Struktur Organisasi Terdesentralisasi: Pentingnya, Kelebihan, Kekurangan

Contents

Apa itu: Struktur organisasi terdesentralisasi (decentralized organizational structure) adalah sebuah struktur organisasi di mana pengambilan keputusan didelegasikan sejauh mungkin ke sepanjang rantai komando. Dengan kata lain, manajer tingkat bawah memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengambil keputusan. Jika di bawah struktur terpusat, keputusan bergantung pada sedikit individu, maka di bawah struktur terdesentralisasi, itu lebih tersebar di sepanjang lapisan manajerial.

Selain memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, desentralisasi bisa mendorong motivasi karyawan. Dengan memberi lebih banyak delegasi kepada bawahan, mereka lebih bersemangat karena merasa diberdayakan.

Meskipun demikian, struktur ini juga mengandung kelemahan. Keputusan yang tidak terarah adalah diantaranya. Masalah lainnya adalah keputusan yang buruk karena manajer tingkat bawah tidak kompeten untuk menjadi pengambil keputusan yang baik.

Mengapa memilih struktur organisasi terdesentralisasi?

Struktur terpusat seringkali tidak cocok bagi perusahaan yang beroperasi di lingkungan bisnis yang dinamis. Lingkungan cepat berubah dan memerlukan pengambilan keputusan yang segera. Begitu juga, ketika keputusan lokal esensial untuk mendukung daya saing, seperti perusahaan multinasional, mengkonsentrasikan keputusan pada manajer tingkat atas bisa menjadi masalah.

Sebaliknya, dengan mendelegasikan keputusan ke tingkat yang lebih bawah, keputusan bisa diambil lebih cepat. Dan mereka lebih relevan dengan kondisi lokal karena diambil oleh manajer yang paling dekat dengan masalah.

Selain itu, ketika perusahaan menjadi semakin besar, operasi menjadi kompleks. Banyak keputusan yang harus dibuat. Jika perusahaan mengkonsentrasikan keputusan kepada sedikit individu (manajer tingkat atas), itu bisa menjadi semakin mustahil untuk dilakukan. Kualitas keputusan bisa menjadi masalah karena manajer tingkat atas menanggung beban kerja yang berat dan harus menghadapi banyak keputusan. Atau, jika mereka mengambil keputusan yang bagus, implementasinya mungkin buruk karena mereka memiliki lebih sedikit waktu untuk mengawasi manajer tingkat bawah atas apa yang telah mereka putuskan.

Pengembangan dan motivasi karyawan adalah alasan lain mengapa desentralisasi penting. Manajer tingkat bawah memiliki peluang untuk mengaktualisasikan dan mengembangkan diri dengan terlibat dalam pengambilan keputusan. Akhirnya, kompetensi meningkat. Singkat cerita, struktur desentralisasi memungkinkan perusahaan untuk mempersiapkan manajemen level bawah dengan kompetensi yang memadai untuk menduduki posisi yang lebih tinggi. Kompetensi meningkat di seluruh level dan memenuhi kebutuhan organisasi untuk tumbuh.

Apa saja faktor yang dipertimbangkan ketika memilih struktur organisasi terdesentralisasi?

Mana faktor yang dipertimbangkan untuk memilih diantara desentralisasi dan sentralisasi dan sejauh mana desentralisasi didopsi tergantung pada faktor-faktor seperti:

Biaya
Ukuran organisasi
Sistem kontrol
Ruang lingkup operasi
Kualitas manajer
Gaya manajemen
Lingkungan bisnis

Biaya. Sentralisasi memungkinkan manfaat seperti skala ekonomi. Bayangkan masing-masing departemen membeli peralatan kantor secara terpusat, perusahaan kemungkinan besar akan memperoleh diskon dari pemasok karena membeli dalam jumlah besar, menghemat biaya.

Ukuran organisasi. Perusahaan besar memiliki operasi kompleks dan melibatkan banyak keputusan. Sehingga, mengandalkan keputusan di bawah sedikit manajer bukan menjadi pilihan yang masuk akal. Jadi, struktur terdesentralisasi adalah pilihan yang cocok.

Sistem kontrol. Desentralisasi mengandalkan sistem kontrol yang memadai, baik melalui aturan, prosedur atau standar. Tanpa itu, desentralisasi berjalan tidak efektif karena penyimpangan akan mungkin terjadi.

