengalaman sebelum bisa menjadi pengambil keputusan yang efektif.

Sebagai hasilnya, menyerahkan keputusan kepada manajer tingkat bawah bisa menghasilkan keputusan yang buruk. Keputusan mungkin bisa tidak terkoordinir karena manajer tingkat bawah mengambil keputusan sesuai dengan diskresi mereka. Sehingga, hasil keputusan cenderung acak dan tidak terarah. Keputusan mereka mungkin tidak konsisten satu sama lain.

Struktur terpusat menjadi pilihan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas. Selain itu, karena keputusan terpusat di manajer tingkat atas, mereka bisa mengambil keputusan yang lebih mandiri. Tidak ada kewajiban bagi mereka untuk mengkonsultasikan keputusan ke manajer di bawahnya.

Apa perbedaan antara struktur organisasi terpusat dengan struktur organisasi terdesentralisasi?

Jika di bawah struktur desentralisasi, manajer tingkat bawah memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan. Maka, di bawah struktur tersentralisasi, otoritas terkonsentrasi pada manajer di tingkat atas. Semakin tinggi level manajer, semakin tinggi kekuatan pengambilan keputusan. Dan manajer puncak memiliki kekuasaan tertinggi.

Struktur terdesentralisasi memberi bawahan lebih banyak tanggung jawab untuk mengambil keputusan. Sebaliknya, struktur terpusat tidak memiliki peluang tersebut. Bawahan hanya berurusan dengan menjalankan arahan dan perintah dari atasan.

Struktur terdesentralisasi memungkinkan perusahaan lebih adaptif. Jika terjadi masalah di tingkat bawah, mereka bisa merespon dengan cepat. Manajer tingkat bawah bisa segera mengambil keputusan. Dan keputusan mereka akan lebih relevan dengan masalah karena mereka dekat dengan sumbernya.

Sebaliknya, di bawah struktur terpusat, keputusan mungkin lambat untuk sampai ke manajer tingkat atas. Masalah menjadi semakin pelik jika pesan harus melalui banyak lapisan manajerial. Akhirnya, pengambilan keputusan dan implementasi bisa memakan waktu untuk efektif.

Bagaimana cara kerja struktur organisasi terpusat?

Struktur organisasi tersentralisasi menggarisbawahi kekuatan pengambilan keputusan yang terpusat di manajer tingkat atas, biasanya oleh manajemen senior atau dewan eksekutif. Karena jumlah mereka sedikit, kita bisa mengatakan minoritas mendominasi keputusan di dalam organisasi.

Sekali keputusan dibuat, itu kemudian didistribusikan ke lapisan manajerial di bawahnya dan diteruskan hingga rantai komando terbawah.

Ketika masalah terjadi di tingkat bawah, pengambilan keputusan tidak bisa dilakukan secara simultan. Melainkan itu, harus dikonsultasikan ke level atas untuk pengambilan keputusan.

Contoh organisasi dengan struktur terpusat adalah rantai ritel. Manajer pusat membuat keputusan kunci, mulai dari persediaan, produk hingga harga. Sementara itu, semua cabang beroperasi dengan cara yang sama. Manajer toko bekerja sesuai dengan panduan dari manajer pusat. Dan, mereka hanya memiliki sedikit masukan tentang bagaimana toko masing-masing dioperasikan.

Apa saja faktor penentu struktur organisasi terpusat?

Seberapa tersentralisasi sebuah organisasi? Itu akan bervariasi antar perusahaan. Ada berbagai faktor pertimbangan, termasuk:

Biaya
Ukuran organisasi
Filosofi manajemen
Kompetensi manajer
Penyebaran geografis
Lingkungan bisnis

Biaya

Sentralisasi menghemat lebih banyak biaya. Misalnya, itu mendukung skala ekonomi yang lebih tinggi.

Sekarang, ambil keputusan tentang pengadaan sebagai contoh. Ketika manajer departemen memiliki kewenangan untuk pengadaan peralatan kantor, mereka mungkin tidak dapat menikmati fasilitas diskon. Sebaliknya, jika dilakukan terpusat, perusahaan bisa membeli dalam skala besar dari pemasok. Mereka lebih mungkin menawarkan diskon kepada perusahaan.

Akhirnya, biaya pengadaan menjadi lebih murah daripada ketika dilakukan secara mandiri oleh masing-masing departemen. Dan perusahaan memperoleh manfaat dari skala ekonomi pembelian.

Ukuran organisasi

Dalam beberapa kasus, perusahaan besar cenderung mendelegasikan keputusan kepada manajemen di level bawah. Hampir mustahil mengambil semua keputusan di bawah sedikit orang karena operasi lebih kompleks.