Ruang lingkup operasi. Perusahaan dengan banyak lini produk atau beroperasi di geografis berbeda kemungkinan memilih struktur desentralisasi. Struktur ini memungkinkan mereka mengambil keputusan yang cepat dan relevan. Manajer tingkat bawah bisa mengambil keputusan tentang area kerja mereka.

Kualitas manajer. Desentralisasi membutuhkan manajer tingkat bawah untuk kompeten menjadi pengambil keputusan yang baik. Tanpa itu, masalah muncul karena keputusan buruk mereka buat.

Gaya manajemen. Kepemimpinan demokratis menempatkan desentralisasi dengan mendelegasikan otoritas dan mendorong partisipasi bawahan dalam mengambil keputusan. Sebaliknya, kepemimpinan otoriter mengandalkan struktur terpusat untuk bekerja.

Lingkungan bisnis. Perusahaan membutuhkan keputusan yang cepat ketika beroperasi di lingkungan bisnis yang dinamis. Karena itu, manajemen atas lebih mungkin untuk mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan.

Bagaimana struktur organisasi terdesentralisasi bekerja?

Struktur terdesentralisasi mendorong manajemen yang lebih tinggi untuk mendelegasikan lebih banyak wewenang kepada manajemen yang lebih rendah. Dengan kata lain, manajer tingkat bawah memiliki lebih banyak partisipasi dan tanggung jawab dalam mengambil keputusan.

Sementara manajer tingkat atas fokus pada keputusan strategis, manajer tingkat bawah fokus pada aspek yang kurang esensial. Misalnya, eksekutif membuat keputusan tentang visi, misi dan rencana strategis. Sedangkan, mereka menyerahkan keputusan tersisa dan memberi wewenang dan tanggung jawab kepada manajer di tingkat lebih rendah untuk menjalankan operasi sehari-hari.

Kemudian, untuk memastikan organisasi beroperasi secara efektif, manajer tingkat atas membangun sistem kontrol, mengandalkan aturan, prosedur dan kontrol. Sehingga, meski kekuasan mereka tereduksi akibat delegasi, mereka masih bisa memastikan organisasi berjalan sebagaimana mestinya.

Manajer tingkat atas memandang desentralisasi sebagai cara cara untuk memotivasi orang-orang di dalam perusahaan. Mereka mendelegasikan otoritas kepada bawahan. Jadi, tidak hanya mengurangi beban kerja yang terlibat dalam mengambil keputusan, tapi, itu juga mendorong bawahan lebih bersemangat. Mereka memiliki ruang untuk mengelola dan membuat keputusan tentang area kerja mereka. Dan, mereka juga berpeluang untuk mengaktualisasikan dan mengembangkan diri, meningkatkan kompetensi mereka.

Bentuk desentralisasi

Bagaimana desentralisasi bekerja bisa bervariasi antar perusahaan. Itu mungkin didasarkan pada fungsi bisnis, lini produk, geografis atau proyek.

Pertama. Dalam desentralisasi fungsional, otoritas spesifik didistribusikan di antara departemen. Misalnya, seorang eksekutif pemasaran menetapkan target penjualan produk. Dia kemudian mendelegasikan keputusan tentang strategi dan menyerahkan bagaimana mencapai target kepada manajer pemasaran.

Kedua. Perusahaan mendistribusikan wewenang berdasarkan lini produk yang ada. Misalnya, sebuah perusahaan mobil memiliki tiga lini produk: mobil berpenumpang, mobil listrik dan mobil komersial. Eksekutif atas kemudian menyerahkan wewenang untuk mengambil keputusan yang relevan, termasuk tentang area fungsional yang melekat di mereka.

Ketiga. Perusahaan mendesentralisasikan wewenang berdasarkan area geografis. Ini adalah umum untuk perusahaan multinasional. Mereka memiliki anak usaha atau unit bisnis strategis di lebih dari satu negara. Manajemen tingkat atas – di markas besar – memberikan panduan tentang target. Sementara itu, mereka melimpahkan keputusan dan wewenang untuk mengatur operasi dan merancang strategi kepada masing-masing.

Keempat. Perusahaan mendelegasikan wewenang berdasarkan proyek. Manajer tingkat atas memberikan otoritas kepada kepala proyek untuk mengambil keputusan, termasuk dalam memilih staf, menentukan tugas-tugas dan memantau kinerja. Begitu juga, kepala proyek bertanggung jawab terhadap bagaimana mengatur dan menjalankan proyek.