Ambil contoh perusahaan multinasional. Manajemen tingkat atas di markas besar mendelegasikan keputusan dan memberikan otonomi kepada manajemen unit bisnis strategis. Kasus yang sama juga berlaku untuk perusahaan lain seperti rantai ritel seperti yang telah saya sebutkan sebelumnya.

Gaya manajemen

Struktur terpusat adalah umum di bawah kepemimpinan otoriter. Pemimpin mendominasi keputusan dan tidak meninggalkan ruang bagi bawahan untuk berpartisipasi. Pemimpin yang otoriter meminta kepatuhan mutlak atas apa yang mereka putuskan.

Sebaliknya, struktur desentralisasi umum di bawah kepemimpinan demokratis. Pemimpin memberikan ruang yang luas bagi bawahan untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan.

Kualitas manajer di setiap level

Sentralisasi bisa menjadi pilihan yang cocok ketika manajer di setiap level memiliki kualitas yang beragam. Manajer tingkat atas telah terlatih untuk mengambil keputusan. Sebaliknya, manajer tingkat bawah tidak memiliki kualitas semacam itu. Sehingga, dengan mengkonsentrasikan keputusan di level atas, pengambilan keputusan yang buruk bisa dihindari.

Sebaliknya, jika manajer di setiap level memiliki kualitas yang memadai, desentralisasi bisa menjadi opsi yang dipilih. Manajer atas mempercayai bawahan dan mendelegasikan lebih banyak keputusan kepada mereka karena mereka bisa mengambil keputusan yang efektif.

Penyebaran geografis

Struktur organisasi tersentralisasi adalah pilihan ketika perusahaan beroperasi sebuah lokasi. Sebaliknya, jika mereka beroperasi di banyak area geografis berbeda, seperti perusahaan multinasional, mereka akan mengandalkan desentralisasi.

Melalui desentralisasi, manajer di kantor cabang atau unit bisnis strategis bisa mengambil keputusan yang cepat. Keputusan juga lebih relevan dengan lingkungan bisnis di mana mereka dibuat. Mereka lebih mengetahui masalah di area mereka daripada manajer di markas besar.

Lingkungan bisnis

Desentralisasi biasanya cocok jika perusahaan beroperasi di lingkungan bisnis yang dinamis. Lingkungan bisnis berubah dengan cepat dan membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh karena itu, manajer atas kemungkinan akan lebih banyak mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan kepada manajer tingkat bawah.

Sebaliknya, jika keputusan harus diambil oleh manajer tingkat atas, itu bisa memakan waktu lama. Dan ketika masalah terjadi, itu bisa menjadi semakin akut karena keputusan tidak segera datang.

Apa saja keuntungan struktur organisasi terpusat?

Kontrol yang lebih besar atas keputusan adalah diantara keuntungan struktur organisasi terpusat. Lebih kecil kemungkinan ketidakkonsistenan keputusan oleh manajer tingkat bawah karena mereka tidak memiliki kewenangan untuk melakukannya.

Keuntungan lain dari struktur organisasi terpusat adalah:

Keputusan yang konsisten. Keputusan diambil oleh manajer tingkat atas dan bawahan hanya perlu menjalankannya. Sehingga, itu akan konsisten di semua tingkatan hingga rantai komando paling bawah.

Mudah mengambil keputusan. Manajer tingkat atas mengambil keputusan sesuai diskresi mereka. Mereka tidak perlu mengkonsultasikan apa yang mereka putuskan kepada bawahan.

Rantai komando yang jelas. Siapa yang berwenang mengambil keputusan didefinisikan dengan jelas. Sehingga, setiap orang tahu siapa yang berhak mengambil keputusan ketika, misalnya, masalah muncul. Akhirnya, tumpang tindih atau kebingungan dalam pengambilan keputusan bisa diminimalkan.

Kualitas yang terjaga. Manajer tingkat atas mengandalkan sistem pengendalian melalui prosedur, standar dan aturan untuk memastikan kepatuhan bawahan. Pekerjaan di pabrik adalah contohnya. Spesifikasi produk dan teknik produksi diatur di tingkat manajemen atas, tidak ada peluang bagi supervisor untuk mengambil keputusan sendiri-sendiri. Bayangkan jika mereka bisa mengambil keputusan secara mandiri. Output kemungkinan tidak sesuai spesifikasi dan yang lebih buruk, proses produksi bisa terganggu karena tidak ada koordinasi di antara mereka.

Kesatuan menuju tujuan. Keputusan terpusat memungkinkan semua orang bergerak menuju arah yang sama. Ketika keputusan telah diambil, manajer tingkat lebih bawah menjalankannya tanpa ada peluang bagi mereka untuk mengambil pilihan lain. Akhirnya, perusahaan bisa lebih mudah memenuhi visinya.

Ketertiban di dalam bisnis. Manajer tingkat atas meminta karyawan untuk patuh atas setiap keputusan yang dibuat. Sebagai hasilnya, operasi perusahaan lebih tertib dan lancar.

Menghemat uang. Sentralisasi meminimalkan masalah akibat keputusan tidak konsisten dan duplikat peran. Selain itu, itu juga mendukung skala ekonomi sebagaimana saya contohkan dalam kasus pengadaan peralatan kantor di atas.

Citra bisnis yang baik. Perusahaan dapat mempertahankan citra bisnis yang konsisten di mata publik. Dengan terkonsentrasi, pesan kepada publik lebih terkoordinasi. Itu menjadi kritis ketika perusahaan menghadapi krisis dan harus menghadapi publik.

Apa saja kekurangan struktur organisasi terpusat?

Struktur terpusat membuat perusahaan kurang fleksibel dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis. Mereka akan cenderung lambat untuk mengambil keputusan. Ketika masalah kritis terjadi di tingkat bawah, itu harus melalui beberapa lapisan sebelum keputusan diambil. Begitu juga, ketika keputusan diambil, itu harus melalui lapisan yang sama untuk implementasi. Itu – komunikasi ke atas dan ke bawah- memakan waktu. Dan, itu akan signifikan jika perusahaan, misalnya, beroperasi di beberapa lokasi geografis yang tersebar. Akhirnya, masalah menjadi semakin buruk bahkan ketika keputusan belum dibuat.

Kerugian lain dari struktur organisasi tersentralisasi adalah:

Distorsi pesan. Pesan mungkin terdistorsi selama melalui lapisan manajerial. Misalnya, manajer menengah mungkin enggan mengkomunikasikan secara utuh masalah di level bawahnya kepada atasan. Mereka mungkin beranggapan itu akan berdampak negatif bagi karir mereka karena dianggap tidak becus menangani bawahan. Akhirnya, lebih mungkin mereka untuk mendistorsi pesan dan menyembunyikan beberapa informasi yang merugikan.

Keputusan bagus, implementasi buruk. Tanpa sistem pengendalian yang baik, keputusan yang bagus terimplementasi dengan buruk. Dan, manajer tingkat atas – karena menghabiskan lebih banyak waktu untuk menangani keputusan – tidak bisa mengawasi bagaimana keputusan mereka diimplementasikan di tingkat bawah.

Demotivasi. Tanpa delegasi, bawahan merasa atasan tidak memberdayakan mereka. Mereka tidak memiliki ruang untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan terkait dengan pekerjaan mereka. Akhirnya, mereka patah semangat.

Turnover yang tinggi. Demotivasi mendorong bawahan untuk meninggalkan perusahaan. Mereka tidak memiliki ruang untuk berpartisipasi, sehingga sulit untuk mengaktualisasikan inisiatif pribadi. Akhirnya, mereka tidak loyal kepada perusahaan, mengakibatkan turnover yang tinggi.

Kreativitas yang rendah. Lebih sedikit partisipasi bawahan berarti lebih sedikit gagasan yang dibawa ke sistem manajemen. Itu mengarah pada lebih sedikit kreatifitas di dalam organisasi.

Taruhan untuk kesuksesan. Jika manajer tingkat atas adalah pengambil keputusan yang baik, itu tidak menjadi persoalan. Sebaliknya, jika mereka tidak kompeten, itu bisa menjadi bencana besar bagi perusahaan.

Budaya kerja yang kaku. Karena mereka hanya menjalankan perintah dan keputusan atasan, bawahan mungkin merasa seperti mesin. Mereka menjadi apa saja sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemimpin.

Kompetensi yang tidak berkembang. Lebih sedikit peluang bagi bawahan untuk mengaktualisasikan dan mengembangkan diri dengan terlibat dalam pengambilan keputusan. Akhirnya, kompetensi mereka tidak meningkat.

Gangguan bisnis. Operasi bisnis bisa terganggu jika manajer tingkat atas keluar dari perusahaan. Manajer di bawahnya tidak siap menggantikan mereka karena pengalaman dan kompetensi yang tidak memadai dalam mengambill keputusan.

Beban kerja yang berat. Beban kerja eksekutif menjadi berat karena keputusan terkonsentrasi di mereka. Mereka harus menghabiskan banyak waktu untuk merumuskan keputusan. Dan, beban menjadi semakin besar ketika banyak masalah yang harus mereka putuskan.