Contoh organisasi yang terdesentralisasi

Struktur desentralisasi efektif bagi perusahaan-perusahaan di mana pasar membutuhkan layanan pelanggan terkostumisasi. Manajer tingkat atas mendelegasikan bagaimana meramu bauran pemasaran, membangun dan menjaga hubungan dalam jangka panjang dengan pelanggan kepada manajer tingkat bawah, yang mana memiliki titik kontak terdekat dengan pelanggan.

Kemudian, struktur terdesentralisasi bisa menjadi pilihan ketika perusahaan beroperasi pada beberapa lokasi yang berbeda. Contoh bagus adalah perusahaan multinasional.

Terakhir, struktur ini juga cocok ketika perusahaan perlu merespons dengan cepat perubahan pasar atau mengubah model bisnis mereka secara konstan karena lingkungan bisnis yang dinamis. Beberapa perusahaan teknologi – atau yang mengandalkan teknologi – seperti Amazon dan Google biasanya mengadopsi desentralisasi.

Secara umum, banyak bisnis kecil mengandalkan struktur terpusat di awal operasi. Mereka mengandalkan pemilik untuk membuat semua keputusan tentang bisnis. Dan, secara perlahan, mereka beralih ke desentralisasi. Pemilik mulai mengurangi beban kerja mereka dan mengandalkan profesional untuk mengelola area fungsional bisnis.

Apa saja keuntungan struktur organisasi terdesentralisasi?

Keputusan yang lebih cepat adalah keuntungan struktur organisasi terdesentralisasi. Komunikasi dan proses pengambilan keputusan tidak harus melalui banyak lapisan manajerial. Sehingga, keputusan lebih cepat diambil dan diimplementasikan.

Melalui delegasi, manajer tingkat lebih bawah memiliki lebih banyak tanggung jawab untuk mengambil keputusan. Mereka bisa bereaksi cepat untuk mengatasi masalah ketika muncul.

Keuntungan lain struktur organisasi terdesentralisasi adalah:

Keputusan yang relevan. Seringkali, manajer tingkat lebih bawah lebih dekat dengan sumber masalah. Mereka lebih memahami area kerja mereka daripada manajer tingkat atas. Sehingga, ketika masalah muncul, mereka lebih tahu solusi yang tepat. Sebagai hasilnya, keputusan di dalam organisasi lebih relevan dengan konteksnya.

Keputusan lebih berkualitas. Selain cepat dan relevan, keputusan adalah berkualitas karena meminimalkan distorsi pesan selama melalui lapisan manajerial. Bayangkan, pesan harus melalui banyak lapisan manajerial di bawah struktur terpusat. Manajer tingkat menengah lebih mungkin untuk mendistorsi pesan negatif karena itu merugikan karir mereka – karena dianggap tidak becus dalam menangani area di bawahnya. Akhirnya, pesan sampai ke manajer paling atas tidak secara utuh.

Lebih banyak akuntabilitas. Manajer tingkat lebih atas memberi kepercayaan kepada manajer yang lebih rendah. Itu mendorong akuntabilitas dan rasa memiliki atas pekerjaan.

Memotivasi. Delegasi menjadi cara untuk memotivasi orang-orang di dalam organisasi. Manajer tingkat bawah merasa lebih diberdayakan dan dihargai. Mereka bisa terlibat dalam pengambilan keputusan tentang area kerja mereka. Akhirnya, mereka bersemangat karena bisa mengaktualisasikan diri dan mengembangkan kompetensi pribadi. Dan mereka mendapatkan lebih banyak kepuasan kerja karena pendelegasian

Retensi yang lebih tinggi. Karyawan yang termotivasi cenderung lebih loyal kepada perusahaan. Sehingga, desentralisasi merupakan salah satu cara untuk mengurangi turnover karyawan.

Lebih banyak kreatifitas. Lebih banyak orang terlibat dalam pengambilan keputusan. Dan itu berarti lebih banyak perspektif dan ide yang dibawa di dalam organisasi. Manajer tingkat bawah dapat memberikan lebih banyak masukan ke organisasi, memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman yang mereka peroleh. Lingkungan semacam ini penting untuk menumbuhkan inovasi.

Peran yang lebih terdistribusi. Beban kerja manajer tingkat atas berkurang karena mereka menyerahkan beberapa wewenang pengambilan keputusan kepada bawahan mereka. Dan, mereka bisa lebih fokus pada aspek yang lebih strategis dan tujuan jangka panjang. Sedangkan, mereka menyerahkan aspek lainnya kepada manajer di tingkat bawahnya.

Mengembangkan kompetensi di semua level. Melalui delegasi, manajer tingkat bawah memiliki kesempatan untuk mengembangkan kompetensi. Mereka belajar menjadi pengambil keputusan yang efektif. Dan, kompetensi mereka tumbuh seiring dengan peningkatan karir mereka.

Operasi yang lancar. Seringkali, perusahaan kehilangan karyawan kunci. Dan, itu mengganggu operasi mereka. Karena delegasi mendorong pengembangan kompetensi di semua level, bawahan lebih siap untuk menggantikan mereka.

Apa saja kekurangan struktur organisasi terdesentralisasi?

Desentralisasi mengurangi kekuasaan manajer tingkat atas. Kendali mereka atas atas bawahan berkurang. Dan mereka lebih menekankan pada kepercayaan, yakni dengan memberi bawahan lebih banyak delegasi dan tanggung jawab dalam mengambil keputusan.

Tapi, keputusan oleh manajer tingkat bawah tidak tidak sesuai dengan ekspektasi mereka. Akibatnya, masalah muncul. Itu menjadi lebih buruk jika perusahaan tidak memiliki sistem kontrol yang memadai. Keputusan buruk membahayakan organisasi.

Kekurangan lain dari struktur organisasi terdesentralisasi adalah:

Keputusan buruk, inkonsisten, dan tidak terkoordinasi. Bawahan mungkin tidak memiliki kompetensi yang memadai sebagai pengambil keputusan yang baik. Mereka mungkin ahli di area fungsional, tapi tidak dalam mengambil keputusan. Akhirnya, keputusan buruk bisa merugikan reputasi atasan – karena dianggap tidak becus mengelola mereka. Yang lebih buruk, itu berdampak negatif terhadap perusahaan.

Selain itu, keputusan bisa cenderung acak dan tidak terarah di bawah desentralisasi. Misalnya, kadangkala, manajer tingkat bawah kemungkinan akan mengambil keputusan tertentu hanya jika mendukung kepentingan pribadi atau unit, bukan bagi organisasi.

Terakhir, keputusan oleh manajer atas dan manajer menengah mungkin inkonsisten. Dan itu membutuhkan sistem kontrol yang memadai dan komunikasi yang lebih intens untuk mengatasinya. Jika tidak, masalah – akibat inkonsisten tersebut – menjadi lebih besar.

Proses yang lebih rumit. Agar desentralisasi berjalan dengan efektif dan sesuai dengan tujuan perusahaan, perusahaan membutuhkan lebih banyak tugas untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan keputusan masing-masing unit atau manajemen tingkat lebih bawah.

Gangguan pada operasi. Keputusan buruk, inkonsisten dan tidak terkoordinasi bisa mengganggu operasi. Misalnya, manajer di bagian bawah rantai produksi membuat keputusan yang tidak efektif. Akhirnya, itu berdampak negatif terhadap produksi dan penjualan perusahaan.

Ambiguitas dalam rantai komando. Desentralisasi bisa mengaburkan garis komando jika wewenang untuk masing-masing lapisan manajerial tidak dijabarkan dengan jelas dan detail. Pertama, itu memunculkan kebingungan diantara karyawan tentang siapa yang berhak mengambil keputusan ketika persoalan muncul. Kedua, itu meningkatkan persaingan untuk memperebutkan kekuasaan dan pengaruh demi kepentingan pribadi atau unit.

Meningkatkan biaya. Misalnya, sentralisasi mendukung skala ekonomi, tapi tidak dengan desentralisasi. Bayangkan dua kondisi: masing-masing manajer departemen mengambil keputusan dan membeli peralatan kantor secara terpisah vs. pengadaan secara terpusat. Memusatkan pengadaan bisa menjadi lebih murah karena pemasok akan lebih mungkin memberikan diskon karena perusahaan bisa membeli dalam jumlah yang besar.

Selain itu, keputusan buruk juga bisa memunculkan biaya implisit. Misalnya, desentralisasi bisa menyebabkan beberapa orang menyampaikan pesan berbeda kepada publik ketika krisis di dalam perusahaan terjadi. Komunikasi yang tidak konsisten tersebut bisa merusak citra perusahaan.

Terakhir, biaya koordinasi muncul untuk menjalankan desentralisasi secara efektif. Itu termasuk untuk membangun sistem kontrol untuk semua keputusan di dalam organisasi.

Kepemimpinan lemah. Desentralisasi mungkin tidak menciptakan kepemimpinan yang kuat. Kekuatan manajer tingkat atas berkurang karena lebih banyak delegasi.